Im Gespräch mit Alexandra Perl, Oliver Pinkoss, Karsten Ehms & Sebastian Oremek: Zum Digital Workplace gehört neben der Technologie und den Prozessen vor allem die Kultur und die Möglichkeit der Partizipation.

In unseren Vorbereitungen für den IOM SUMMIT 2019 haben wir in den letzten Wochen unsere Ambassadoren zu ihren Hintergründen und Themen zum Digital Workplace sowie zu ihren Erwartungen an das Event befragt. In dieser abschließenden Runde freuen wir uns über die Antworten von Alexandra Perl, Oliver Pinkoss, Dr. Karsten Ehms & Sebastian Oremek, die wir Euch im Folgenden zunächst einmal vorstellen:
Alexandra Perl entfaltet als Change Begleiterin Potenziale in Teams und Organisationen. Dabei sorgt sie für mehr Menschlichkeit in der Digitalisierung. Mit ihrer langjährigen Erfahrung in unterschiedlichen Bereichen der IT Branche ist „go digital, stay human“ ihr zentrales Anliegen. Ihre Projekterfahrung hat immer wieder bewiesen, dass Veränderungsprozesse nur dann tragfähig und nachhaltig sind, wenn die Weisheit des ganzen Systems einfließt. Dabei ist jede Sichtweise richtig und wichtig. Sie schafft Rahmen und Räume, in denen sich aktive Teilnehmerbeteiligung in Dialog und Wandel entfaltet. Dann entstehen Lösungen, die nahe an der Realität sind, das „us and them“ Paradigma überwinden und dem Gefühl der Entkopplung vorbeugen. Twitter-Nutzerin

Oliver Pinkoss Digital Manager, Lernender & Querdenker, den der digitale Einfluss und damit die Veränderung auf das Leben und auf das Arbeitsumfeld jeden Tag aufs Neue begeistert. Seine jahrelangen Erfahrungen als Projektmanager und Business Analyst auf der Dienstleistungsseite sowie in mittelständischen Industrieunternehmen setzt er heute als Digital Manager bei der LAUDA DR. R. WOBSER GmbH & CO KG ein. Mit seinem Team gestaltet er die Digitale Transformation von der Einführung zukünftiger Technologien bis hin zur Digitalisierung neuer Arbeitsprozesse. Neben allen technologischen Herausforderungen ist sein zentrales Anliegen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter richtig zu erfassen und zu bedienen. Lebenslanges Lernen und Offenheit für das Neue ist sein täglicher Antrieb. Twitter-Nutzer

Dr. Karsten Ehms versteht sich als interdisziplinärer Problemlöser. Er entwickelt seit zwei Jahrzehnten sowohl technische als auch soziale Systeme. Die Bandbreite der bisher ca. 80 Projekte reicht dabei von der wissenszentrierten Strategieberatung bis zur Entwicklung digitaler Kollaborationsplattformen auf Konzernebene. Neben der Arbeit als Forscher und Berater im zentralen Forschungsbereich der Siemens AG zu Datenanalyse und künstlicher Intelligenz interessiert er sich besonders für das Verhältnis von Menschen und Teams zu deren Werkzeugen. Twitter-Nutzer

Sebastian Oremek arbeitet als Head of Digital Enablement mit agilen Methoden und dem Einsatz modernster Technologien, um die digitale Transformation der innogy voranzutreiben und dabei Lösungen für Partner und Kunden zu schaffen, die nachhaltig sind und zielgerichtet Probleme lösen. Als Co-Working Nomade interessiert er sich für Startups, Innovationen und Blockchain, wobei seine Schwerpunkte im Produkt Management, in agilen Methoden, New Work, Innovation und in der Digitalisierung liegen. Sein Motto ist das lebenslange Lernen. Dies verfolgt er leidenschaftlich, indem er Meetups, Konferenzen und Summits besucht, regelmäßig Podcasts verfolgt und sich einer 80 Bücher Pro Jahr Challenge stellt. Twitter-Nutzer

(1) Mit welchem Hintergrund bzgl. der Diskussion zum Digital Workplace und der digitalen Transformation der Organisation kommt Ihr zum IOM SUMMIT?

Alexandra Perl: In großen Projekten habe ich unternehmensübergreifend mit digital workplaces gearbeitet. Das war Zusammenarbeit in Echtzeit ohne Email Silos, die Wissen nur exklusiv zugänglich machten und ohne endlos lange Abstimmungsschleifen. Diese Kollaboration hat für große Transparenz, Vertrauen und Zusammenhalt und schlussendlich zum gemeinsamen Projekterfolg geführt. Ich habe aber auch gesehen, was bei Kunden und Kollegen passiert, wenn einfach nur ein neues Tool kommentarlos zur Verfügung gestellt wird, ohne zu fragen, was wirklich gebraucht wird. Geht es z.B. um Information, und das Teilen von Wissen, Zusammenarbeit, Vernetzen oder Prozessunterstützung? Wenn hier keine Einbindung erfolgt, dann stellt sich schnell das Gefühl von Überforderung, Entkopplung oder Unsicherheit ein. Zum Digital Workplace gehört neben der Technologie und den Prozessen vor allem die Kultur und die Möglichkeit der Partizipation. Zum IOMS komme ich vor allem mit vielen Fragen im Gepäck, zu denen ich Austausch suche. Was heisst digitalisieren? Die Digitalisierung gibt es meines Erachtens nicht und somit ebensowenig den einen Schlüssel dafür. Und ist Digitale Transformation nicht seit jeher die Kernaufgabe der IT? Allein die Geschwindigkeit hat rasant zugenommen und die Verlässlichkeit von Routinen ist Vergangenheit. IT per se hat keinen inhärenten Mehrwert. Dieser entsteht erst beim Anwender, und nur, wenn er auch aktiv durch Verhaltensänderung herbeigeführt wird. Wir sind in einem permanenten Veränderungsflow. Daher ist Digitale Transformation auf so vielen Ebenen vor allem eine Lernreise für jeden einzelnen von uns. Oliver Pinkoss: Seit 2018 darf ich mich voll umfänglich auf die Digitale Transformation bei mir im Unternehmen konzentrieren. In einer neu geschaffenen Digital Unit konzentriert sich mein Team auf die interne Transformation. Digitale Prozesse, neue Technologien mit neuen Werkzeugen und ein damit verbundenes neues Arbeiten für unsere Mitarbeiter sind Bausteine für unseren Digital Workplace. Seit fast 20 Jahren arbeite ich jetzt schon in verteilten Teams und habe dadurch viele Entwicklungen und Herausforderungen hinsichtlich der Zusammenarbeit und von digitalen Arbeitsplätzen erleben dürfen. Wo früher viele Silos geschaffen wurden, nimmt gerade in der letzten Zeit das Aufbrechen dieser Silos eine große Dynamik auf. Neue Plattformen entstehen zwar, werden aber leider immer noch sehr oft als „IT-Projekt“ eingeführt. Vergessen wird dabei oft, nach den Bedürfnissen der Anwender zu fragen. Da aber jedes Unternehmen seine eigene Kultur hat und auch entwickelt, gibt es nicht das eine Konzept für eine Einführung anhand von Bedürfnissen. Hier benötigt es eine Art Umweltsensibilität für die Unternehmenskultur, die Teams und den einzelnen Menschen, damit die Mitarbeiter nicht überfordert werden oder gar ganz verloren gehen. Hier freue ich mich ganz besonders auf den Austausch mit den Teilnehmern des IOM Summit. Ich möchte lernen wie andere Lösungswege der „User Adoption“ aussehen. Wie gestalten sich der Digital Workplace in anderen Unternehmen/Branchen? Ich bin gespannt auf die Praxis-Vorträge und wie Firmen die Möglichkeiten der Kollaboration und des Lernens nutzen. Sebastian Oremek: Mein Hintergrund dazu besteht darin, dass ich in den letzten Jahren durch meine Tätigkeit bei zwei Konzernen, in den Branchen Travel&Transportation und Energiewirtschaft, aktiv in die Themen der digitalen Transformation der Organisation eingebunden bin und diese auch aktive gestalte. Das Thema Digital Workplace gewinnt für mich zunehmend an Bedeutung, da ich das Büro nicht mehr als primären Ort der Arbeitsleistung sehe, sondern immer mehr als Ort der persönlichen Begegnung. Arbeit wird zunehmend digitaler und kann mehr und mehr ortsunabhängig erfolgen. Wenn ich die digitale Nutzung im privaten Umfeld mit der Nutzung im Arbeitskontext vergleiche, sehe ich oft im Bereich der Lernens und der Kommunikation ehrbliche Defizite im  Arbeitskontext.

(2) Ihr sagt - die Befähigung zum digitalen Arbeiten muss aktiv gestaltet werden, gleichsam gibt es aber wohl nicht das allgemeingültige Rezept für Alle. Was sind denn für Euch dann interessante Ansätze und Methoden, mit denen etwas bewegt werden kann?

Alexandra Perl: Kernfrage ist ja, warum macht ein Unternehmen diesen Schritt? Warum führt es das Tool XYZ ein? Was soll damit eigentlich erreicht werden? Diese Vision ist idealerweise in der Unternehmensstrategie eingebettet und wird möglichst in der Umsetzung begleitet, denn häufig gehen mit digitalem Arbeiten auch Themen wie Führung und Zusammenarbeit einher. Ohne Begleitung ist der Rumpelfaktor bei der Einführung unnötig hoch und die Mehrwerte für die Endanwender werden nicht sichtbar. Damit wird eine Verhaltensänderung für viele auch nicht als wichtig wahrgenommen. Der alleinige Blick auf Best Practices anderer Unternehmen oder Marktbegleiter reicht nicht aus. Copy&Paste funktioniert nicht, jede Organisation muss ihren eigenen Veränderungsprozess gestalten. Damit aus diesem Prozess kein Tal der Tränen wird, bin ich neben Reverse Mentoring und natürlich gezielter Weiterbildung und Qualifikation als Basis methodisch von facilitativer Change Begleitung überzeugt. Von reiner top-down Information hin zu Co-Creation. People over Pixels. Pilotgruppen können dabei Lösungen entwickeln, die gleichzeitig auch die Integrität des Unternehmens wahren. Kein Berater, der eine neue Changewelle „ausrollt” und alle Mitarbeiter „mitnimmt”. Eine Pilotgruppe repräsentiert dabei den für das Anliegen relevanten Querschnitt des Unternehmens. Hier gibt es schon häufig erste A-ha Momente, denn nicht wenige Unternehmen wissen mehr über ihre Kunden als über sich selbst. Inhaltliche Themen sind dann z.B. welches Tool wofür genutzt werden soll und welche neuen Prozesse und Formen der Zusammenarbeit sich daraus ergeben. Was brauchen wir dafür und was wird nicht mehr gebraucht? Dieser Blick kann nur gemeinsam erarbeitet werden und sorgt für Ergebnisse, die von vielen getragen werden. Es entsteht ein eigener Transformationsweg. Dabei können bei Bedarf auch alle hier von meinen Kollegen skizzierten partizipativen Methoden zum Einsatz kommen. Oliver Pinkoss: Ich bin überzeugt davon, dass jeder Mitarbeiter beweglich genug ist, um die Herausforderungen des digitalen Arbeitens zu meistern. Für die Motivation ist es aber nötig die Bedürfnisse zu kennen, um damit einen positiven Effekt auszulösen. Da jede Organisation, bis hin zum Team, eine eigene Kultur entwickelt, ist es wirklich wichtig zu verstehen was genau für ein digitales Arbeiten gewollt und benötigt wird. Zu Beginn ist es wichtig die späteren Nutzer des digitalen Arbeitsplatzes aktiv einzubinden, um zu verstehen was ein sinnhaftes Arbeiten für den einzelnen bedeutet. Dazu ist es sinnvoll auch mal eine gewohnte Vorgehensweise aufzubrechen. Methoden wie Open Space oder World Cafe sind in einigen Unternehmen bestimmt schon oft erfolgreich eingesetzt worden. Ich selbst bin sehr begeistert von den Methoden rund um Liberating Structures. Selten habe ich erlebt, wie schnell und aktiv eine Gruppe mit Hilfe der Mikrostrukturen mit so viel Energie und Spaß an Themen arbeitet und am Ende gemeinsame Ergebnisse findet. Eine andere Vorgehensweise habe ich auf dem IOM Summit 2018 kennengelernt. Thiemo Laubach von contexxt.ai hat in einem Workshop und Vortrag seine Methode zum Herausfinden der Mitarbeiterbedürfnisse vorgestellt. Vor kurzem durfte ich dann die Methode Live bei uns im Unternehmen erleben. Es ist wirklich interessant, wie schnell wir Bedürfnisse unserer Mitarbeiter hinsichtlich Zusammenarbeit und Kommunikation bekommen haben. Das Ganze ist auch noch gut aus- und verwertbar, um weitere Schritte daraus abzuleiten. Es gibt viele interessante Ansätze und Methoden, um Mitarbeiter zu befähigen. Grundsätzlich sollten die positiven Seiten der digitalen Transformation und damit des digitalen Arbeitens allen Mitarbeiten aufgezeigt werden. Nicht vergessen werden, dürfen Lernkonzepte, Freiräume für die eigene Entwicklung und das Netzwerk bzw. der Austausch mit Kollegen und Kolleginnen. Befähigung zu erlangen wird nicht mit ein oder zwei Workshops getan sein. Der Weg ist ein weitaus längerer. Karsten Ehms: Ich würde "Change Management" von "Organisationsentwicklung" unterscheiden. Letztere versteht Partizipation, also die Beteiligung der von Veränderung Betroffenen, als Wert an sich (und nicht "nur" als Mittel, Widerstände zu umgehen). Moderne Kollborationsplattformen bieten gute Möglichkeiten, Partizipation, Meinungs- und Stimmungsbilder transparent zu machen. Es ist eher eine grundlegende Frage, ob man so vorgehen möchte oder eher "klassisch". Transparenz ist die Schlüsselkategorie, wenn wir Organisationen tatsächlich anders gestalten wollen als in den letzten 100 Jahren. Methodensammlungen gibt es einige. Die Didaktik / Lehr-/Lernforschung ist hier eine Fundgrube. Wenn man Methoden sammelt wäre es hilfreich, deren zeitliche Erstreckung und idealerweise auch deren zeitlichen Horizont mit zu führen (Bsp: Strategie-Workshop: 1 Tag, Horizont ca. 5 Jahre). Das ist aus mir unerfindlichen Gründen eine Rarität, gibt aber einen Hinweis auf die Komplexität einer Maßnahme. Sebastian Oremek: Oftmals ist es so, dass Tools und Methoden eingeführt werden und die Nutzer damit nach kurzer Zeit alleine gelassen werden. Dadurch entsteht eine gewisse Resignation bei der Bereitschaft der Nutzung und es gibt dann nur kleine Grüppchen, die diese neuen Tools und Methoden nutzen. Bei neuen Produkten versuchen viele Unternehmen die Markteinführung durch Research und Analyse zu begleiten - warum nicht bei der Einführung neuer Produkte im eigenen Unternehmen? Es ist aber auch ein Leadership Thema und hat viel mit dem eigenen Vorleben zu tun. Wer sich selbst nicht mit den Tools und Methoden beschäftigt und diese konsequent anwendet, kann dies auch nur schwerlich von seinen Mitarbeitern und Kollegen verlangen. Eines der besten Beispiele, um z.B. im Software Development Bereich ein Tool Nutzen sehr einfach und spielerisch nahezubringen, ist das GitHub Learning Lab (https://lab.github.com/). Hier liegt die Motivation klar auf „Learning should be fun“ und das wird vollkommen erfüllt.

(3) Mit welchen Erwartungen bzw. Wünschen für Klärungsbedarf durch die Diskussion kommt Ihr zum IOM SUMMIT?

Alexandra Perl: Das ist ja fast die schwierigste Frage, denn wo anfangen bei dem breit gefächerten Angebot des IOM Summits in diesem Jahr? Besonders gespannt bin ich auf die Keynote von Celine Schillinger, aber auch auf die Workshops, Praxis- und Expertenpanel. Da ist für jeden etwas dabei und die Sessions versprechen, dass wir dabei nicht nur an der Oberfläche kratzen. Wo steht der Digital Workplace? Was ist state-of-the-art, wenn es denn so etwas überhaupt gibt und wo geht die Reise hin? Welche Fragen werden uns in den nächsten Jahren beschäftigen, welche Themen begleiten? Kurzum: Wie wollen wir unsere (Arbeits-)Zukunft gestalten? Im Mittelpunkt steht für mich jedoch das Netzwerken: beim Kaffee oder Kölsch auch mal darüber sprechen, wo es hakt, welche Learnings wir teilen und welche Erfolgsfaktoren wir gefunden haben. Wir alle unterstützen Transformation in der einen oder anderen Rolle, sind Community Builder und damit in erster Linie Zuhörer. Und vielleicht können wir sogar die eine oder andere Diskussion aus unseren Twitter-Takeovern vertiefen? Oliver Pinkoss: Der Austausch mit den Teilnehmern und Referenten war für mich letztes Jahr der große Mehrwert dieser Veranstaltung. Darauf freue ich mich auch dieses Jahr ganz besonders. Die Bereicherung und das Kennenlernen neuer Perspektiven, Fragestellungen und natürlich das Netzwerken. Hier wünsche ich mir noch etwas mehr Zeit und Raum. Ich habe letztes Jahr großartige Menschen kennengelernt, welche mich heute noch aktiv in meinem Netzwerk begleiten. Große Erwartungen habe ich wieder an die vielen Praxisbeispiele. Hier freue mich wieder neben Lösungsansätzen vor allem aber auch auf die damit verbundenen Learnings. Was können wir aus Fehlern lernen und wie wandeln wir das Ganze dann zum Erfolg? Wie definiert sich der Begriff Digital Workplace in anderen Unternehmen? Wie aktiviere/befähige ich meine Mitarbeiter für ein digitales Arbeiten? Für diese oder ähnliche Fragen wünsche ich neue Ansätze zu finden. Ich freue mich auf die Zeit mit Begegnungen, Kennenlernen und Austausch zwischen Experten, Teilnehmern und Lösungsanbietern beim IOM Summit 2019! Karsten Ehms: Ich bin vor Allem daran interessiert, mich über neue Formen der Organisation / Zusammenarbeit auszutauschen. In der (praxisnahen) Literatur gibt es zahlreiche, meist als erfolgreich beschriebene, Fälle (Musterbrecher, Augenhöhe), die so in großen Bestandsorganisationen nicht durchsetzbar sind. Hierzu hoffe ich auf einen aufrichtigen, ungeschönten und damit(!) für die Organisationspraxis relevanten Erfahrungsaustausch. Die Verbindung zu digitalen Tools und Workplaces sehe ich im Konzept der Transparenz. Einen Analyseversuch in diese Richtung hat jüngst Andreas Boes unternommen -> "Mehr Kontrolle, mehr Selbstorganisation – oder doch beides? Folien" http://www.isf-muenchen.de/wp-content/uploads/2019/07/190718_Er%C3%B6ffnung-bidt_BoesHess.pdfSebastian Oremek: Für mich ist der IOM SUMMIT eine gute Gelegenheit viele neue und bestehende Ansätze aus anderen Branchen und Bereichen zu sehen. Ich glaube nicht, dass jemand die „Silver Bullit“ gefunden hat, um alle Herausforderungen im Hinblick auf Digitalisierungen und Kollaboration zu lösen, daher interessieren mich besonders die Learnings, die man aus den verschiedenen Wegen gezogen hat. Aber natürlich liegt bei mir persönlich auch das Networking stark im Fokus. Der IOM SUMMIT war bisher immer ein hervorragender Ort viele großartige Menschen aus den unterschiedlichsten Bereichen zu treffen und mit vielen neuen Ideen und sehr viel Inspiration dort rauszugehen.