Forderung nach mehr Systematisierung des Gestaltungsrahmen auf dem Weg zur hybriden Arbeitsorganisation - Fazit zu den Digital Workplace Trends 2022

In der Vorbereitung der Themen für die Shift/Work Veranstaltungen in 2022 sind wir mal die Prognosen und Trendaussagen verschiedener Zukunftsforscher und Experten aus dem "Digital Work"-Umfeld durchgegangen und haben ihre Trends und Forderungen für die weitere Konkretisierung und Optimierung der digitalen Arbeitswelt und Arbeitsorganisation zusammengestellt.

Dabei herausgekommen ist die Forderung eines systematischeren Vorgehens bei der Einführung und dem Veränderungsmanagement zu digitalen Zusammenarbeit. Schon lange ist klar, dass die Bereitstellung von Technologien keine Lösung sind. Die massenhafte Etablierung von Team-Kollaborationsplattformen hat zwar ein breites Fundament für die Einführung neuer Formen der Zusammenarbeit gebracht. Im Übergang zur hybriden Arbeitsorganisation in 2022 sind aber nochmals weitere organisatorische Rahmen zu schaffen, die das Befähigungs- und Veränderungsmanagement auf die nächste Stufe bringen.

Klärung des Gestaltungsrahmens für die Hybridität, Flexibilisierung und Kompetenz-Orientierung der Arbeitswelt

Der große Trend zur hybriden Arbeitswelt ist laut einer aktuellen Studie von Aryaka (Anbieter von Cloud-First-WAN) eine sehr nachhaltige (i.S.v. beständige) Entwicklung. 75% der 1600 befragten Unternehmen sehen auch für die Zukunft, dass mindestens ein Viertel bis zur Hälfte der Mitarbeiterschaft in hybriden Arbeitsverhältnissen bleiben wird. Ein Artikel auf Heise.de betitelt eine Auswertung der Studienergebnisse: "Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben."

Für die Organisation heisst es daher auch vermehrt, für diese neue Realität den entsprechenden Gestaltungsrahmen zu schaffen. Dies ist auch vor allem Thema der Jahresausblicke verschiedener Zukunftsforscher und HR-/Organisationsexperten.

Zukunftsforscher Bernard Marr in Forbes-Beitrag "Future Of Work: The 5 Biggest Workplace Trends In 2022"

In seinem Beitrag auf Forbes sieht der englische Zukunftsforscher Bernard Marr, dass die Technologie ganz klar Möglichkeiten für neue Formen der Zusammenarbeit bereitstellt, was die Beziehung zwischen den Mitarbeitenden und dem "Workplace" neu definiert. Im Fokus steht bei ihm dabei die hybride Arbeitswelt und die Herausforderungen und Veränderungen, die wir mit vermehrt Remote-basierten und überwiegend digitalen Zusammenarbeit sehen können:

1. Hybrid working => für 2022 sieht er mehr Wahlmöglichkeiten für die Mitarbeitenden ihre Arbeitssituation (Präsenz, nur Remote oder Hybrid) mitzubestimmen
2. AI-augmented workforce => mit den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz sieht er mehr Chancen für Automatisierung, was die Arbeitswelt neuordnen wird.
3. Staffing for resilience => im Kontext der neuen Arbeitssituationen sieht eine neue Wichtigkeit für den Fokus auf der Schaffung bzw. Unterstützung des Zustandekommens von mehr Resilienz und Wohlbefinden der Mitarbeiterschaft
4. Less focus on roles, more focus on skills => Fokus auf der kompetenzorientierten Organisation als relevantes Unternehmensentwicklungsmerkmal für die Post-Pandemie-Ära
5. Employee monitoring and analytics => auf dem Weg zur Mitarbeiterzufriedenheit sieht er, dass das Erheben und Messen des Gemütszustandes wie auch ihrer Verhaltensweisen zunehmen wird

Fokus auf Hybrid in der Jahresprognose von Prof. Dr. Peter Wald

In diesem Kontext sind auch die Aspekte zu den Herausforderungen der Hybridität vom Leipziger HR-Professor Dr. Peter Wald aus einem Beitrag im Vorfeld in eines Live-Gesprächs unserer #hrtalk-Reihe anzuführen. Für die Realisierung der hybriden Arbeitsorganisation sieht er noch einige Gestaltungsaufgaben bzgl. des "Gerechtigkeitsverhältnisses" in Bezug auf die Flexibilisierung des Arbeitsverhältnisses, der Rahmenvereinbarungen und der akzeptierten Arbeitsformate (hier auch ein Nachbericht zum Gespräch aus unserem HR im Wandel Blog):

Für mich reicht Hybridität jedoch weit über diesen Kontext hinaus und betrifft auch 

• das Verhältnis zwischen hybrid tätigen Wissensarbeitern und denen, die aufgrund ihrer Tätigkeit nicht hybrid arbeiten können
• eine Vielzahl von mehr oder minder flexibilisierten Arbeitsformen v.a. bezüglich Arbeitszeit und -ort und der differenzierten Beanspruchungsfolgen bei den Mitarbeitenden 
• den Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsformen wie synchroner und asynchroner Zusammenarbeit sowie formeller und informeller Kommunikation
• den Einsatz klassischer und neuer datengestützter Entscheidungssysteme und -formen mit dem mehr oder minder umfangreichen Einsatz entsprechender IT-Systeme 
• die Mitarbeitenden mit Wechselabsichten und jenen, die derzeit nicht über einen Wechsel des Arbeitgebers nachdenken. 

Josh Bersin's Prognosen aus dem HR Predictions for 2022 Report

Der renommierte HR Industry & Technology Analyst Josh Bersin sieht in seinen HR-Prognosen für 2022, dass HR in der "Gestalterrolle" zu digitalen Transformation angekommen ist (siehe hierzu auch unsere Diskussionen im HR im Wandel Blog) und für 2022 hierzu in Aktion tritt. Darüber hinaus sieht er die Ausrichtung an einer stärkeren Kompetenzorientierung bei der Personalbesetzung, Personalgewinnung und Arbeitsorganisation als prägend für 2022:

1. The economy will grow—with a constrained labour force => Das Fachkräfteproblem der Unternehmen führt zu neuen Ansätzen im Recruiting und der Ausgestaltung der Job-Angebote (adding bonuses, flexible benefits, and ever-more attractive perks to attract prospective employees).
2. Hybrid work will evolve: enter the metaverse =>  Bersin sieht für 2022 eine Verfestigung des Hybrid/Remote-Arbeitsansatzes als "well-accepted business practice". Als großen Trend für 2022 sieht er die Akzeptanz von virtuellen Arbeitswelten ("Metaverse").
3. Learning, skills, and career pathways will become business-critical => Die Verfügbarkeit von notwendigen Kompetenzen für die Geschäftsentwicklung werden als hoch geschäftskritisch verstanden.
4. Coaching will develop PowerSkills in everyone => Die Förderung von PowerSkills (klass. Softskills wie Empathy, Flexibilität & Anpassungsfähigkeit aber auch Führung) liegen für Bersin in 2022 klar im Fokus.
5. Talent acquisition and internal mobility will converge => Bei der Talent-Gewinnung liegt der Fokus auf der internen Talent-Entwicklung.
6. Every company will need a talent marketplace platform => Eine Transparenzmachung interner Entwicklungsmöglichkeiten hebt die "Power of Marketplace Dynamics" und beflügelt das interne Empowerment 

Microsoft Teams als Quasi-Standard, aber Verständnis für strukturell unterstützten Change noch nicht ausreichend etabliert

Schauen wir stärker in den Expertenzirkel der "Digital Work & Collaboration" Spezialisten, so geht es immer wieder um die weiteren Optimierungsanforderungen nach der Technologieetablierung von Microsoft Teams und der grundsätzlichen Akzeptanz zur Veränderung der Arbeitswelt. Zwar habe viele Unternehmen hier in den letzten zwei Jahren riesen Schritte zurückgelegt - gleichsam fehlt es hier und da immer wieder an dem strukturellem Fundament, um die Veränderung nachhaltig zu einer positiven Erfahrung für die Mitarbeitenden und die Organisation zu machen.

Hirschtec's Lutz Hirsch sieht die Optimierung stärker im Fokus der Maßnahmen in seiner Video-Kolumne auf Fokus IK

In seiner Video-Kolumne auf dem Blog "Fokus IK" unterstreicht der Geschäftsführer von Hirschtec, Lutz Hirsch, die Bedeutung der weiteren Optimierung der digitalen Formen der Zusammenarbeit. Nach dem Siegeszug der Technologieeinführung gilt es jetzt funktionierende und nachhaltige Arbeitsmodelle zu etablieren.

1. Microsoft Teams als Standard in der Kollaboration und für den digitalen Arbeitsplatz => Lutz Hirsch sieht hier den weiteren Siegenzug der MS Teams Plattform, da sie ein einfacheres Zusammenarbeiten ermöglicht.
2. Mehr Erfolgsmessung mit Kennzahlen zum Intranet bzw. zum Digital Workplace => Für 2022 sieht er, dass die Interne Kommunikation mehr einen Nachweis darüber führen muss, was Investitionen im Bereich der internen Kommunikation & dem Engagement Management gebracht haben. Hier muss mehr über valide Kennzahlen ein Nachweis quantifizierbar gemacht werden.
3. Einführung funktionierender hybrider Arbeitsmodelle => Er sieht bisher nur wenige Unternehmen, die ein wirklich funktionierendes hybrides Konzept haben. Letztlich ist für ihn die Etablierung von MS Teams noch kein funktionierendes Modell, da der notwendige informelle Austausch und Wissenstransfer nur mit der Bereitstellung der Technologie nicht gelöst sind.
4. Zusammenspiel von Digitalisierung und Nachhaltigkeit => Er sieht, dass es weitere Nachhaltigkeitsbestrebungen geben muss - Nachhaltigkeit im Sinne von Beständigkeit in der richtigen Nutzung der digitalen Arbeitsweisen, aber auch im Sinne von "Ressourcen-schonend" und "wiederverwendend" (Kreislaufwirtschaft)

Dan Hawtrey's "10 Digital Workplace & Intranet Trends for 2022"

Ein zweiter Ausblick kommt von dem Gründer der SharePoint & Office365 Beratung Content Formula, Dan Hawtrey. Er legt bei seinem Ausblick den Fokus (wie in Großbritannien üblich) auf das Intranet als zentralen Einstiegspunkt in die digitale Arbeitsumgebung. Hierbei geht es konzeptionell aber weniger um eine alte, monolithische Content-Plattform, sondern um ein interaktives Portal, was Inhalte & Kollaborationsanlässe personalisiert zusammenzieht. Das Intranet sieht er dabei als zentrale Arbeitsunterstützung & Engagement-Tool für den hybriden Arbeitskontext.

1. Competition will continue to stimulate the intranet software market => Dan Hawtrey sieht eine zunehmende Konsolidierung im "Intranet in-a-Box"-Markt für 2022 (siehe z.B. Zusammenschluss von Valo & Staffbase) - und damit weitere Tool-Entwicklungen und -Verbesserungen
2. Intranets and digital workplaces will continue to support hybrid working => Hawtry sieht insb. die Intranets & Digital Workplace Konzepte als zentrale Unterstützungswerkzeuge für das hybride Arbeiten - und misst ihnen deshalb eine besondere Bedeutung zu.
3. External social media and the consumer world will influence the digital workplace => Für 2022 erwartet er wieder mehr "Consumer Social Media Trends" ihren Einzug in das Corporate-Social-Media finden - so z.B. mit Podcasts & Social Audio. Aber auch bei TikTok fragt er sich, welche Umsetzung dies im Corporate-Bereich findet.
4. Microsoft Teams will increasingly become the digital workplace of choice => Er sieht für 2022, dass sich MS Teams in die dominierende Position der digitalen Arbeitsplatzumgebung entwickelt. Und: "In 2022, integrating apps and intranets into the Teams experience will undoubtedly be a major direction of travel."
5. Microsoft Viva will enter the equation => Mit MS Teams als Quasi-Standard-Einstieg ins digitale Arbeiten wird für ihn MS Viva zur zentralen Employee Experience Platform.
6. The digital divide for the frontline will continue to narrow => Mit der Einbindung von mobilen Intranet-Konzepten und Employee Engagement Apps (auch im MS Teams Kontext) sieht als Chance zur Wiederzusammenführung von Knowledge & Frontline Worker.
7. HR and people-centric content and features will influence the intranet => Der Fokus auf "Employee Experience & Engagement" hat Auswirkungen auf die Inhalte & Feature im Intranet: "For example, to support wellbeing, an intranet might include events and activities, wellbeing tips, analytics and community, while also acting to reduce information overload, supporting health & safety and more."
8. Citizen developers will become more commonplace => Low/No-Code Anwendungen mit Konfigurations- und Umsetzungspotentialen für Business-Anwender erhalten einen stärkeren Zuspruch (siehe Power Platform in MSO 365)
9. Learning will continue to come into the heart of the digital workplace => Digitale Befähigung im Arbeitskontext durch die Integration von Lernangeboten in die digitale Arbeitsplatzumgebung sieht Dan Hawtrey als zunehmenden Trend.
10. Intranets will keep on delivering value => Das "Intranet" als zentralen Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsalltag sieht Dan Hawtrey auch in 2022 nicht nur weiter als relevant - sondern gestärkt - wenn mobil und integriert gedacht.

Valo's Tiina Manninen's "8 Digital Workplaces Trends for 2022"

Auch Tiina Manninen, Marketing Experience Manager beim finnischen Digital Workplace Anbieter Valo, hat in ihrem Jahresausblick die zentrale Bedeutung von Microsoft Teams in Vordergrund gestellt - aber noch einmal indirekt unterstrichen, dass es zur Ergänzung der Team-Kollaboration auch einen Intranet/Digital Workplace Ansatz im Sinne eines personalisierten Info- und Service-Portal geben muss:

1. Intranets are back => Intranets im neuen Gewand sind wieder da: "The on-premises link-farms of yesteryear have made way for a cloud-based, personalized two-way employee comms channel and a place for tailored, trusted content within Teams."
2. Frontline staff to be included => Mit den Employee Engagement Apps soll der "Engagement Gap" zwischen den Desktop-Arbeitern und den Frontline-Arbeitern "gekittet" werden.
3. Access to self-service portals anytime, anywhere => Im digitalen Zeitalter muss die administrativen Interaktionen mit dem Unternehmen für die Mitarbeiter für Self-Service-Portale organisiert sein - das fördert die Employee Experience.
4. Personalized work-day experiences to become the norm => Sowohl aus Unternehmens- als auch Mitarbeitersicht werden die Personalisierungs- und individuellen Filter- und Anpassungsmöglichkeiten für den Fokus auf das Wesentliche immer wichtiger.
5. Third-party app integration within Microsoft Teams as standard => Tiina Manninen sieht MS Teams als Integrationsplattform für digitale Arbeits- und Prozessanwendungen - wohl auch wegen dem Integrationshelfer von Valo.
6. Analytics to improve comms & productivity => Eine Analyse & Auswertung der Kollaborationsaktivitäten sind die Grundlage für die weitere Optimierung - im Hinblick auf das Kontext und das Veränderungsmanagement (wie im Beitrag von Thiemo Laubach beim IOM SUMMIT 21 dargelegt)
7. Collaborating with external users easier (& safer) than ever => MS Teams als Extranet für die Kollaboration mit Partnern und Kunden - dies sieht Tiina Manninen vermehrt für 2022.
8. The future is remote, hybrid and in-person => Als Bindeglied zwischen in Raum und Zeit verteilten Mitarbeitern ist der Digital Workplace der Hebel für eine unternehmensweite Kollaboration: "Digital workplaces will be the glue that binds the employees together."

Tim Mikša im Gespräch zu den Trends & Herausforderungen für die Digital Work Projekte in 2022

Beim letzten Blick in die Glaskugel möchten wir auf unser Gespräch mit Tim Mikša, Geschäftsführer von netmedia, verweisen, mit dem wir im #iomtalk am 14. Januar eine ausführliche Diskussion über den Status-Quo und die weiteren Herausforderungen führten. Auch er bestätigte uns, dass viele Unternehmen ein Verständnis für die Zukunftsbedeutung der digitalen Zusammenarbeit entwickelt haben - bzw. dies auch schon fortgeschritten umsetzen. Das auf dieser Reise noch nicht alles perfekt ist, ist auch klar, denn dafür ist die Veränderung doch sehr komplex. Für 2022 betonte Tim Mikša allerdings die Wichtigkeit der nachhaltigen organisatorischen Strukturen für diese Veränderung, damit der Wandel nachhaltig geschieht:

1. Das Verständnis zur digitalen Zusammenarbeit als dauerhaftes Thema ist vorhanden, nun muss die strukturelle Veränderung stärker forciert & optimiert werden.
2. Die organisatorischen Strukturen für das Veränderungs-, Community- und Engagement-Management müssen ausgebaut werden.
3. Es braucht einen Fokus auf dem Orgset - sprich den Vereinbarungen über die Arbeitsweisen und der Governance & Sicherheit der digitalen Zusammenarbeit
4. Es braucht eine neue Qualität der digitalen Zusammenarbeit - für den individuellen Mitarbeiter, die Teams und die Organisation.
5. Unzulänglichkeiten aus einer "nicht optimalen" digitalen Zusammenarbeit (psychologische Stress, virtuelle Back-to-Back-Meetings, Verbundenheitsprobleme) muss mit zielgerichteten Maßnahmen entgegen gewirkt werden.

Mehr systematischere Unterstützung beim Veränderungsmanagement für die Optimierung der Digital Work Ansätze

Im zweiten Jahr der Pandemie und "Zwangsdigitalisierung" der internen Zusammenarbeit braucht es eine klare Professionalisierung beim organisatorischen Veränderungsmanagement. Die Einführung und Etablierung der digitalen Zusammenarbeit ist mehr als die technologischen Einführung von Microsoft Teams - auch ist Teams als technologisches Konzept nicht ausreichend für die Unterstützung und Förderung der digitalen Zusammenarbeit und der Veränderung der Arbeitsorganisation.

Verschiedene Aspekte müssen hierzu weitergehend diskutiert und stehen damit für uns als offene und zu klärenden Herausforderungen und Entwicklungsthemen auf der Agenda für 2022:

• Die digitale Arbeitsorganisation braucht mehr als eine Einführung einer Team-Kollaborationsunterstützung (MS Teams)
  • Der Digital Workplace sollte eine nahtlos integrierte & personalisierte Arbeitsunterstützung für die digitale Zusammenarbeit bieten, 
  • Employee Experience als Kernziel bei der Arbeitsunterstützung durch den Digital Workplace => das technologische Konzept die digitale Zusammenarbeit fördern und nicht behindern.
  • Employee Experience (positive Erfahrungen bei digitaler Zusammenarbeit) reduzieren Stress und fördern ein nachhaltiges Engagement => Ordnungsstrukturen (Vereinbarungen über das Wie & Governance) müssen optimieren und nicht behindern
  • Es braucht eine Exploration alternativer digitaler Kollaborationsansätze: VR-Räume, Conversational AI als Digital Workplace Assistenten
• Digital Workplace im hybriden Arbeitsplatz braucht nochmals einen neuen Ansatz (erhöhte Komplexität durch Unterschiede in Raum & Zeit)
  • Hybrid Work braucht eine „Holistic, Integrated, Hyperpersonalized Digital Employee Experience“
  • Informationsmanagement für asynchrone & synchrone Kollaboration
  • Hybrid Work braucht zusätzliche Enablement-Unterstützung
    • Verständigung über Führungskultur von lokalen & verteilten Teams
    • Offene Austauschkultur
    • Befähigung für Filtering & Sharing
    • Lösungskonzepte für den informellen Austausch
• Für die weitere Etablierung der neuen Formen der Zusammenarbeit braucht es ein systematischeres Vorgehen (Projektmanagement)
  • Fokus auf erweiterten Gleichklang von Techset, Skillset, Mindset + Orgset!
    • Techset: Tech-Konzept für Hybrid Work, Tech Governance für positive Experience
    • Skillset: Workplace Learning für Enablement, Notwendige Fähigkeiten/Kompetenzen für die digital verteilte Zusammenarbeit
    • Mindset: Team-Enablement, Engagement-Förderung, Führungs- und Kulturprinzipien für die digital verteilte Zusammenarbeit
    • Orgset: Schaffung von notwendigen organisatorischen Strukturen für die nachhaltige Veränderung und Kulturentwicklung
  • Daten-basierte Optimierung des Adoption & Change Management @ Scale
  • Agiles Projektmanagement im KVP-Ansatz

In einem nächsten Beitrag wollen wir diese Punkte weiter verdichten - auf die Leitfragen und Themen für unsere Veranstaltungen in 2022.