Künstliche Intelligenz dominiert derzeit die Diskussionen rund um Technologien und ist in aller Munde. Gerade im Hinblick auf den demografischen Wandel und die dadurch entstehende Verdichtung und Verteilung der Arbeitsaufwände auf immer weniger Menschen wird für Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen, eines unerlässlich: Mitarbeitende mit Hilfe von KI und Automatisierung von Routineaufgaben zu entlasten, damit diese ihren Fokus auf das Wesentliche richten und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. 

Dabei gibt es drei Arten von Künstlicher Intelligenz, die uns begegnen:

• beschreibende KI, die es ermöglicht, Inhalte wie z. B. Texte und Bilder besser und schneller zu produzieren,
• analysierende KI, die Daten konsolidiert, Datenbestände analysiert und auf dieser Basis Empfehlungen ausspricht,
• steuernde KI, die – auf Grundlage der Datenanalyse - z. B. automatisch Systeme/Prozesse optimiert, Routineaufgaben übernimmt etc.

KI im Intranet- und Digital-Workplace-Kontext

Denken wir z. B. nur allein an die beschreibende KI, so nutzt inzwischen fast jede und jeder von uns Tools wie ChatGPT oder Copilot, um Texte oder Bilder zu kreieren, Zusammenfassungen zu erstellen oder auch Meeting-Protokolle zu generieren. Betrachten wir in diesem Zusammenhang das Intranet oder auch den Digital Workplace, so bedeutet das z. B.: Beschreibende KI beschleunigt die Ideenfindung und Content-Produktion ganz erheblich und entlastet von Routineaufgaben. 

Analysierende KI kommt wiederum zum Einsatz, wenn es um die Optimierung und Weiterentwicklung von Plattformen geht: Über das Online-Dashboard HIRSCHTEC Analytics lässt sich beispielsweise anonymisiert der Datenbestand verschiedener Intranet-Systeme über Jahre hinweg analysieren. Welche Seiten werden häufig besucht, welche weniger? Wie viele Nutzerinnen und Nutzer werden tatsächlich erreicht? Wie lange halten sie sich auf der Plattform auf? Wie erfolgreich sind einzelne Plattformen im Branchenvergleich? All das analysiert KI und spielt automatisiert Handlungsempfehlungen für Optimierungen aus. Sind diese umgesetzt, steigt auch die Nutzungsrate. 

Die dritte Art von künstlicher Intelligenz, die steuernde KI – und damit quasi der Königsweg – ist bisher im Intranet und am digitalen Arbeitsplatz wenig ausgeprägt. Wäre sie das, würde dies z. B. bedeuten, dass sich Intranet-Verantwortliche die Verbesserungsvorschläge, die ihnen die KI ausspielt, gar nicht mehr ansehen müssten. Stattdessen würde sich das Intranet-System direkt selbst optimieren. Zwar werden in Outlook teilweise schon automatisiert Fokuszeiten eingetragen und E-Mails bewertet. Von einer umfassenden Steuerung scheut der Anwender bzw. die Anwenderin aber aus Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes noch zurück.

KI kann nur das analysieren, was auch an Daten im Unternehmen existiert

Sinnvoll eingesetzt kann KI somit jede Menge Nutzen stiften. Doch wird beim Einsatz von KI in Unternehmen einer entscheidenden Tatsache oft noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt: KI kann nur das analysieren, was auch tatsächlich an digitalem Datenbestand im Unternehmen vorhanden ist. Dabei ist es ganz gleich, ob es um digitale Geräte und die Auswertung von Informationen, die durch ihre Nutzung entstehen, geht oder ob es die Analyse von Datenströmen im Unternehmen betrifft. 

An dieser Stelle ein kurzes Beispiel: Nehmen wir an, ein Unternehmen verfügt über unzählige Informationen, die in Excel-Listen, auf PowerPoint-Folien oder in Word-Dokumenten festgehalten sind. Darüber hinaus kommen operative Systeme wie z. B. SAP, Microsoft Teams, Outlook etc. zum Einsatz. Genau dieser Datenbestand ist es dann, den die künstliche Intelligenz im Unternehmenskontext analysiert. Während im Web die Grundlage um ein Vielfaches größer und damit auch oft valider ist, bedeutet das für den Datenbestand innerhalb eines Unternehmens: Wird er nur rudimentär gepflegt und nachgehalten, kann die KI auch nur begrenzt bzw. unzufriedenstellende Ergebnisse liefern. Ein Aufräumen der digitalen Informationen und das Sammeln der richtigen Daten ist daher entscheidend für eine sinnvolle Unterstützung durch KI.

Die erste Frage, die sich Unternehmen stellen sollten: Bin ich schon digital genug?

Bevor Unternehmen überlegen, welche KI-Tools sie einsetzen möchten, sollten sie sich also zunächst fragen, in welchen Bereichen sie überhaupt schon so digital aufgestellt sind, dass der Einsatz von KI sinnvolle Ergebnisse liefern und Mehrwerte schaffen kann. Denn ein solider und valide gepflegter Datenbestand ist die Voraussetzung, um zu gewährleisten, dass mit Hilfe von KI automatisiert Analysen erzeugt, fundierte Prognosen abgegeben und konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können.

Gehen wir nun von folgendem Szenario aus: Ein Unternehmen kommt nach sorgfältiger Analyse zu dem Ergebnis, dass es in bestimmten Bereichen schon sehr digital aufgestellt ist und auch der Datenbestand solide ist. Es entscheidet sich daher für den Einsatz von KI und Automatisierung. Nun kommt es auf die Führungskräfte an. Denn noch bevor es zur Nutzung von KI im Unternehmen kommt, braucht es eine Moderation durch die Führungskräfte. Zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen sie festlegen, welche Anwendungsfälle überhaupt für welche Abteilungen geeignet sind. Darüber hinaus ist es Aufgabe der Managerinnen und Manager zu bewerten, inwiefern bestimmte KI-Komponenten mehrwertstiftend für das Unternehmen sind. Auf dieser Basis gilt es zu entscheiden und KI-Tools strukturiert und sinnvoll einzuführen.

Wer führt, braucht heute technisches Know-how und eine ausgeprägte Digitalkompetenz

Doch nicht nur, dass Führungskräfte bei der Entscheidung für und der Einführung von KI-Tools eine entscheidende Rolle spielen. Stellen wir uns einmal vor, dass ein Mitarbeitender in seinem Arbeitsalltag Microsoft Copilot nutzt und davon ausgeht, dass das, was Copilot ihm zusammenstellt, auch korrekt ist. Womöglich hat die KI ihm aber in diesem Moment ein Dokument mit völlig missverständlichen oder gar falschen Informationen erstellt und der Mitarbeitende bemerkt es nicht. In diesen Situationen ist es besonders wichtig, dass es Führungskräfte gibt, die dem Mitarbeitenden unterstützend und beratend zur Seite stehen können. Und damit sie das können, brauchen sie deutlich mehr technisches Wissen und Digitalkompetenz als vielleicht noch vor ein paar Jahren. Sie müssen neue Technologien evaluieren können, im Umgang mit ihnen geübt sein und wissen, wo ihr Einsatz Sinn macht und wo wiederum auch nicht.

Wer darauf vertraut, dass es genügt, einfach eine Grundsatzentscheidung zu treffen, die da lautet „Ja, wir führen jetzt mal KI ein“, der wird über kurz oder lang scheitern. Denn KI-Tools wie Microsoft Copilot leisten erst dann ihren Beitrag zu einem produktiveren Arbeitsalltag, der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig entlastet, wenn Menschen neue Technologien sinnvoll nutzen können und wollen – und Führungskräfte sollten im Sinne des Unternehmens diesen Prozess gestalten und moderieren.

Gastbeitrag von Lutz Hirsch, CEO HIRSCHTEC