Der Digital Workplace im Zeitalter der hybriden Arbeit – Wo stehen wir im Sommer 2023?

In immer mehr Organisationen nimmt die digitale Zusammenarbeit einen festen Platz im Arbeitsalltag ein. Die Grenzen zwischen Büro und Zuhause sowie digitaler und Vorort präsenter Arbeit verschwimmen vielerorts. Das Zeitalter der hybriden Arbeit ist angebrochen und es scheint, als ob es bleiben wird.

Gleichsam gilt aber auch, dass die Reise in die hybride Arbeitsrealität noch lange nicht abgeschlossen ist. Neben den immer wiederkehrenden (medienwirksamen) Berichten über die Rückkehr-Anordnungen in die Büros ist auch festzuhalten, dass Hybrid & Remote Work nicht für jede Person bzw. Rolle gleichermaßen möglich oder gar gewünscht ist. Zudem ist mit Blick auf die Rahmenbedingungen und Führungskulturen ebenfalls festzustellen, dass es noch vieler Veränderungen bedarf.

Neben diesen Nachbesserungsanforderungen fordert aber auch der Hype um ChatGPT & Co bzw. der nächsten Generation der KI-Technologien von den Organisationen eine Beschäftigung mit den weiteren Veränderungen in der digitalen Arbeitswelt.

Im Rahmen des Jahreskongresses der Shift/Work Plattform am 27. & 28.09. (vormals IOM SUMMIT, heute Shift/Work SUMMIT) möchten wir die aktuellen Erfahrungen und Empfehlungen entlang von vier zentralen Themensträngen zur „Optimierung & neue Potenziale für das Arbeiten im Zeitalter der hybriden Arbeit“ diskutieren:

1. Optimierung von Adoption & Change bei der Digital Work Etablierung

Seit dem Ausbruch der Pandemie haben viele Unternehmen die Art und Weisen ihrer Zusammenarbeit radikal verändert. Microsoft Teams und andere digitale Zusammenarbeitstools sind rasch zum Quasi-Standard avanciert. Der Großteil der Unternehmen hat es geschafft, die technologische Adoption dieser Tools erfolgreich zu vollziehen, und auch die Mitarbeitenden haben reichlich Erfahrung mit den Plattformen sammeln können.

Trotz dieser vielen Fortschritte ist das Endbild nicht so rosig, wie es scheinen mag. Viele Organisationen machen die Erfahrung, dass die Anpassung der Arbeitsweisen stockt, trotz der verfügbaren Technologie. Hybrid arbeitende Teams, bestehend aus vor Ort und remote tätigen Mitgliedern, stehen vor besonderen Herausforderungen in ihrer Zusammenarbeit. Daher können die Einführung und Etablierung von "digitalen Arbeitsweisen" – oder kurz "Digital Work" – noch lange nicht als abgeschlossen betrachtet werden.

Beim Shift/Work SUMMIT diskutieren wir entlang verschiedener Praxiserfahrungen und Expertenempfehlungen die Ansatzpunkte für die weitere Optimierung der Projekte.

2. Ansatzpunkte für die Verbesserung der Digital Work(Place) Experience

In Ergänzung zur Frage nach der optimierten Etablierung stellt sich auch die Frage: Wie kann die Unterstützung und das Erlebnis der alltäglichen digitalen (Zusammenarbeit) – sprich der sogenannten Digital Work(Place) Experience – verbessert werden? Es ist offensichtlich, dass das bloße Vorhandensein von Standardtools wie Microsoft Teams oder anderen digitalen Plattformen nicht ausreicht.

Die häufige Situation von „Back-to-Back“-Meetings, der Dschungel an digitalen Themendiskussionssträngen bzw. die schiere Anzahl von Teams-Räumen führt schnell zu neuem „digitalem Stress“ und wirkt dem scheinbar gewonnenen Freiraum entgegen. Weiter bieten die Standard-Zugänge eine Überflutung der Nutzenden mit Informationen und Kanälen. Hier braucht es oft mehr Relevanz und „Filterung“ der Nachrichten, Vor- und Zugänge.

Die Herausforderung besteht darin, ein arbeitsunterstützendes und intuitives Erlebnis für die Nutzenden zu schaffen, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote arbeiten. Das geht weit über die reine Technologie hinaus und beinhaltet auch die Schaffung von Richtlinien, Schulungen und Best Practices.

Beim Shift/Work SUMMIT wollen wir gemeinsam mit Experten und Teilnehmenden Lösungswege diskutieren, um die Digital Work(Place) Experience zu optimieren und somit den digitalen Wandel erfolgreich fortzuführen.

3. Koordination und Abstimmung in der hybriden Arbeitswelt

Die hybride Arbeitswelt, in der Teams sowohl vor Ort als auch remote arbeiten, bringt zudem neue Herausforderungen mit sich. Ein zentraler Punkt für die erfolgreiche Zusammenarbeit in diesem Setting ist die funktionierende Abstimmung und die Kommunikation innerhalb des Teams und der Organisation.

Ein Standard für Zusammenarbeit muss festgelegt werden, um eine konsistente Arbeitsweise sicherzustellen. Dies bedeutet, klar definierte Kommunikationskanäle zu haben, die Auswahl des Arbeitsplatzes transparent zu planen und die Zugänglichkeit von Informationen für alle Teammitglieder zu gewährleisten. Werkzeuge wie gemeinsame Kalender, Aufgabenverwaltungssysteme und regelmäßige Team-Check-Ins können dazu beitragen, diese Standards zu etablieren.

Die flexible Wahl des Arbeitsplatzes bringt weitere Anforderungen mit sich. Organisationen sind gefordert, ihren Mitarbeitern Flexibilität zu gewähren, jedoch parallel sicherzustellen, dass essenzielle Interaktionen und Meetings optimal geplant werden. Werkzeuge, die die Arbeitspräferenzen und Verfügbarkeiten der Teammitglieder berücksichtigen, können hierbei unterstützen.

Auch hierzu bietet der Shift/Work SUMMIT Beiträge und Diskussionen, um die besten Methoden und Strategien für die Koordination und Abstimmung im Hybrid-Work-Modus zu finden.

4. Neue Potentiale durch KI im Digital Workplace erkennen und realisieren

Die Fortschritte in der künstlichen Intelligenz (KI) bieten Chancen, die Arbeitsweise im digitalen Umfeld weiter zu revolutionieren. Es geht nicht mehr nur darum, wie Menschen untereinander in einem digitalen Raum interagieren, sondern auch, wie sie von intelligenten Systemen unterstützt werden.

Der Digital Workplace der Zukunft wird von Algorithmen und maschinellem Lernen geprägt sein, die Routineaufgaben automatisieren und den Mitarbeitern helfen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Doch wie kann man diese Potentiale erkennen und nutzen?

Auf dem Shift/Work SUMMIT 2023 diskutieren wir, wie KI den Digital Workplace transformieren kann und welche Schritte erforderlich sind, um die Chancen, die sie bietet, voll auszuschöpfen.

Beim Shift/Work SUMMIT Empfehlungen für die Projektentwicklung finden

Abschließend ist festzuhalten, dass die neue Arbeitswelt noch in stetiger Entwicklung ist. Vom Umgang mit hybriden Arbeitsmodellen über die Feinjustierung digitaler Arbeitsweisen bis zur Integration von künstlicher Intelligenz braucht es weitere Diskussionen.

Der Shift/Work SUMMIT 2023 am 27. & 28.09. soll hierfür einen Beitrag leisten und bietet verschiedene Perspektiven aus Praxis und dem Projektalltag – im Rahmen eines interaktiven digitalen Austauschformates.