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title: "Wie wir MS Teams Produktivität steigern, Governance sicherstellen und zeitgleich die IT-Abteilung entlasten"
description: "Strukturierte Workflows und Automatisierung verhindern Teams-Wildwuchs, sichern Compliance und entlasten die IT bei dezentraler Kollaboration."
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published: "2021-12-17"
updated: "2026-04-23"
language: "de"
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# Wie wir MS Teams Produktivität steigern, Governance sicherstellen und zeitgleich die IT-Abteilung entlasten

**Aufgezeichnet am:** 16.02.2022
**Dauer:** 30 Min.

## Sprecher
- [Andreas Scholz](/experten/andreas-scholz.html) — Manager Communication & Collaboration

Strukturierte Workflows und Automatisierung verhindern Teams-Wildwuchs, sichern Compliance und entlasten die IT bei dezentraler Kollaboration.

Im Mittelpunkt steht die praktische Umsetzung von Governance und Automatisierung bei der Verwaltung von Kollaborationsplattformen in einem mittelständischen Unternehmen. Der Erfahrungsbericht beleuchtet, wie dezentrale Team-Erstellung mit klaren Genehmigungs-Workflows und technischer Unterstützung durch eine spezialisierte Lösung realisiert wird. Die Perspektive eines Communication & Collaboration Managers gibt Einblick in die Herausforderungen, die mit schnellem Wachstum und unkontrollierter Nutzung von Teams einhergehen, und zeigt, wie strukturierte Prozesse und Automatisierung die IT-Abteilung entlasten und Compliance sichern.
Kern des Ansatzes ist der Einsatz einer zentralen Management-Lösung, die sich in die bestehende Systemlandschaft integriert und einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für die Team-Erstellung etabliert. Die Einführung erfolgt schrittweise: Nach der Auswahl des Tools werden Demo, Installation und Schulung zügig umgesetzt. Standardisierte Teamstrukturen, automatisierte Workflows und Templates sorgen für eine kontrollierte, aber flexible Nutzung durch die Fachbereiche. Die Lösung reduziert manuellen Aufwand, minimiert Compliance-Risiken und ermöglicht es den Nutzern, eigenständig Teams zu gründen, ohne die Governance aus den Augen zu verlieren. Die Erfahrung zeigt, dass eine Balance zwischen klaren Leitplanken und Nutzerautonomie Schatten-IT verhindert und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessert.

## Kernaussagen
- <p>Durch den Einsatz von Teamcenter konnten wir den Teams Wildwuchs eindämmen und eine zentrale Governance etablieren.
- Das Gästemanagement und der Umgang mit Exzellidentitäten erfordern klare Prozesse und Automatismen, um Compliance und Sicherheit zu gewährleisten.
- Die Einführung eines Genehmigungs-Workflows für die Team-Erstellung entlastet die IT-Abteilung und ermöglicht den Fachbereichen eine selbständige, aber kontrollierte Nutzung.
- Cloud-basierte Lösungen reduzieren den IT-Betriebsaufwand signifikant, insbesondere im Hinblick auf Themen wie Patching und 24-7-Bereichbarkeit.
- Eine Balance zwischen Governance und Nutzerflexibilität ist entscheidend, um Schatten-IT und ineffiziente Strukturen zu vermeiden.</p>

## Zitat
> Wir dürfen nicht zu streng sein. Wenn wir alles verbieten, suchen sich die User eigene Wege und wandern zu anderen Systemen ab. – Andreas Scholz
Die eigentliche Entlastung entsteht, weil wir mit klaren Schranken arbeiten, aber den Nutzern trotzdem die Flexibilität lassen, ihre Teams selbst zu gestalten. – Andreas Scholz
Mit dem Teamcenter geben wir den Fachbereichen eine fest vorgegebene Struktur an die Hand und sorgen gleichzeitig dafür, dass Governance und Compliance eingehalten werden. – Andreas Scholz