Auch die neue Woche startet wieder mit einer Ergänzung zu unserer Experten-Interviewreihe - heute mit Dirk Hellmuth. Er ist selbständiger IT Interims- und Projektmanager und überzeugter Vertreter der Idee des Social Enterprise 2.0, da er es in verschiedenen Unternehmen bereits umgesetzt und die positive Wirkung für die Unternehmen erlebt hat.

Als zertifizierter SCRUM Master und Product Owner begleitet er Organisationen dabei, agile Methoden in der Produktentwicklung und weiteren Bereichen zu nutzen und weiterzuentwickeln.


1. Was steckt für Dich/Sie hinter den Schlagworten “Social Collaboration”, “Enterprise 2.0” und “Digital Workplace”? Was ist Deine/Ihre Erklärung für das Thema und seine Bedeutung?

Für mich stecken hinter den Begriffen „Social Collaboration“ und „Enterprise 2.0“ Organisationsformen, die ganz bewusst auf die Themen transparenter, hierarchieübergreifender Austausch und frei verfügbares Wissen im Unternehmen setzen. Organisationen, die erkannt haben, welches Wertschöpfungspotential darin steckt, folgen diesen Trends um besser und schneller ihre Leistungen und Produkte anbieten und weiterentwickeln zu können und sich damit Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Der Digital Workplace fokussiert auf die Arbeitsumgebung des Einzelnen. Hier werden die Tools zum freien Informationsaustausch (wie Wikis und Blogs) zusammen mit Prozessinformationen z.B. aus ERP und CRM-Systemen an einer digitalen Stelle verfügbar gemacht. Diese Homogenisierung der digitalen Werkzeuge eines Mitarbeiters in Kombination mit mobiler und Device-übergreifender Nutzung macht die Arbeit für den/die MitarbeiterIn schneller und einfacher. Die steigende Flexibilität in Bezug auf die Frage, wann und wo er/sie arbeitet, gibt ihm/ihr mehr Spielraum in der Tagesgestaltung und steigert seine Motivation.

2. Warum sind bei diesem Thema auch Ende 2014 noch keine substantiellen Erfolge und Veränderungen in der Breite der Unternehmen zu erkennen?

Ich denke, dies hat vielfältige Gründe – drei davon möchte ich gerne hier aufführen.

Erstens: Entscheider denken in Return-on-Investment. Die positiven Effekte von Social Collaboration hängen stark von weichen Faktoren, insbesondere dem Wandel des Denkens und Handelns hin zu Vernetzung, Teilen von Wissen und transparentem Austausch ab. Der ROI dieses Wandels lässt sich im Vorfeld nicht realistisch beziffern – damit fehlt den Entscheidern eines Ihrer wichtigsten Kriterien. Viele Entscheider zögern daher oder setzen lieber Projekte um, deren ROI berechenbar ist – auch wenn deren Effekt eventuell deutlich geringer ist als der einer gut umgesetzten Social Collaboration Initiative.

Zum zweiten ist der freie Informationsaustausch kurzfristig und mit gelerntem Denken betrachtet nicht unbedingt im Sinne des Einzelnen. Informationen und Wissen waren seit jeher ein Macht-Mittel und sind es auch heute noch. Mitarbeiter definieren Ihren Wert über „ohne mich läuft hier nichts“-Denken, Führungskräfte filtern und verändern Informationen, um sich und ihre Abteilung besser dastehen zu lassen. Solange diese Prinzipien in der Unternehmens-DNA verankert sind, werden es alle Initiativen hin zu mehr freiem Austausch und Wissensteilung schwer haben.

Den dritten Punkt kann man etwas plakativ mit „es tut noch nicht weh genug“ beschreiben. Es überrascht mich immer wieder, wie gottgegeben viele Führungskräfte und Mitarbeiter die Email-Flut in ihrem Umfeld hinnehmen. Man stöhnt darüber, manche brüsten sich mit über 5000 ungelesenen Emails – aber der Impuls, dies zu ändern ist nicht stark genug. Social Collaboration Plattformen und „Digital Workplace“-Strategien sind naheliegende, verfügbare Lösungen, die für alle das Arbeiten leichter machen und die Organisation verbessern – aber es denken nur wenige ernsthaft darüber nach.

3. Was macht für Dich/Sie eine gute Strategie zum Thema “Social Collaboration” & “Digital Workplace” aus?

Eine gute Strategie zum Thema Social Collaboration und Digital Workplace verfolgt vier Ansätze:

- es wird im Vorfeld eine realistische Erwartungshaltung aufgebaut

- es wird das große Ganze betrachtet, d.h. ein Zielbild entworfen wie und mit welchen Technologien zukünftig gearbeitet werden soll

- der Fokus liegt auf konkreten Anwendungsfällen, die besser gemacht werden sollen

- sie werden Schritt für Schritt in beherrschbaren Schritten umgesetzt

Für die Umsetzung sind agile Vorgehensweisen, wie sie z.B. in der Produktentwicklung nach SCRUM eingesetzt werden, ideal geeignet. Der Erfolg hängt davon ab, dass Dinge für die Mitarbeiter besser und einfacher werden. Dies kann ich am besten in kleinen, iterativen Schritten tun, um die Verbesserungen erlebbar zu machen und die Mitarbeiter bei der Weiterentwicklung einzubinden.

4. Gibt es für Dich/Sie Prozessfelder, wo für das Thema relativ sicher “Quick Wins” erzielt werden können?

Die gibt es Definitiv! Alleine schon wenn ich sehe, wie in unendlichen Email-Ketten Termin-Agenda’s und Präsentationen abgestimmt werden –solche Informationsprozesse über eine zentrale Social Collaboration Plattform zu führen, auf der es immer nur eine Version des Dokumentes gibt und jeder das Feedback der anderen sehen kann, bringt sehr schnell große Verbesserungen in der Effizienz. Oder nehmen wir das Beispiel des zentral verfügbaren Unternehmenswissens – kommt der Vertriebsmitarbeiter mit einer spezifischen Frage vom Kunden zurück, telefoniert oder mailt er sich heute mühsam durchs Unternehmen, bis er den richtigen Ansprechpartner gefunden hat. Kann er die Frage zentral in einem Social Intranet stellen, ist die Chance, dass er eine schnelle und gute Antwort erhält deutlich höher – und viel weniger aufwändig für ihn und alle anderen Beteiligten.

Die Reihe der Beispiele ließe sich noch lange fortsetzen, es gibt viele gute Anwendungsfälle, die schnell Erfolge bringen können und die Technologien sind da – man muss es nur einfach machen.

5. Was ist Eure/Ihre zentrale Empfehlung für die Einführung und Etablierung dieser Konzepte im Unternehmen?

Ich denke zum einen braucht es eine realistische Erwartungshaltung im Unternehmen – hier wird aus meiner Sicht auch von den Beratern oft zu viel versprochen. Zu diesem Realismus gehört auch zu wissen, dass Social Collaboration kein Projekt im klassischen Sinne ist, da das Ende nicht definiert ist und sich ständig weiterentwickelt.

Social Collaboration ist ein Wandel der Arbeitsweisen hin zu Transparenz, Teilen von Wissen und offenem Austausch. Die Initiative sollte von Führungskräften und Entscheidern ausgehen, die Umsetzung mit den Mitarbeitern gestaltet werden, denn diese müssen die positiven Effekte erleben, damit sie von der Richtigkeit überzeugt sind. Agiles Vorgehen nach SCRUM ist meines Erachtens eine ideale Methode für die Einführung, da empririsches Management (Beobachten und Anpassen), iteratives Vorgehen und schnelle Feedback-Schleifen mit den Nutzern den Kern bilden.