Neues Intranet – sechs kreative Verfahren zur Bewerbung unter den Mitarbeitern

Im Folgenden freuen wir uns über einen Gastbeitrag zum Thema "Neues Intranet" von unserem i2SUMMIT Partner, workai. Workai ist eine neue Generation digitaler Plattformen für mehr Mitarbeiterbegeisterung. Der Fokus liegt auf der Verbesserung der internen Kommunikation, dem Wissensmanagement und dem Mitarbeiter-Engagement durch mobile Technologien, IoT und künstliche Intelligenz. Der erste Eindruck entscheidet darüber, wie wir später wahrgenommen werden und... es gibt keine Chance, dies ein zweites Mal zu tun. Ähnlich ist es mit dem neuen Intranet. Deshalb ist die gute Bewerbung dieses Tools unter den Mitarbeitern so wichtig. Der Tag seiner Einführung soll ein außergewöhnliches Event sein, mit dem zahlreiche positive Emotionen assoziiert werden. Nach der Nielsen Norman Group, dem Marktführer im Bereich user experience sind die Implementierungs-Promotionkampagnen ein Intranet-Toptrend im Jahr 2019 (wir würden hinzufügen, dass sie eine zeitlose Komponente jeder Implementierung sind), die häufig für den Erfolg der implementierten Lösung entscheidend ist. Dass wir ein neues Intranet haben, ist nicht mit dem Sachverhalt gleichzusetzen, dass die Mitarbeiter dieses Intranet nutzen werden. Wenn es für sie attraktiv und nützlich sein soll, müssen sie es vorher kennenlernen. Wie kann man die Mitarbeiter dafür begeistern? Wie sind sie mit dem zu implementierenden Tool bekannt zu machen und wie lassen sie sich in diesem Bereich engagieren? Wenn wir workai, die Plattform Digital Employee Experience, implementieren (die Teil von workai.intranet ist), empfehlen wir unseren Kunden, ihre Promotion als langfristigen Prozess anzusehen. Mit Sicherheit ist für die Einführung eines neuen Tools Zeit erforderlich und die Strategie ihrer Entwicklung hängt von der Struktur des Unternehmens, der Organisationskultur und der Branche ab, in welcher das Unternehmen operiert. Nachstehend präsentieren wir eine Liste kreativer Ideen zur Steigerung der Popularität der Kanäle der internen Kommunikation. Viele von ihnen sind dank der intelligenten Funktionen, die durch workai sichergestellt werden, realisierbar.

Es kann gut anfangen, entwickeln Sie also einen interessanten Teaser

Wir lieben Rätsel und unkonventionelle Ideen. Deshalb lohnt es sich, wenn die Promotionkampagne einen kreativen und außergewöhnlichen Teaser-Teil hat. Nicht offensichtliche Plakate, Banner, Memos, Digital Signage-Systeme, Kurz-Videos, Aufkleber, Gadgets, Zähler der Tage bis zum Starttermin, Postkarten oder Bildschirmschoner (oder andere Träger, die vom Projektteam vorgeschlagen werden), und hierfür Schlagworte, die nicht eindeutig auf die kommende Implementierung des Intranets und dessen Funktionalitäten Bezug nehmen, werden mit Sicherheit großes Interesse erwecken und anregen, die nächsten Versionen der Kommunikationskampagne zu verfolgen. Vergessen wir dabei nicht, attraktive und professionelle Grafiken zu nutzen, die unterstreichen, dass etwas Wichtiges auf uns zukommt (außerdem möchte jeder von uns eher das haben, was schön ist). Wenn wir in den visuellen Materialien Leute zeigen wollen, dann ist es eine gute Idee, die Fotos der Mitarbeiter zu verwenden (Personen, die wir kennen, sind für uns interessanter). Es lohnt sich auch zu erwägen, das Managementpersonal bei der Kommunikation zu engagieren.

Die Kraft der Direkt-Kommunikation - Zeit für Roadshow

 Die Implementierung des neuen Intranets beschränkt sich nicht nur auf die Arbeit des Kommunikationsteams, denn bereits in den ersten Projektetappen engagieren wir Personen aus anderen Abteilungen, die das Projekt mit uns zusammen entwickeln werden. Dank dieser Zusammenarbeit werden sie natürliche Botschafter der neuen Lösung, die sich gerne bei deren Promotion engagieren. Es lohnt sich, mit ihnen eine Tournée in der Firma zu organisieren und in verschiedenen Abteilungen/Locations den Business-Kontext des neuen Tools, dessen Erscheinungsbild und Schlüssel-Funktionalitäten zu präsentieren, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen (man sollte berücksichtigen, die neue Lösung aus der Perspektive der Vorteile zu zeigen, die die Mitarbeiter haben werden). Wir können auch auf Abteilungsebene die Botschafter des Intranets vorstellen, damit die Mitarbeiter „ihre Leute" im Projektteam kennenlernen können. Dank solcher Treffen werden wir auch die Gelegenheit haben, im Laufenden die Fragen der Teilnehmer zu beantworten.

„Das ist mein Intranet" - Wettbewerb zur Namensauswahl

 Das Firmen-Intranet soll nicht „irgendein Intranet“ sein, aber „unser einzigartiges". Deshalb ist es eine ausgezeichnete Idee, dass die Mitarbeiter den Namen für das Intranet auswählen. Eine bewährte Lösung ist in diesem Fall ein Wettbewerb. Es lohnt sich, die Mitarbeiter zum Unterbreiten von Vorschlägen einzuladen, von denen wir die attraktivsten auswählen werden. In der nächsten Etappe informieren wir die Mitarbeiter über die ausgewählten Namen, damit sie den Gewinner auswählen.  Der gesamte Wettbewerb kann auf der Intranet-Plattform workai organisiert werden, was zusätzlich das Interesse an dem neuen Tool erwecken wird.

„Heute ist ein großer Tag!" - Flugblätter, Mails und Kommunikation am Start-Tag

Es lohnt sich, kurz vor der Implementierung des neuen Intranets den Mitarbeitern Flugblätter mit den wichtigsten Informationen über das Tool (beispielsweise Vorstellung der grundlegenden Vorteile und Funktionalitäten und der Sitemap der Hauptseite mit Kennzeichnung nützlicher Bereiche) zur Verfügung zu stellen. Am Start-Tag ist es gut, an die Mitarbeiter eine Mail-Nachricht zu schicken (in einigen Unternehmen kann das auch per SMS besser sein) mit der Information, dass das Intranet zur Nutzung bereitgestellt worden ist und auf die Besuche der Mitarbeiter wartet. Dieser Tag kann als „Tag ohne Treffen“ festgelegt werden, damit sich die Mitarbeiter auf das Kennenlernen des neuen Tools konzentrieren können. Wir sollten uns aber nicht nur auf Maßnahmen über elektronische Kanäle beschränken. Gadgets zur Bewerbung des Intranets, z. B. mit dessen Namen, die Platz auf jedem Schreibtisch finden, können ein netter Akzent sein. Das kann auch eine nette Geburtstagsfeier des Intranets mit einer leckeren Torte sein. Die Einladung zu dieser Geburtstagsfeier lässt sich einfach erstellen in Man sollte berücksichtigen, dass das neue Intranet zu diesem Zeitpunkt nicht nur technisch betriebsbereit sein sollte, sondern auch in Bezug auf die Inhalte. Einige Wochen vor diesem Termin könnte man in diesem Tool Neuheiten bereitstellen, die im alten Tool und auf anderen Kanälen veröffentlicht wurden, damit sich die Mitarbeiter schneller an die neue Lösung gewöhnen können.  Es lohnt sich auch, Anleitungen zur Verfügung zu stellen, die beschreiben, wie man die grundlegenden Funktionalitäten nutzen kann (z. B. als Video).

„Zeige mir das, dann merke ich mir das, lass mich das machen, dann verstehe ich das" - Treffen mit Experten

 Solche Treffen sind sehr gut, insbesondere am Tag der Inbetriebnahme des Intranets.  Die Mitarbeiter können das Intranet schon nutzen, aber wie man oft sagt „der Teufel steckt im Detail“ und es gelingt nicht allen, etwas so zu machen, wie sie es sich vorgestellt haben. Deshalb sollten Treffen mit Experten - den Botschaftern des Intranets, angeboten werden, die individuelle Unterstützung bei der Nutzung der Funktionalitäten des neuen Tools erteilen. Den Experten können wir beispielsweise speziell entworfene T-Shirts zur Verfügung stellen, durch die sie sich hervorheben können, aber auch leckere Snacks und Gadgets für die Mitarbeiter (eine weitere nette Überraschung).

Das ist noch nicht alles - weiter geht es mit der Nachimplementierungs-Kommunikation

 Wenn wir eine ausgezeichnete Promotionkampagne organisiert haben und das Intranet mit großem Interesse eingeführt wurde, dann bedeutet das, dass sich ... weitere Promotionmaßnahmen lohnen. Der Neuheitseffekt ist schnell vorbei, doch die Mitarbeiter brauchen etwas Zeit, um alle Möglichkeiten, die das neue Tool bietet, problemlos in Anspruch zu nehmen. Hierzu können regelmäßige Newsletter (z. B. monatlich) und kurze Ratschläge zu Funktionalitäten (z. B. wöchentlich veröffentlicht) dienen. Die Plattform workai ermöglicht die Target-Funktion für Meldungen, wodurch man Funktionalitäten vorstellen kann, die für die jeweilige Abteilung oder Mitarbeitergruppe am wichtigsten sind. Nach einer bestimmten Zeit können alle Newsletter als E-Book zur Verfügung gestellt werden. Diesen Leitfaden für das Intranet können neue Mitarbeiter während ihrer ersten Tage im Unternehmen erhalten. Man sollte auch die Möglichkeiten berücksichtigen, die Gamification bietet. Workai ist eine benutzerfreundliche Software, über die man eine ausgewählte Mitarbeitergruppe in einer ausgewählten Zeit problemlos erreichen kann. Außerdem sind die Bedienung (Erstellen von Inhalten) und die Nutzung ebenfalls sehr benutzerfreundlich. Die Teams, bei denen wir workai implementiert haben, sind gut informiert und engagiert und tragen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Geschäftstätigkeit bei. Deshalb lohnen sich interne Promotionmaßnahmen, um sich zu vergewissern, ob die Mitarbeiter das Tool regelmäßig nutzen. Weitere Informationen sind abrufbar auf: workai.com