Im Gespräch mit Katrin Fischer & Katrin Thausing: Ein erfolgreicher Dreiklang setzt die Bereitschaft für die Veränderung der Arbeitsweise und Kommunikationskultur auf allen Hierarchieebenen voraus.

Im nachfolgenden Gespräch freuen wir uns über die Antworten & Empfehlungen von unseren IOM SUMMIT Referentinnen, Katrin Fischer, Projekt Managerin bei Schaeffler AG, und Katrin Thausing, Leiterin Collaboration Services bei Schaeffler Technologies AG & Co. KG, die gemeinsam bei der Jahreskonferenz auftreten und einen Vortrag mit dem Titel "Fit for Digital Collaboration - Eine Herausforderung für alle" halten werden.

(1) Frau Fischer, Frau Thausing - Sie stellen Ihre Projekterfahrungen zum Schaeffler CONNECT und Office 365 auf dem IOM SUMMIT vor. Mit welchen drei Schlagworten können wir Ihren Vortrag auszeichnen?

#gemeinsam #digital #praxisnah

(2) Sie beschreiben Ihr Vorhaben als "unendliche Reise". Was wollen Sie damit ausdrücken? Wo stehen Sie heute auf dieser Reise?

Katrin Fischer: Damit möchte ich ausdrücken, dass wir uns bei Schaeffler nicht nur in einem Change befinden, sondern in einem umfangreichen Transformationsprozess. 2017 sind wir mit unserem Social Intranet online gegangen. Diese Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit stellt im Vergleich zur alten Welt schon eine riesen Veränderung für uns alle dar. Parallel wird auch MS Office 365 eingeführt und es erscheinen laufend neue Apps sowie Methoden für Kommunikation und Zusammenarbeit auf dem Radar. Wir können also das Ende und das genaue Ziel der Veränderung gar nicht definieren und absehen. Nicht nur die IT-Abteilungen müssen ständ ig der Zeit voraus denken, auch wir als Arbeitnehmer können uns nicht mehr auf einem bestimmten Skillset Level ausruhen. Es gilt am Ball zu bleiben, was die Anwendung von Tools und Methoden betrifft, und das neben unseren eigentlichen Aufgaben. Meine Aufgabe ist es diese Transformation unseren Kollegen zu vereinfachen und Ihnen die notwendigen Lernangebote und Hilfe anzubieten. Wir haben erkannt, dass wir unsere Nutzer gesamtheitlich abholen müssen und aus diesem Grund fangen wir jetzt an das Thema „Collaboration“ und „Digital Workplace“ tool-unabhängig zu erklären, eine Initiative ist z.B. das neue Organisations- und Toolübergreifende Digital Collaboration Multiplier Network. Katrin Thausing: Dem stimme ich voll zu, anstatt ein ganz genaues Ziel zu haben, das, wenn wir es erreicht haben schon wieder veraltet ist, geht es inzwischen meines Erachtens mehr darum mit der Veränderung gut umzugehen, die Chancen, die sie mitbringen zu erkennen und zu nutzen.

(3) Was waren die größten Herausforderungen auf dem Weg?

Katrin Fischer: Ganz klar: Überzeugungsarbeit, um das so wichtige grundlegende Mindset zu schaffen bei unseren Kollegen. (siehe auch nächste Frage) Katrin Thausing: Die Erkenntnis zu erlangen und dem Management zu vermitteln, dass wir keine Einzelaktivitäten, zeitlich abgegrenzt für die Einführung einer Software brauchen. Nach dem Rollout geht es für die Kollegen, die sich erst mit Themen beschäftigen, wenn es keinen Weg mehr daran vorbei gibt, doch erst richtig los! Ich bin da auch nicht anders. Erst wenn ein altes System endlich abgeschaltet wurde habe ich mich wirklich mit dem Nachfolger auseinandergesetzt. Nicht, weil ich das alte besser fand, sondern weil ich vorher keinen „Sense of urgency“, keine Notwendigkeit hatte. Und wenn man langfristige Aktivitäten nicht nur auf die Tools, sondern eben auch auf moderne Arbeitsweisen konzentriert, erreicht man einfach mehr. So lernen die Kollegen nicht nur, wie man ein Werkzeug benutzt, sondern auch was man ganz konkret damit tun kann, welche Probleme es für sie konkret lösen kann.

(4) Beim IOM SUMMIT wollen wir die Empfehlungen für den Dreiklang von Toolset, Skillset und Mindset diskutieren. Was ist dabei Ihre Empfehlung vor dem Hintergrund Ihrer Projekterfahrungen?

Katrin Fischer: Ein modernes Toolset anzubieten ist heute die unabdingbare Voraussetzung, um Mitarbeitern die besten Möglichkeiten für Ihre tägliche Arbeit zu bieten. Problem dabei ist die Tool-Vielfalt. Es gibt heute wahnsinnig viele Collaboration-Tools, die für sich ihre Vorteile haben und sich aber auch sehr oft in den Anwendungsfällen und Funktionen überschneiden. Hier muss man ganz genau abwägen zwischen Best-of-Breed oder One-Must-Fit-All. Bei Schaeffler haben wir eher ersteres, um einerseits unseren Nutzern die jeweils optimale Lösung anzubieten. Das verunsichert aber auch viele Nutzer. Darauf gehen wir im Vortrag u.a. ein. Das Skillset zu trainieren ist dann der nächste Schritt und vor allem ein Ressourcen- und Aufwandsthema. Heute können wir aber auch auf einen größeren Baukasten moderner und virtueller Lernmethoden zurückgreifen. Die allergrößte Herausforderung und Grundbedingung ist aber das Mindset. Ist die Bereitschaft für Veränderung der Arbeitsweise und Kommunikationskultur auf allen Hierarchieebenen nicht gegeben wird das Toolset nicht genutzt und das Skillset nicht angeeignet.

Katrin Thausing: Der Dreiklang muss auch immer dort ansetzen, wo die Mitarbeiter heute sind. Es bringt nichts den Kollegen mit, aus unserer Sicht, modernen Themen zu kommen, wenn sie noch mit Basisthemen beschäftigt sind. Wer z.B. zum Thema Skillset noch überlegt wie er Dokumente korrekt bezeichnet und strukturiert, den sollten wir nicht direkt mit Content Sharing, Offline-Synchronisation und mobilem Arbeiten überfordern, nur weil das aus meiner Sicht die modernen Themen sind.

(5) Was sind Ihre Erwartungen an den IOM SUMMIT und mit welchen Fragestellungen kommen Sie zur Veranstaltung?

Katrin Fischer: Ich erwarte vor allem spannende Impulsvorträge und Diskussionen, um mal wieder über das Daily Business und die operativen Themen hinweg schauen zu können. Katrin Thausing: Erfahrungsaustausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen, Diskussionen und Input.