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title: "Mehr Struktur, Überblick und bessere Suchergebnisse durch automatische Dokumentenverschlagwortung für MS Teams"
description: "Automatisierte Metadatenpflege in Teams und SharePoint: Wie Vorlagen und KI die Suche, Governance und Dokumentenorganisation verbessern."
canonical_url: "https://www.shift-work.de/mediathek/asset/empfehlungen-fuer-die-mobile-unterstuetzung-der-mitarbeiterschaft.html"
published: "2021-12-17"
updated: "2026-04-23"
language: "de"
content_type: "VideoObject"
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# Mehr Struktur, Überblick und bessere Suchergebnisse durch automatische Dokumentenverschlagwortung für MS Teams

**Aufgezeichnet am:** 16.02.2022
**Dauer:** 30 Min.

## Sprecher
- [Benjamin Stierle](/experten/benjamin-stierle-1.html) — CTO, Valprovia

Automatisierte Metadatenpflege in Teams und SharePoint: Wie Vorlagen und KI die Suche, Governance und Dokumentenorganisation verbessern.

Automatisierte Verschlagwortung und Informationsarchitektur stehen im Zentrum dieses Praxis- und Projektberichts für IT-Leitungen und Projektmanager in Enterprise-Umgebungen. Der Beitrag beleuchtet die Herausforderungen bei der Metadatenpflege in Microsoft Teams und SharePoint, insbesondere den hohen manuellen Aufwand und die geringe Nutzerakzeptanz. Im Fokus stehen konkrete Lösungsansätze, wie sich Metadatenmodelle und Verschlagwortung durch Templates, vordefinierte Inhaltstypen und KI-basierte Tools automatisieren lassen. Die Perspektive basiert auf Erfahrungen aus Kundenprojekten und zeigt, wie technische Integration und Governance-Anforderungen im Zusammenspiel adressiert werden.
Im Detail wird erläutert, dass die manuelle Pflege von Metadaten in der Praxis kaum funktioniert und zu unübersichtlichen Suchergebnissen führt. Automatisierte Ansätze wie Teamcenter ermöglichen es, Metadatenstrukturen und Pflichtfelder bereits beim Anlegen von Teams und Projekträumen zu definieren und direkt in SharePoint zu übertragen. KI-gestützte Tools wie SharePoint Syntex extrahieren Metadaten aus Dokumenteninhalten und wenden Aufbewahrungs- sowie Vertraulichkeitslabels automatisiert an. Die konsequente Automatisierung der Metadatenpflege bildet die Grundlage für effiziente Suchprozesse, Governance und die Nutzung von Wissensmanagement-Lösungen wie Viva Topics. Die Erfahrungen zeigen, dass diese Ansätze unabhängig von der Unternehmensgröße relevant sind und die Basis für eine nachhaltige digitale Zusammenarbeit schaffen.

## Kernaussagen
- <p>Metadaten sind essenziell für die effiziente Suche und das Wiederfinden von Dokumenten in Microsoft Teams und SharePoint.
- Die manuelle Pflege von Metadaten ist für Benutzer zu aufwendig und wird in der Praxis kaum umgesetzt.
- Automatisierte Informationsarchitektur und Verschlagwortung ermöglichen es, Metadaten direkt beim Anlegen von Teams und Dokumenten zu integrieren, ohne dass Benutzer aktiv werden müssen.
- KI-basierte Tools wie Viva Topics und SharePoint Syntex verbessern die automatische Extraktion und Nutzung von Metadaten für Wissensmanagement und Compliance.
- Nur durch konsequente Automatisierung der Metadatenpflege lassen sich Governance, Compliance und effiziente Suchprozesse in großen Organisationen sicherstellen.</p>

## Zitat
> Metadaten sind das Fundament für effiziente Suche und Informationsarchitektur – ohne sie wird jede Dokumentenablage zum Zeitfresser. – Benjamin Stierle
Automatisierte Verschlagwortung ist der Schlüssel, damit Nutzer Dokumente einfach ablegen und zuverlässig wiederfinden können, ohne sich mit Metadatenpflege beschäftigen zu müssen. – Benjamin Stierle
Nur wenn wir Metadaten und Informationsarchitektur automatisiert bereitstellen, entfalten Plattformen wie Teams und SharePoint ihr volles Potenzial für Kollaboration und Wissensmanagement. – Benjamin Stierle