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title: "smArtWOrk – Prozesse digitalisieren und Dokumente zentral verwalten"
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published: "2022-11-27"
updated: "2026-04-12"
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# smArtWOrk – Prozesse digitalisieren und Dokumente zentral verwalten

**Aufgezeichnet am:** 08.02.2023
**Dauer:** 40 Min.

## Sprecher
- [Eric Ackmann](/experten/eric-ackmann.html) — Abteilungsleiter IT-Management, AWO Senioren und Sozialzentrum GmbH Sachsen-West

Digitalisierung in der Pflege: Herausforderungen und Lösungen bei der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems.

Eric Ackmann, Abteilungsleiter IT-Management bei der AWO Senioren und Sozialzentrum GmbH Sachsen-West, teilt in einem 40-minütigen Praxis- und Projektbericht seine Erfahrungen zur Digitalisierung von Prozessen und der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems in einer Nonprofit-Pflegeorganisation. Der Beitrag beleuchtet die Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in hierarchischen Strukturen, wobei der Fokus auf der Etablierung einer Fehlerkultur, der Einbindung von Mitarbeitenden und der Einführung zentraler Systeme liegt. Die Nutzung von Microsoft Teams, SharePoint und O365 wird als technologische Basis hervorgehoben, um die Effizienz zu steigern und Silodenken zu reduzieren.
Im Zentrum des Berichts stehen die Erkenntnisse aus einem überhasteten Projektstart, der durch externe Faktoren wie Corona und neue Gesetzgebungen beeinflusst wurde. Ackmann beschreibt, wie mangelnde Mitarbeiterintegration und unzureichendes Change Management zu einem Projektstopp führten und wie durch agile Methoden, Workshops und ein umfassendes Schulungskonzept ein Neustart gelang. Die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems wird als Schlüssel zur Prozessoptimierung identifiziert, wobei die Bedürfnisse der Pflegekräfte im Vordergrund stehen. Externe Unterstützung und die Förderung von standortübergreifenden Teams werden als entscheidend für den Erfolg des Projekts betrachtet.

## Kernaussagen
- Digitalisierungsprojekte scheitern oft an mangelnder Mitarbeiterintegration und unzureichendem Change Management.
- Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem reduziert Silodenken und verbessert die Effizienz in der Pflegebranche.
- Die Einführung von Schulungskonzepten und Key User-Programmen ist essenziell, um Mitarbeiter auf allen Ebenen abzuholen.
- Flache Hierarchien und agile Methoden fördern die Akzeptanz und den Erfolg von Veränderungsprozessen.
- Externe Unterstützung kann entscheidend sein, um komplexe Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen.

## Zitat
> Wir haben schmerzhaft feststellen müssen, dass unser anfänglicher Digitalisierungsansatz ohne Change Management und Iterationen nicht funktionierte. – Eric Ackmann
Ein zentrales Dokumentenmanagement ist unser Hauptziel, um die verstreuten Informationen zusammenzuführen und die Effizienz zu steigern. – Eric Ackmann
Es sind oftmals die kleinen Dinge, die zum größten Erfolg führen. Einfache Ziele identifizieren und kleine Funktionen anbieten, die die Leute wirklich brauchen. – Eric Ackmann