Social Business (Enterprise 2.0) steht für einen Paradigmenwechsel: Den Wechsel von vorbestimmten eindeutigen Abläufen und Ergebnissen hin zu einem gemeinsamen Erarbeiten von Ergebnissen. Deswegen braucht es für Social Business-Initiativen ein Projektmanagement 2.0.
Dieser Artikel ist ein Beitrag zur vierten und letzten "Themenwoche Social Business: Projektmanagement 2.0". Die klassische Sichtweise in Unternehmen auf Projekte spiegelt sich in der Definition eines Projektes in Wikipedia wider:
Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal) und Qualität ein Ziel zu erreichen.
Alles ist vorherbestimmt: Anfang und Ende, durchzuführende Tätigkeiten, benötigte Ressourcen, das Ziel oder die Ziele ("zielgerichtetes Vorhaben"), und es handelt sich um etwas Einmaliges. Wenn das Einmalige abgearbeitet wird, dann sind alle glücklich und zufrieden und wenden sich wieder ihrem Tagesgeschäft zu. Bis in ein paar Monaten oder Jahren jemand ein neues Projekt mit klarem Ziel definiert.
Doch die Realität sieht bereits jetzt oft anders aus: Das Projekt läuft nicht monate- sondern jahrelang, die Umwelt ändert sich schneller als dass der Projektlenkungskreis über die Anträge des Projektleiters beraten und vor allem entscheiden kann. Nach einem Jahr ist das Budget weit überschritten und alle Projektmitglieder, der Projektleiter, der Lenkungskreis und der Vorstand wollen vor allem eines: Dass der Albtraum ein Ende hat.
Und dann gibt es jetzt noch Social Business: Das Unternehmen interagiert mit seiner Umwelt viel öfter als vorher, es lernt schneller, und die Anzahl der betroffenen Stakeholder im Unternehmen ist aufgrund der Vernetzung um ein Vielfaches höher als noch vor fünf Jahren.
Einführung von Social Business
Wie also erfolgt die Einführung von Social Business? Ein klassisches Projektmanagement mit detaillierten Zielen, Meilensteinen und Planungen für die nächsten 24 Monate oder gar 36 Monate kann kaum eine Social Business-Initiative umsetzen. Denn zentralistische Abstimmungs- und Steuerungsprozesse können mit den Veränderungen von Umwelt und den gewonnenen Erkenntnissen nicht Schritt halten.
Ein flexiblerer Ansatz berücksichtigt in zehn Stufen ständig auflaufende Erkenntnisse und sorgt für die Gewinnung dieser Erkenntnisse. Um dem Paradigmenwechsel gerecht zu werden, sollten sich alle Beteiligten eines vergegenwärtigen:
Gemeinsam irren, gemeinsam lernen.
Wenn sich die Umwelt ändert oder sich jemand geirrt hat, dann ist das kein Versagen sondern ein Lernschritt. Betrachten Sie Social Business nicht als eine Sammlung von Gesetzen, die Sie umsetzen müssen, sondern als eine Sammlung von Hypothesen, die Sie aufstellen und überprüfen müssen. Der Begriff "fail" ist im Englischen deutlich vielschichtiger als das eine einfache Übersetzung ins Deutsche vermuten lässt. Deswegen übersetze ich ihn lieber mit "irren" als mit "scheitern" oder gar "versagen".
Know-How aufbauen
Bauen Sie zu Beginn Know-How rund um Social Business. Beginnen Sie ruhig bei einer überschaubaren Aufgabenstellung, wo es das Unternehmen (oder die Geschäftseinheit) "drückt". Ein Kernteam von Interessierten und Engagierten sichert ein Basisverständnis durch Lesen, Lernen und Vernetzen. In den ersten Schritten geht es vor allem um Ausprobieren und Selber machen.
Möglicherweise haben Sie bereits einen kleinen Anwendungsfall, bei dem es um wenig Betroffene und um kein Riesenbudget geht. Nutzen Sie solche Anwendungsfälle zum Lernen, um im zweiten Schritt das Management (oder weitere Mitglieder des Managements) zu gewinnen.
Management einbinden
Ab einer gewissen Größe geht es nicht ohne die Unterstützung des Managements. Das gilt gerade für Initiativen im Bereich Social Business, da eine größere Vernetzung auch über Grenzen von Organisationseinheiten angestrebt werden soll. Jede Initiative benötigt Sponsoren, die Veränderungen für das Unternehmen vorantreiben wollen. Führen Sie "Willige" in die Social Business Welt ein und vermitteln Sie ihnen ein Gefühl dafür. Möglicherweise verwendet Sie unter anderem dafür ein halbtägiges "Executive Bootcamp" mit Reverse Mentoring.
Involvieren Sie dabei nicht nur Management aus einem einzelnen Bereich. Versuchen Sie Interessenten aus verschiedenen Bereichen zu finden und zu begeistern.
Vision entwickeln
Vielleicht haben Sie schon für sich persönlich eine Version vor Augen, wie das Unternehmen oder auch nur Ihr Bereich in zwei oder drei Jahren aussehen soll, wie es "anders" agieren soll. Überlegen Sie gemeinsam mit dem Management, wie diese Vision aussehen könnte. Auch hier könnte ein halbtägiger Workshop dabei helfen, sich darüber klar zu werden.
Engagieren
Nehmen Sie sich maximal zwei oder drei Anwendungsfälle vor, die Sie in wenigen Monaten mit relativ wenig Schwierigkeiten und Widerstand umsetzen können. Lernen Sie bei der Umsetzung und halten Sie nicht sklavisch am einmal angesetzten Ziel fest. Möglicherweise lernen Sie Dinge über Ihr Unternehmen, seine Prozesse und seine Mitarbeiter, die Sie umdenken lässt.
Benutzen Sie diese Anwendungsfälle, um nicht nur daraus zu lernen sondern auch, um die Reaktionen und die Haltungen im Unternehmen besser einschätzen zu können.
Strategie definieren
Spätestens jetzt sollten Sie über eine Strategie nachdenken.
- Überprüfen und analysieren Sie die Situation Ihres Unternehmens (beispielsweise mit einer SWOT-Analyse)
- Definieren Sie Zielsetzungen: Kurz-, mittel- und langfristig
- Ermitteln Sie Betroffene und Beteiligte: Machen Sie Betroffene zu Beteiligten (überlegen Sie auch, welche externen Stakeholder Sie eventuell einbinden können)
- Denken Sie über Botschaften und Wege nach, um einen Common Sense zu entwickeln
- Zur Umsetzung konzentrieren Sie sich auf Anwendungsfälle, die Sie sukzessive lösen und mit denen Sie nach und nach weitere Unterstützer gewinnen
- Ermitteln Sie einen Rahmen zur Zeitplanung, Kostenplanund und Evaluierung
Markt beobachten
Beobachten Sie vermehrt die Social Business-Aktivitäten im Markt. Beschränken Sie sich dabei nicht nur auf genau Ihre Branche sondern achten Sie auf Social Business-Aktivitäten und -Initiativen, deren Unternehmen vielleicht nur in Teilbereichen oder ungewohnten Aspekten mit dem Ihren zu vergleichen sind.
Kopieren Sie nicht einfach das, was andere machen. Nur weil die Konkurrenz in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich war, gilt das noch lange nicht für Sie. Ziehen Sie sich aber auch nicht auf vermeintlich einfache Rezepte zuück, die in der Vergangenheit immer funktioniert haben. Das mit den Fähnchen funktioniert immer seltener :-)
Zur Marktbeobachtung gehört auch, dass Sie sich mit Mitarbeitern anderer Unternehmen vernetzen und aus deren Initiativen lernen. Gehen Sie auf Veranstaltung wie der Social Business Arena und bauen Sie Kontakte auf. Sie werden erstaunt sein, wie sehr die Probleme Ihrer Kontakte den Ihren ähneln.
In meiner Zeit als Intranetmanager stellte ich fest, dass die Probleme und Lösungen von Unternehmen mit ihrem Intranet weniger von Kriterien wie der Branche oder der Größe zusammenhingen als von Faktoren wie Anzahl und Verteilung der Standorte, Unternehmenskultur und Internationalität. Über die Vernetzung in einem "Arbeitskreis Intranet" half mir sehr.
Kapazitäten aufbauen
Identifizieren Sie Mitarbeiter und Manager im Unternehmen, die vom Know-How, dem Interesse oder ihrer Art her Social Media und/oder Social Business affin sind. Für einen Erfahrungsaustausch können Sie beispielsweise einen regelmäßigen Round Table aufbauen, zu dem Sie nach und nach solche Potentiale einladen.
Denken Sie daran, schrittweise Kapazitäten aufzubauen. Das betrifft nicht nur ein Kernteam sondern auch die Mitarbeiter in operativen Bereichen. Holen Sie möglichst frühzeitig Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen oder Abteilung in ihre Social Business-Initiative. Wenn Mitarbeiter regelmäßig in Social Business tätig werden sollen, müssen Sie Zuständigkeiten und Rollen definieren.
Achten Sie darauf, frühzeitig die IT Ihres Unternehmens mitzunehmen. Auch wenn die Technik heutzutage durchaus beherrschbar ist, so sollten Sie nicht vier Wochen vor einem geplanten Starttermin auf die IT zugehen und sie mit einer vorausgewählten Lösung konfrontieren.
Prozesse aufbauen
Operationalisieren Sie nach und nach Social Business. Nehmen Sie sich einen Anwendungsfall nach dem anderen vor und priorisieren Sie dabei Themen und Plattfomren. Legen Sie Verantwortliche fest und erteilen Sie ihnen Kompetenzen zur Umsetzung. Integrieren Sie Social Business Anwendungsfälle in die Prozessbeschreibungen.
Governance
Bauen Sie ein Regelwerk von Leitlinien, Richtlinien und Vorschriften auf. Dieses Regelwerk soll allen Beteiligten Unterstützung und Halt vermitteln aber ihnen helfen, rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Wichtige Bausteine hierzu sind beispielsweise:
- Social Business Guidelines
- Reporting oder Round Tables mit Vorstand, oberem Management
- Datenschutz, Datensicherheit, Nutzungsbedingungen
Evaluieren
Überprüfen Sie ständig Ihren Fortschritt und die Rahmenbedingungen:
- Situationsanalyse
- Strategie
- Taktik (Maßnahmen/Anwendungsfälle)
- Zeit-/Kostenplan
- Iterieren
- Iterieren
- Iterieren
- Gehe zu 1.
Falls Sie dann irgendwann denken, Sie hätten Social Business eingeführt: Gehe zu 1.
Überlegen Sie, ob die Stufen in dieser Reihenfolge für Ihr Unternehmen geeignet sind. Vielleicht können Sie zwei oder drei Stufen auf einmal nehmen - oder Sie ziehen eine Stufe vor und gehen dann etwas zurück.
Und wenn etwas nicht funktioniert wie gedacht, fragen Sie sich, wie Sie Fahrradfahren gelernt haben.
Bildquellen
Frank Hamm
, Kongress Media
Suche
Themen der IOM Plattform
