Gastartikel von Thomas Kreye. Kreye, CEO derJust Software AG,  legte 2007 gemeinsam mit Rolf Schmidt-Holtz den Grundstein für die Just Software AG. Zuvor war er als Director in der Konzernentwicklung der Bertelsmann AG tätig.

Mit dem weltweiten Erfolg von Facebook & Co. drängen personenzentrierte Collaboration-Lösungen unter dem Stichwort Enterprise 2.0 in die Unternehmen. Diese übernehmen dann – beispielweise im Rahmen von Social Intranets – häufig auch Funktionen, die traditionell in die Domäne von Content Management Systemen (CMS) und teilweise auch Dokumenten Management Systemen (DMS) fallen. Daher stellt sich die Frage: Welches wird das führende System im Intranet der Zukunft sein, und welches System wird in Zukunft für welche Zwecke benötigt?


Welches System wird das führende System?

Der Zukunftstrend der unternehmensinternen Kommunikation & Kollaboration lässt sich schon seit einiger Zeit im Internet ablesen, wo Web 2.0-basierte Social Networks wie Facebook insbesondere die Kommunikation in Gruppen bzw. Netzwerken revolutioniert haben.

Auch die Entwicklung der restlichen oben genannten Systeme (z.B. DMS, CMS, CRM) haben sich diesem allgemeinen Trend nicht verschließen können: So ist es kein Wunder, dass sich viele DMS wie z.B. SharePoint in personenzentrierte Social Networking-Systeme weiterentwickeln: Schließlich ist der zentrale Akteur und Wissensquelle zuerst der Mensch und dann das Dokument.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass personen- bzw. kommunikationsorientierte Systeme eine wesentlich bessere virtuelle Arbeitsergonomie als die anderen Systeme bieten: Während beispielsweise das klassische DMS mit einem menschenleeren Archivraum mit Aktenordnern vergleichbar ist, kreieren Social-Networking-orientierte Systeme lebendige Kommunikationsräume zur menschlichen Interaktion: Das virtuelle Büro für die virtuelle Organisation der Zukunft. So wird das Arbeiten in Zukunft interaktiver und kommunikativer, was sich positiv auf die Motivation, den Wissenstransfer und schließlich auch auf die Produktivität auswirkt.


Welche Systeme sind zusätzlich nötig?

Kurz- bis mittelfristig werden DMS z.B. über Suchintegration oder via Workstream an Social-Networking-basierte Systeme angebunden. Langfristig werden beide Systeme in der Regel ineinander aufgehen, denn ihre Berechtigungsstrukturen und Anwendungsfälle sind zu nah verwandt, um zwei getrennte Systeme zu rechtfertigen: Schließlich werden Dokumente in einem kommunikativen Prozess von Menschen kreiert, ausgetauscht und besprochen. Die Trennung von Dokument und Person samt Kommunikation ist daher nicht sinnvoll aufrechtzuerhalten.

Für organisationsinterne CMS gilt Ähnliches: Die Publikation von Unternehmensinhalten im Intranet rechtfertigt in aller Regel kein eigenes Redaktionssystem, zumal sich Berechtigungen und Kommunikationsanforderungen (z.B. Kommentare zu Artikeln) auch hier stark überschneiden. Die Pages und Notes von Facebook zeigen darüber hinaus, wie man Content in Social Networking-Strukturen erfolgreich integrieren kann – und wie infolgedessen die häufig parallel gepflegten Internetseiten und Blogs regelrecht verwaisen.


Fazit

Social–Networking-orientierte Systeme bilden zukünftig den Kern von organisationsinternen Kollaborations- und Kommunikationslösungen. Aufgrund des hohen Überschneidungsgrades mit DMS- und CMS-Systemen werden Letztere in weiten Teilen von Social Networking-Systemen abgelöst werden.

DMS und CMS Lösungen werden im Intranet also nur noch in Einzelfällen zur Anwendung kommen, wenn sehr spezielle Anwendungsfälle oder Anforderungen vorliegen, die ein entsprechendes, zusätzliches System rechtfertigen.