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Workplace Experience SUMMIT 2022: Warum ihr dabei sein solltet

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Quelle: Annie Spratt, Unsplash

Der Workplace Experience SUMMIT ist die Online-Konferenz zu Erfahrungen und Empfehlungen für die Verbesserung der Zufriedenheit und Experience bei der digitalen Zusammenarbeit. Entlang verschiedener Experten- und Praxisvorträge sowie mehrerer Diskussionsrunden diskutieren wir dabei die Bedeutung von positiven Mitarbeitererfahrungen als Hebel und Verstärker für die Einführung und Etablierung neuer Formen der Zusammenarbeit.

Expertengespräche zeigen ein durchwachsenes Bild der Transformationsvorhaben

Über die Sommermonate konnten wir als Vorbereitung zahlreiche Experten zum Status-Quo der digitalen Transformation und Etablierung neuer Formen der Zusammenarbeit interviewen und im Workplace Experience Podcast veröffentlichen. 

Die Gespräche zeigten ein sehr durchwachsenes Bild vom Fortschritt der Transformationsvorhaben auf, wobei die Pandemie einen deutlichen „Game Changer“ darstellte, der das Thema Kollaborationsplattformen nachhaltig geprägt hat. Insgesamt konstatierten die ExpertInnen eine weitreichende Adoption von Technologien.

Dabei hat sich Microsoft einen deutlichen Teil des Kuchens geschnappt. Infolgedessen sprechen wir, wenn es um neue Formen der Zusammenarbeit geht, fast immer über die Umsetzung via Microsoft 365 als generelle Tool-Plattform sowie Microsoft Teams als Plattform für Kollaboration. Laut ZD.net hat Microsoft Anfang 2022 die Grenze von 270 Milliionen aktiven, monatlichen Nutzern überschritten. In den Zahlen steckt aber nicht nur die geschäftliche Nutzung, sondern mittlerweile auch die private Nutzung von Teams, die über die starke Verzahnung mit Windows 11 vorangetrieben wird.

Neue Technologien führen nicht unbedingt zu veränderten Arbeitsweisen

Insgesamt ist damit eine massenhafte Technologieverbreitung festzustellen. Doch trotz den üblichen Leuchtturm-Initiativen, die seit der Pandemie zugenommen haben, gibt es nach wie vor Unternehmen, bei denen die Bereitstellung neuer Technologien nicht zu einer massenhaften Veränderung der Arbeitsweisen geführt hat. Neben vielen positiven Erfahrungen mit digitaler Zusammenarbeit haben vielen Unternehmen auch negative Erfahrungen gemacht, die manchmal auch zu gegenläufigen Entwicklungen führen. Folgende Punkte belasten die Beschäftigten besonders: 

  • Nicht angepasste Führungskulturen
  • Parallele Nutzung von E-Mails als Kommunikationskanal zusätzlich zur Kommunikation über Microsoft Teams
  • Mikro-Management in Back-to-Back-Videokonferenzen
  • Wildwuchs in den Informationsstrukturen der neuen Plattformen

Die unternehmensweite Anpassung von Arbeitsweisen, wie sie sich etwa bei neuen Formen der Zusammenarbeit zeigt, das Führungsverhalten sowie die Anpassung der Organisationskultur konnten hier mit den negativen Erfahrungen nicht Schritt halten. Dies führe, so die ExpertInnen, mancherorts zu Reaktanz und gegenläufigen Entwicklungen. Herausforderung für das Managment von Adoption und Veränderung ist es deshalb einerseits, diese negativen Entwicklungen auf einer breiteren Basis zu identifizieren. Andererseits, Hilfestellungen für eine Befähigung und Veränderung der Mitarbeitenden, Führungskräfte und Teams im Arbeitsalltag zu geben.

Diskussion zum systematischen Managment der Workplace Experience 

Die Erfahrungen und Erlebnisse mit der Arbeitsrealität sowie die Impulse durch die Maßnahmen für Adoption- und Change-Management (ACM) bestimmen maßgeblich den Erfolg des Transformationsvorhabens. Entlang des Adoptionprozesses, von der Akzeptanz der Nutzung einer Technologie über die Veränderung der Arbeitsweise bis zu kulturellen Veränderungen, fallen diese Erfahrungen und Erlebnisse aber sehr unterschiedlich aus. Zudem erleben die Beschäftigten sowohl die Arbeitsrealität als auch die Maßnahmen für Adoption- und Change-Management sehr unterschiedlich. Wichtig ist es deshalb, die Maßnahmen anhand unterschiedlicher Stakeholder- und Persona-Gruppen zu planen.

Insgesamt braucht es eine weitere Diskussion zum systematischen Management der Workplace Experience. Als Gesamtheit der gewonnenen Nutzererfahrungen mit der Technologie, den darauf basierten Arbeitsweisen, den Adoption- und Change-Maßnahmen sowie dem kulturellen und organisationalen Rahmen entlang des Reife- und Transformationsprozesses der Individuen, Teams und der Organisation.

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Workplace Experience ist mehr als eine gute Usability von Technologien

Als Workplace Experience verstehen wir alle Erfahrungen von NutzerInnen auf dem Weg zum digitalen, hybriden Arbeitsalltag. Hierbei sind die digitalen Plattformen (Workplace Technology) die Grundvoraussetzung und Hebel für neue Formen der Zusammenarbeit. Doch diese Technologien und die Befähigung für ihre Nutzung reichen nicht aus, um eine positive Arbeitserfahrung zu gewährleisten.

Sowohl der organisatorische Kontext, bestehend aus der Technologienutzung, Zusammenarbeitskultur, Führungsrealität und Organisationskultur, sowie das Vorgehensmodell für die Einführung und Etablierung der Strukturen und der Verhaltensveränderungen zahlen in die erlebten Erfahrungen ein. Entweder führt das zu einer positiven Verstärkung oder zu Ablehnung und Verhinderung.

Wichtig ist daher eine systematische Analyse folgender Bereiche von Workplace Experience:

  • Die bestehende und sich fortlaufend verändernde Situation (Workplace Analytics)
  • Das Befähigungs- und Veränderungskonzept im Kontext des Ausprobierens und Annehmens neuer Arbeitsweisen (Workplace Adoption und Learning)
  • Der Regel- und Ordnungsansatz für eine dauerhaft verständliche und unterstützende Informations- und Prozessarchitektur (Workplace Governance)
  • Der kulturelle Rahmen, in den die veränderten Formen der Zusammenarbeit eingebunden sind (Workplace Culture)

Im Hinblick auf die Empfehlungen für ein systematisches Management von Workplace Experience, das Transformationsvorhaben unterstützt, müssen Einflussfaktoren und Auslöser für positive und negative Erlebnisse der NutzerInnen diskutiert werden. Dies ist Gegenstand des Workplace Experience SUMMIT.

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Was sind die Hebel für eine bessere Workplace Experience?

Mit dem Workplace Experience SUMMIT wollen wir einmal mehr Impulse für die weitere Projektentwicklung geben und die Hebel der Workplace Experience als verstärkendes Element der digitalen Transformation der Arbeit diskutieren. Neben verschiedenen Experten-Beiträgen u.a. von Christiaan Lustig, Co-Autor des Buches "Digital Employee Experience" und Thiemo Laubach, Head of Digital Engagement bei Contexxt.ai, sowie Projektberichten der Bundesagentur der Arbeit, Deutsche Welle und der Hamburger Stadtreinigung, stehen drei Diskussionsrunden im Mittelpunkt. Hier besprechen wir Ansatzpunkte und Hebel der Workplace Experience auf den Erfolg der digitalen Transformation:

From Stress to Good Vibration - How the Digital Work Support the Workplace Well-Being: Englisch-sprachige Diskussion mit Christiaan Lustig und Wedge Black zu folgenden Fragen:

  • What is the notion of the workplace experience in the transformational game of work?
  • What are the building blocks for a good workplace & work experience?
  • What are the bad experiences & stress factors that we have to avoid?
  • Are there any independences between those building block that we have to consider?

Empfehlungen für einen besseren Ansatz zu Workplace Adoption und Workplace Learning: Diskussion mit verschiedenen ACM-ExpertInnen, wie Sorina Becheru (abtis), Anna Herb (Commha), Jana Hohlweg und Thiemo Laubach (Contexxt.ai) zu folgenden Fragen:

  • Was ist das „Basisrezept" für eine positiv begeisternde, motivierende und nachhaltige Unterstützung der Akzeptanz neuer Formen von Zusammenarbeit?
  • Was macht einen positiv begeisternden, motivierenden Ansatz von Adoption und Change aus?
  • Wie kann Adoption und Change Stress, Ablehnung und Reaktanz vermeiden?
  • Wie können positive Erlebnisse und die dadurch entstehende Motivation für mehr Akzeptanz der Veränderung im Zuge von Maßnahmen zu Adoption und Change orchestriert und verstärkt werden?

Empfehlungen für eine bessere Workplace Culture: Diskussion mit ExpertInnen für Organisationsentwicklung und Leadership, wie Christiane Brandes-Visbeck, Sebastian Eberle, Nadine Soyez, Dr. Daniel Stoller-Schai und Harald Schirmer zu folgenden Fragestellungen:

  • Welche Kultur- und Leadership-Elemente unterstützen die Bemühungen zur Transformation?
  • Müssen wir immer erst Kultur und Leadership verändern oder können wir beides auch mit positiven Erfahrungen aus einem veränderten Arbeitsalltag indirekt prägen und verändern?
  • Welche „Show-Stopper" sollten bei Kultur und Leadership generell vermieden werden?
  • Wie kann eine positiv erlebte Kultur sowie positiv erlebtes Leadership verstärkt werden, um die Transformation weiter zu fördern?

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