In einem aktuellen Beitrag bringt es Dion Hinchcliffe, VP & Senior Analyst bei Constallation Research und langjähriger Evangelist zum Wandel im Enterprise Tech Segment, auf den Punkt (Quelle):

In other words, though I now see more and more digital workplace groups within organizations who are actually in charge of it, the reality is that we’re a long way from a consistent, seamless, effective, widely adopted, and well-designed digital workplace.

In seinem Beitrag skizziert er die aktuellen Problemen und das vielerorts existierende Chaos auf dem Weg zu einer modernen, digitalen Arbeits- und Kollaborationsunterstützung. Aus den vergangenen Vorträgen beim Digital Workplace Tech FORUM wie auch beim IOM SUMMIT können wir das nur bestätigen.

Das Problem mit den konsistenten Digital Workplace Ansätzen

Die "Digital Workplace Realität" besteht aus einer Vielzahl von singulären IT-Ansätzen, die in der Summe noch nicht wirklich das darstellen, was die Visionäre in dem Themenfeld fordern. Wie Dion Hinchcliffe in seinem Beitrag schreibt, braucht es eine in sich stimmige und konistente Umgebung, die alle Facetten der digitalen Arbeits-, Kollaborations- und Kommunikationsunterstützung bietet. Dabei sind natürlich die Anforderungen auf individueller, Team- und Organisations-Ebene sehr unterschiedlich - sowie auch die Wünsche und Ideen für die Förderung des Mitarbeitererlebnis aus der Unternehmenskommunikation und dem Personalmanagement zu berücksichtigen, um moderne, digitale Zusammenarbeit voranzubringen. In den Diskussionen auf unseren und anderen Veranstaltungen lassen sich dabei aber folgende eher problematischen Ausprägungen von Ansätzen und Herangehensweisen vorfinden:

• Microsoft Office 365 - die "Ist-Ja-Eh-Da"-Plattform (weil das Unternehmen bereits großer Microsoft-Kunde im Office-Bereich ist), mit der man meint, alles lösen zu können, wenn nur die IT alle Möglichkeiten freischaltet. In der Regel reduziert sich die wirkliche Nutzung in der Breite dann aber auf die Office-Werkzeuge und die Nutzung von OneDrive als neue, Cloud-basierte, aber doch Datei- und Ordner-basierte Ablagestruktur.
• Microsoft Teams als neue Wunderwaffe in MS Office 365 Umgebungen (oder die Alternative von Slack) - der Ansatz für die Unterstützung einer Team-basierten Zusammenarbeit, die alle Freiheiten der Ausgestaltung und Nutzung hochhält.
• Spezialisierte mobile App-Angebote - von den Fachabteilungen an- und eingeführte, tolle neue Saas-Angebote einer mobilen Anwendung, welche sich auf spezielle Anwendungsszenarien konzentrieren und spezifische Herausforderungen einer Abteilung adressieren - letztendlich aber ein neues Silo darstellen.
• Social Intranet - Spezielle Kommunikations- und Kollaborationsplattformen zur Förderung von unternehmensweiter Zusammenarbeit und Wissenaustausch.
• Der Betrieb aller voranstehenden Ansätze gleichzeitig.

Das offenkundige Problem in diesen Ansätzen ist, dass sich die Mitarbeiter in dem Dschungel von Angeboten oftmals verloren vorkommen. Auch in den großen Organisationen mit dedizierten Adoption- und Change-Teams lassen sich zum Einen alte Verhaltensmuster nur schwer austreiben und zum Anderen die oben angeführten, unterschiedlichen Anforderungen nur schwer über einen Kamm scheren. Wichtig ist hierbei sicherlich das die IT einen klaren Master-Plan für das Thema verfolgt, der zwar Rahmenrichtlinien für die Einhaltung der Information Governance gewährleistet, aber ausreichend Freiraum für eine Buttom-Up-Entwicklung der Mitarbeiter-Teilhabe und des Engagements mit der Nutzung von Spezialtools zulässt. Deshalb braucht es für den Erfolg der Digital Workplace auch ein Umdenken zu einem Ökosystem-Ansatz, was einen Mix aus Top-Down-Struktur und Buttom-Up-Nutzungsoffenheit (Emergenz) erlaubt.

Digital Workplace Ökosystem und der Weg dorthin

Wenn wir über das Digital Workplace Ökosystem sprechen, bedeutet das nicht einen Single-Vendor-Ansatz im Sinne einer Microsoft Office 365 - sondern vielmehr eine klare strategische Überlegung, welche Werkzeuge und Plattformen auf welchen Ebenen der Zusammenarbeit und Arbeitsunterstützung bereitgestellt werden sollen und wie diese Werkzeuge miteinander integriert und vernetzt werden können, damit es für den Anwender einen konsistentes und nahtloses Erlebnis bietet. In unseren letzten Artikeln (hier und hier) haben wir hierzu bereits einige Ideenansätze skizziert. Beim Digital Workplace Tech FORUM wollen wir weitere Ideen und Erfahrungen zusammentragen und diskutieren. Die zentrale Fragestellung lautet dabei - was sind die Erfolgsbausteine um zu dem optimalen Ökosystem für das Unternehmen zu kommen. Diskutieren Sie mit uns und seien Sie am 13. Februar in München dabei!