Bei vielen Unternehmen werden das vorhandene Intranet und die Enterprise 2.0 Projekte unabhängig voneinander betrieben. Mit der Nutzung von Enterprise 2.0 als Insellösungen ergeben sich aber vielfältige Nachteile. Sei es die schlechte oder nicht vorhandene Integration von Daten oder die Wahrnehmung der Mitarbeiter. „Schon wieder ein neues Tool“ ist eine Aussage, die man dabei häufig zu hören bekommt. Viele Unternehmen sehen nun einen Erfolg versprechenden Ansatz darin die Enterprise 2.0 Applikation in das Intranet zu integrieren. Häufig sieht man die Einführung dabei eher als evolutionären Prozess.
Der Aufwand für die Einführung ist dabei jedoch der gleiche. Social Media Anwendungen entwickeln nur ihr vollständiges Potential, wenn möglichst viele Teilnehmer mitmachen. Dabei spielt die Motivation eine entscheidende Rolle. Viele Projekte zur Einführung von Enterprise 2.0 haben gezeigt, dass diese Beteiligung nicht durch eine Anordnung zu erreichen ist. Wirklich funktioniert es nur, wenn die Mitarbeiter intrinsisch motiviert sind eigene Inhalte einzustellen oder mit Kollegen zu interagieren.
Das ist auch nicht anders, wenn die Einführung als Erweiterung des Intranets betrieben wird. Das bedeutet, dass die Szenarien für die Einführung sorgfältig ausgewählt werden müssen. Die Nutzer müssen schnell ein persönliches Nutzenerlebnis bekommen und dürfen nicht überfordert werden.
Eine Ausführliche Studie dazu finden Sie in unserer Themenstudie „Enterprise 2.0 Adoption. Es gibt darüber hinaus jedoch noch einige andere Aspekte, die zu beachten sind.
Integration in die vorhandene Systemlandschaft
Information liegen in Unternehmen schon in den unterschiedlichsten Applikationen vor. Diese Quellen sind häufig schon mit einem vorhandenen Intranet verbunden. Die Nutzung im Intranet ist so recht einfach und die Daten liegen nur an einer Stelle vor.
Social Media Inhalte stellen oft einen Informationswert für sich dar. Die gesamte Information erhält man aber nur, wenn man auf weitere Quellen verweist. , stellen aber meist nicht die gesamte Information da, was auch nicht das Ziel ist.
Verweise (Links) sind die einfachste Form auf zusätzliche Inhalte hinzuweisen. Bei einem Social Intranet sind die Anforderungen aber unter Umständen höher. Vorhandene Inhalte nutzt man am besten über einfache Mechanismen, über die man diese einfach auswählen kann. Man wählt also z.B. einfach das Dokument Management System (DMS) an und markiert Dokumente, auf die man verweisen möchte.
Ein gutes Mittel ist es auch die vorhandenen Feeds auf die statischen Inhalte des Intranets zu nutzen. Im weiteren Ausbau können dann intelligente Filter da weit mehr. Das Ziel ist aber immer die Information so bereit zu stellen, dass die Nutzer genau die Informationen erhalten, die Sie benötigen.
Positionierung der Inhalte
Bei der Nutzung von Enterprise 2.0 als Insellösung scheint die Abgrenzung der Inhalte zu anderen Systemen kein Problem zu sein. Jedoch ergeben sich auch da Probleme, wie z.B. die doppelte Erstellung von Inhalten. Dies trifft aber sicherlich bei der Integration von Social Media Elementen in ein Intranet noch mehr zu.
Es muss für die Mitarbeiter ganz klar sein, welche Inhalte z.B. von der Unternehmenskommunikation erstellt werden und welche frei für die kollaborative Bearbeitung sind. Das sollte am besten in einem Redaktionsleitbild festgehalten werden und Regelmäßig an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Ein aktives „Gardening“ ist sicherlich auch ein gutes Mittel um die Inhalte konsistent zu halten und Doppelungen zu vermeiden.
Bei einer Diskussion in meinem letzten Enterprise 2,0 Seminar haben wir versucht die verschiedenen Inhalte den kollaborativen oder statischen Inhalten zuzuordnen. Das ist uns nur bei wenigen Inhalten, wie z.B. den Weisungen, wirklich gelungen. Aber selbst dort kann man sich überlegen diese gemeinsam zu erstellen und diese mit einem nachfolgenden Freigabeprozess zu publizieren.
Bei anderen Informationen, wie z.B. den Neuigkeiten aus der Chefetage, ist es eher von der Einstellung der beteiligten Personen oder der Unternehmenskultur abhängig. Bei einigen Unternehmen schreibt der CIO einen Blog mit der Möglichkeit von Kommentaren und bei anderen werden die News von der Unternehmenskommunikation als News ins Intranet eingestellt.
Es bestehen also häufig beide Möglichkeiten. Es ist also nur eine Sache der Entscheidung, die aber auch getroffen und kommuniziert werden muss.
Suche
In der Regel nutzen mehr als die Hälfte aller Nutzer die Suchfunktion, um zu gewünschten Inhalten zu kommen. Die Suche ist somit eine der wichtigsten Funktionen eines Intranets.
Mit der Integration von Social Media Elementen wir die Aufgabenstellung, eine gute Suche zu entwickeln, sicherlich nicht einfacher. Zum Einem müssen die entsprechenden Inhalte überhaupt von der Suchmaschinen erfasst werden und zum Anderen müssen die Suchergebnisse im Zusammenspiel mit anderen Inhalte im Ergebnis präsentiert werden.
Die Suchfunktion ist auch ein Grund, weshalb die Systemauswahl sehr sorgfältig erfolgen soll. Die neuen, oft zusätzlichen, Lösungen müssen sich in die vorhandene Suchmaschine einbinden lassen. Sonst bedeutet es unter Umständen, dass eine vermeintlich simple Systemeinführung, hinterher bei der Integration erheblichen Mehraufwand erzeugt.
Usability
Bei dem Betrieb von Enterprise 2.0 als Insellösung ist die Usability für den Betreiber kein so großes Problem. Schließlich sorgen die Anbieter der Tools in der Regel dafür. Es ist natürlich trotzdem empfehlenswert diese mit einigen Mitarbeitern zu testen.
Bei der Integration in ein vorhandenes Intranet ist es da schon ungleich wichtiger darauf zu achten. Ein Beispiel ist dabei die Navigation, die sich ja nahtlos in die vorhandene einbinden muss. Weiterhin ist es auch wichtig, wie die Mitarbeiter erkennen, wo Sie selbst tätig werden können. Der Editor, für die kollaborativ erstellten Inhalte, muss natürlich einfach zu bedienen sein. Für mich ist dabei immer der Buchtitel von Steve Krug „Don’t make me think“ die Vorgabe bei der Erstellung von Online-Applikationen. Der User muss immer wissen, was er wie machen soll, um zu seinem Ziel zu kommen. Und das ohne groß Nachdenken zu müssen.
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