Im Informationszeitalter wird Wissensmanagement für Unternehmen und Organisationen zu einem immer wichtigeren Thema. Doch was ist darunter zu verstehen und mit welchen Tools haben Verantwortliche es am besten im Griff?
Dass Wissen heutzutage eine Ressource von unschätzbarem Wert darstellt, ist kein Geheimnis – doch Wissen zu sichern, verwalten und schlussendlich gewinnbringend einzusetzen, wird ohne die richtigen Technologien schnell zur Herausforderung. Ziel des Wissensmanagements ist es, Organisationen und Unternehmen davor zu bewahren, in der auf sie einprasselnden Informationsflut unterzugehen und stattdessen Wissen aus unterschiedlichen Quellen für sich nutzbar zu machen. Diverse Trends des digitalen Zeitalters eröffnen hierbei völlig neue Möglichkeiten.
Die zentralen Bausteine des Wissensmanagements
Der Bereich des Wissensmanagements umfasst die Bereiche der strategischen Planung und Steuerung von Aktivitäten, die mit der Erfassung, Archivierung und Nutzung von Wissen verbunden sind. Für die genaue Definition und Rahmung greifen Unternehmensberater und Wirtschaftsinformatiker auf unterschiedliche Modelle zurück. Sehr beliebt und in der Praxis hervorragend nutzbar ist das Bausteinmodell von Probst, Raub und Romhardt. Ziel des Konzepts ist die Erstellung einer Handlungsanweisung für Unternehmen, die Wissensprobleme verstehen und lösen möchten. Wie der Name bereits klarstellt, greift das Modell hierfür auf verschiedene Bausteine zurück, die einem inneren und einem äußeren Kreislauf zugeordnet werden.
Der äußere Kreislauf besteht aus den Elementen der Wissensziele und der Wissensbewertung. Die Wissensziele verweisen direkt in den inneren Kreislauf, wo die Bausteine der Wissensidentifikation, des Wissenserwerbs und der Wissensentwicklung zu finden sind. Diese wechselwirken untereinander, mit der Wissensverteilung, der Wissensnutzung und der Wissensbewahrung. Am Ende der Kette steht dann die Wissensbewertung, die in ihrer Feedback-Funktion wiederum erneut auf die Wissensziele verweist.
Quelle: https://www.wi-lex.de/wp-content/uploads/2021/02/Wissensmanagement-Bausteinmodell-des1.jpeg
Wissensmanagement-Tools: Eine Übersicht
Um die im Bausteinmodelle beschriebenen Kreisläufe zu implementieren und aufrechtzuerhalten, ist ein zeitgemäßes Wissensmanagement auf digitale Technologien und Tools angewiesen. Da viele Anwendungen mittlerweile recht leistungsstark sind, entfaltet sich so erst das volle Potenzial einer konsequenten Wissensmanagement-Strategie. Die verfügbaren Tools lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Diese Softwareplattformen erlauben die Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in digitaler Form.
Kollaborative Plattformen: Hauptaufgabe dieser Projektmanagement-Tools ist es, die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu erleichtern. Sie bieten zentrale Funktionen und ermöglichen den Informations- und Datenaustausch in Echtzeit.
Knowledge Graphs: Selbst komplexe Zusammenhänge können mit Wissensgraphen visualisiert und detailreich veranschaulicht werden. Zudem ermöglichen sie die Strukturierung und semantischen Verknüpfung von Daten.
Search- und Analytic-Engines: Dank dieser Cloud-basierten und KI-gestützten Systeme lassen sich Dokumente katalogisieren und auswerten.
Wissensmanagement im Personalwesen
Die HR-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle in der Verwaltung und Entwicklung des wichtigsten Assets eines Unternehmens – den Mitarbeitern. Genau aus diesem Grund sollten HR-Experten ein spezielles Augenmerk auf mitarbeiterbezogenes Wissensmanagement legen. In diesem Zusammenhang wird eine effiziente Verwaltung von Personaldaten unverzichtbar. Der Fokus liegt daher nicht länger auf isolierten Datensilos aus einzelnen Personalmanagement-Anwendungen, sondern aus der effizienten Verknüpfung und der Datenbündelung an einem Ort. Entwickler moderner Personalbuchhaltungssoftware greifen wegweisende Technologietrends oft sehr zeitnah auf. Einen guten Überblick zu den wichtigsten Trends und Entwicklungen verschaffen die PlayCards zum Thema Personalabrechnung.
Insbesondere die Automatisierung und der Einsatz von KI-Modellen sorgt für eine Verschiebung des Aufgabenbereichs von Lohnbuchhaltern. Da die Tools sich häufig wiederholende Aufgaben erledigen, bleibt viel Zeit für komplexere Tätigkeiten wie das Erstellen von Analysen und Prognosen. Dabei erhalten die zuständigen Mitarbeiter wiederum Hilfe von smarten Tools, die Daten aus unterschiedlichen Quellen dezentral im Cloud-Speicher zusammenführen und anschließend auswerten. Arbeitszeitdaten aus der Personalbuchhaltung lassen sich so für die Personal-, Team- und Projektplanung nutzen. Das Beispiel zeigt sehr gut, wie stark alle Bereiche der HR-Abteilung auf Daten und Informationen aus den einzelnen Teilbereichen angewiesen sind.
Remote Work: Dezentralen Wissensaustausch möglich machen
Remote-Work, also das Arbeiten ohne festen Arbeitsplatz hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und ist deshalb auch beim Wissensmanagement zu einem ausschlaggebenden Faktor geworden. Der dezentrale Ansatz hat diesbezüglich einen entscheidenden Vorteil: Er bindet die Mitarbeit ein und erlaubt so den ortsunabhängigen Informationsaustausch auf allen Ebenen. Realisiert wird dies oft über entsprechende Self-Service-Schnittstellen, über die sich Mitarbeiter einfach mit ihren Zugangsdaten anmelden können. Anschließend können sie persönliche Informationen einsehen und Dokumente abrufen oder beantragen. Der dezentrale Wissensaustausch ist aber nicht nur für verwalterische Aufgaben wichtig, sondern auch für die Arbeits- und Projektorganisation im Unternehmensalltag. Über kollaborative Plattformen erhalten Teams so Zugriff auf gemeinsame Wissensressourcen.
Datenschutz- und Sicherheitsaspekte
Die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze (wie der DSGVO und dem BDSG) ist vor allem für das informationshungrige Wissensmanagement äußerst wichtig. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre HR-Wissensmanagement-Tools und auch die intern aufgebauten Strukturen den teils strengen Anforderungen der Datenschutzgesetze entsprechen. Dazu gehört auch die Unterrichtung der Mitarbeiter über Datenschutzrichtlinien und -verfahren im Rahmen von Workshops und Seminaren. Ebenso wichtig ist der Aspekt der Cybersicherheit. Da Unternehmen heutzutage bevorzugte Ziele von Hackern sind, müssen technische und personelle Maßnahmen Hand in Hand gehen. Sehr oft ist nämlich gerade der Faktor Mensch eine Schwachstelle, die Cyberkriminelle ausnutzen, um sich Zutritt zu Firmennetzwerken und sensiblen Daten zu verschaffen.
Wissen als Ressource nutzbar machen und verwalten
Wissensmanagement stellt für Unternehmen sowie Organisationen und speziell den HR-Bereich einen dynamischen Prozess dar, der sich kontinuierlich an die sich stetig weiterentwickelnde Arbeitswelt anpassen muss. Die Integration von Tools ermöglicht dabei das Ausschöpfen von gegebenen technologischen Potenzialen. Derzeit eröffnet speziell die Automatisierung und Dezentralisierung des Datenverkehrs neue strategische Herangehensweisen. Für den Aufbau eines effizienten Wissensmanagements hat sich das Bausteinmodell bewährt, das die Wissensziele immer mit dem Output abgleicht und so umgehende Korrekturen erlaubt.
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