Teams-Governance: Wie reif sind Firmen bei der Nutzung des Tools zur Kollaboration?

Für das Kollaborationstool Microsoft Teams, das 2017 ins Leben gerufen wurde, kam die rund drei Jahre später einsetzende Corona-Pandemie gerade recht. Mit ihr stieg die Anzahl der NutzerInnen sprunghaft an, da viele Unternehmen ihre MitarbeiterInnen ins Homeoffice schickten und die Zusammenarbeit auf die virtuelle Ebene verlagert wurde. Microsoft Teams war für die meisten Unternehmen das Tool der Wahl. Mehr als 270 Millionen NutzerInnen arbeiteten Anfang 2022 damit.  

Anlässe für eine Teams-Governance 

Sieht man sich an, welche (technischen) Möglichkeiten Microsoft Teams für NutzerInnen bietet, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten zu organisieren, liegen folgende Fragen auf der Hand: Wer soll da noch durchblicken? Und: Wie lässt sich das so managen, dass eine produktive und effektive Zusammenarbeit gewährleistet ist? 

Die Möglichkeiten zur Organisation in Microsoft Teams im Einzelnen:      

• Einzelne NutzerInnen können bis zu 250 Teams erstellen; für einen Mandant sind maximal 500.000 Teams möglich. 
• Ein Team kann aus bis zu 25.000 MitgliederInnen bestehen. 
• Ein Team kann maximal 200 Kanäle betreiben. 
• BenutzerInnen können in bis zu 1.000 Teams Mitglied sein. 
• An einem Gruppenchat können maximal 250 Personen teilnehmen. 

Die Autoren der „Teams Governance Studie 2022” (Arno Hitzges und Buket Usluer von der Hochschule der Medien Stuttgart) haben deshalb untersucht, wie Unternehmen Microsoft Teams nutzen. Die Bandbreite reicht dabei von einer starken Regulierung von Vorlagen und Richtlinien durch die IT bis hin zum vollkommen freien Einsatz, bei dem die MitarbeiterInnen Zugriff auf die volle Funktionalität der Microsoft 365-Umgebung haben.  

Status quo der Teams-Governance 

Für die Studie befragt wurden 132 Unternehmen im D-A-CH-Raum im Zeitraum Mitte Dezember 2021 bis Mitte Januar 2022. Der Großteil der Unternehmen hat weniger als 500 MitarbeiterInnen, wobei der Anteil kleiner bis mittelständischer Unternehmen relativ hoch ist.  

Da über Microsoft Teams nicht nur über die Chat- und Video-Funktion kommuniziert und zusammengearbeitet werden kann, sondern das Tool auch die Möglichkeit einer Rollen- und Rechtevergabe über Office 365-Gruppen bietet, stellt sich die Frage nach einem Konzept für die Nutzung im Unternehmen. Bei einer Governance für Microsoft Teams geht es um die Frage, welche Regeln und Richtlinien MitarbeiterInnen gegeben werden (sollten), um bestimmte Unternehmensziele zu erreichen.  

Die wichtigsten Ergebnisse der Microsoft Teams Governance Studie 2022 im Einzelnen: 

Standardisierung 

80 Prozent der Unternehmen haben Microsoft Teams nicht standardisiert, nutzen also keine Vorlagen.   

Voreinstellungen 

• 41 Prozent nutzen Namensregeln zur Erstellung von Teams 
• 37 Prozent greifen nicht auf Voreinstellungen zurück und pflegen eher eine Laissez-Faire-Haltung 
• 28 Prozent haben vordefinierte Kanäle für bestimmte Arten von Teams 
• 24 Prozent ermöglichen NutzerInnen das Hinzufügen beliebiger Personen in ein Team 
• 7 Prozent setzen auf eine Beschränkung der Zahl der MitgliederInnen von Teams

Quelle: Teams Governance Studie 2022

Erstellen von Teams 

• 43 Prozent erlauben das Erstellen von Teams ohne Beschränkungen von Seiten des Unternehmens 
• 20 Prozent müssen sich dafür an die IT wenden 

Richtlinien und Lebenszyklus 

• 35 Prozent haben keine Richtlinie umgesetzt, mit einer entsprechend hohen Gefahr für die Verwaltung von Teams 
• 35 Prozent setzen eine Archivierungs- und Löschrichtlinie ein 
• 43 Prozent verwenden eine Namenskonvention 
• 31 Prozent setzen auf Mitgliedermanagement und Rechtevergabe 

 Quelle: Teams Governance Studie 2022

Die Studie identifiziert drei zentrale Problembereiche, mit denen Unternehmen bei der Nutzung von Microsoft Teams konfrontiert sind: Dokumentenmanagement, Lifecycle-Management sowie Umgang mit externen NutzerInnen.  

• 28 Prozent suchen lange nach abgelegten oder geteilten Dokumenten 
• 24 Prozent haben keinen Überblick über ihre Teams 
• 36 Prozent empfinden die Zusammenarbeit mit Externen nicht einfach 

Quelle: Teams Governance Studie 2022

Schmaler Grat: Freiheit oder Kontrolle bei der Nutzung von Microsoft Teams? 

Es steht außer Frage, dass vernetztes Arbeiten mittels digitaler Tools ein Mindestmaß an Freiraum für die Beschäftigten braucht. Ohne diesen Freiraum werden moderne Technologien höchstwahrscheinlich nur widerwillig genutzt. Im Sinne einer als positiv erlebten Workplace Experience jedenfalls nicht gerne.  

Denn: Kollaborationstechnologien entfalten ihre positiven Wirkungen entlang ihrer Nutzungsoffenheit. Daher schränkt eine entsprechende Reglementierung der Nutzung durch Vorgaben die MitarbeiterInnen erst einmal ein. Allerdings kann eine zu große Offenheit bei der Nutzung auch schnell zu einer uneinheitlichen Nutzung führen, was zu den bereits beschriebenen Problemen und negativen Erlebnissen auf Seiten der AnwenderInnen führen kann. 

Im Sinne einer positiven Workplace Experience gilt es, sowohl die negativen Effekte des Kollaborations- und Informationswirrwars wie auch der zu strengen Regulierungen im Gleichgewicht zu halten. Die Governance-Ansätze können hier helfen, indem sie im Hintergrund nicht alles erlauben, aber dennoch viel möglich machen. 

Im Hinblick auf die Studienergebnisse lässt sich feststellen: Die Unternehmen müssen sowohl bei der Art der Nutzung von Microsoft Teams als auch im Management der unternehmensweiten Teams-Nutzung noch professioneller werden. Das systematische Management der Nutzung von Microsoft Teams beziehungsweise die Digital Workplace Governance stellt einen wichtigen Erfolgfaktor für die Digital Workplace Experience und damit den Erfolg der Etablierung der vernetzten Arbeitsweisen dar.