Mit dem Jahreswechsel starten wir auch unsere "Vorbereitungsreise" zum Digital Workplace Tech FORUM 2021 am 24.02., welches weiterhin als virtuelle Veranstaltung über die Event-Plattform des IOM SUMMITs durchgeführt wird. Im Mittelpunkt steht das Thema "Employee Experience für das digitale Arbeiten" - sprich wie unterstützen wir unsere Mitarbeiter und Team-Kollegen mit der Digital Workplace Plattform beim digital verteilten Arbeiten und begeistern sie mit positiven Erfahrungen durch die technologischen Konzepte der Plattformen.

Das Problem der massenhaften MS Teams Adoption

Die Corona-Situation hat zu einer massenhaften Adoption neue Kollaborations- und Cloud-Office-Anwendungen geführt. Insbesondere Microsoft Teams konnte hier einen überdurchschnittlichen Uplift der Nutzerzahlen verzeichnen

Microsoft Teams Users laut Analyse von Business of Apps (Quelle)

Dabei konzentrierten und konzentrieren sich viele Anwendungsfälle von MS Teams vor allem auf das Video-Konferenzfeature. In der ersten Lockdown-Phase und Adhoc-Adoptionphase von MS Teams vervierfachte sich die Teams-Meetingnutzung innerhalb kurzer Zeit.

Microsoft Teams Meetings Minutes Per Day laut Microsoft

In April, it had 200 million meeting participants in a day (Quelle)

Nun mag man meinen, dass ist ein Microsoft Team spezifisches Phänomen. Aber auch bei den Nicht-Microsoft-nutzenden Firmen ist die starke Fokussierung auf Video-Konferenztools (wie alternativ Zoom, Google Meet u.a.) zu verzeichnen.

Bereits im Rahmen des IOM SUMMITs im Sommer 2020 diskutierten wir darüber, dass die massenhafte Anwendung von MS Teams als Kollaborationsplattform auch zu Problemen, Fehlanwendung und Frustation bei den Mitarbeitern führt. Ein Leitthema bei den Diskussionen des IOM SUMMITs war, dass es weiteren Optimierungsbedarf bei den technologischen Implementierungskonzepten, der Befähigung der Mitarbeiter und Führungskräfte wie auch dem generellen Mindset und der Kultur der Organisation für das digitale Arbeiten gibt.

Dies hat sich dann auch im weiteren Verlauf bis jetzt nicht geändert. Mit dem Digital Workplace Tech FORUM wollen wir vor allem die Empfehlungen und Erfahrungen für die Optimierung der technologischen Konzepte diskutieren - wohlwissend, dass Technologie nie das wirkliche Problem ist, aber immer auch den Rahmen der Möglichkeiten für die Entwicklung von Skillset und Mindset beim digitalen Arbeiten setzt.

Wenn nicht MS Teams - was ist das optimale Digital Workplace Konzept für das digital verteilte Arbeiten?

Zunächst einmal muss klargestellt werden, dass Team-Kollaborationsplattformen wie MS Teams oder Slack durchaus zum "Digital Workplace Stack" gehören und wichtig sind, aber in den meisten Fällen nicht ausreichend sind, sondern immer nur ein Teil des gesamten Digitial Workplace Konzeptes darstellen können.

Mit diesem Ansatz im Hinterkopf stellt sich die Fragen, wie nun aber das optimale Digital Workplace Konzept für das digital verteilte Arbeiten aussieht? Diese Frage ist auch sehr unterschiedlich für Unternehmen zu beantworten, da jedes Unternehmen sehr unterschiedliche Anforderungen an die Unterstützung der Zusammenarbeit hat. Für alle Unternehmen stellen sich aber ein paar wichtige Fragestellungen, die den Weg zum optimalen Konzept ebnen:

• Was sind wichtige Elemente im Digital Workplace Konzept, die als Basis-Elemente die Zusammenarbeit und die Transparenz über das Organisationsgeschehen vermitteln?
• Was sind die Begeisterungselement im Digital Workplace, mit denen Mitarbeiter und Kollegen in ihrer täglichen digital verteilten Aufgabenerledigung begeistert und motiviert werden können?
• Was sind die Ansätze für eine systematische Ermittlung der Bedarfe und Optimierung der Digital Workplace Ansätze?
• Wie hat sich die Bedeutung der Suche in der massenhaften Kollaborationsumgebungen verändert und welche technologischen Ansätze gibt es hier für eine möglichst Auffindbarkeit von Informationen und damit Nutzungszufriedenheit?
• Welchen Mehrwert bieten Digital Workplace Hub-Konzepte mit einem personalisierten "Einstiegsportal" zum digitalen Arbeiten und welchen Anforderungen stellen solche Konzepte?
• Welche weiteren Erfahrungen gibt es im Projektmanagement bei der graduellen Optimierung der Digital Workplace Ansätze von Nur-Team-Kollaborationsplattform zu einer ganzheitlichen "Digital Arbeiten Plattform" mit hohem Begeisterungspotential?

Diese und weitere Themen haben wir uns als Fragestellungen für die Diskussionen beim Digital Workplace Tech FORUM (als Teil der IOM SUMMIT Veranstaltungsreihe) vorgenommen. Unter dem Titel "Mehr Employee Experience beim digital verteilten Arbeiten" und entlang verschiedener Experten und Praxisbeiträge bietet die eintägige virtuelle Veranstaltung am 24.02. einen intensiven Erfahrungsaustausch zu diesen Fragestellungen.