Frank Wolf zu Gast beim #iomtalk Digital Working @scale

Letzten Dienstag im #iomtalk hatten wir einen alten Weggefährten zu Gast, Frank Wolf. Mit Frank haben wir über die Mitarbeiter App Staffbase geplaudert und auch über seine Erkenntnisse aus der Veröffentlichung “Das Große Buch der Mitarbeiter-Apps” mit Vorstellung von über  55 Mitarbeiter-Apps von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen wie beispielsweise der Produktion, dem Einzelhandel oder dem Gesundheitswesen.

Wer ist Frank Wolf?

Frank ist einer der Gründer und Geschäftsführer von Staffbase, einer Mitarbeiterapp, die er 2014 gegründet hat. Wir kennen ihn allerdings schon länger, da war er noch für Social Business Projekte zuständig bei der T-Systems. Er war eigentlich schon immer im Bereich Digitale Kommunikation und Intranets unterwegs. Bei Staffbase arbeitet er vor allem an der Produkt- und Marketingstrategie. Er kennt den Markt,  die Zielgruppe und deren Prioritäten. Staffbase hat aktuell über 300  Mitarbeiter und agiert an 8 Standorten im In- und Ausland (Deutschland + Amsterdam, London + New York).

Geschichte der Mitarbeiter Apps

Mitarbeiter Apps sind zu Zeiten von Intranets entstanden, als diese noch nicht mobil waren, sie hießen auch „mobile Intranets“. Mit Hilfe der mobilen Apps konnten Informationen geteilt werden. Die Intranet-Technologie war nur für bestimmte Zielgruppen (jene am PC arbeitende, Interessierte) geeignet aber ganz viele waren auch außen vor. Es gab damals noch keine Lösung aber der Markt war offensichtlich da.

Der Irrweg des Social Intranets damals lag in den zwei Vorgehensweisen, lass uns alles in eine Plattform reintun, was uns so einfällt und in Kommunikation + Zusammenarbeit ergibt Interaktion. Die Plattformen waren super verwirrend für die Unternehmen und die Mitarbeitenden.  Interne Kommunikation war Nebenprodukt bei den alten Plattformen.

Frank stellte sich schnell die Frage: Was braucht es, um das Social Intranet in den Unternehmen erfolgreich zu machen? Eigentlich braucht es ein Spiegel Online für die Anwender. Das ist die App, die verlässlich und wichtig ist und alle für die Mitarbeitenden relevanten Informationen bündelt. Es geht auch um die unternehmensweite Verteilung von aktueller Kommunikation.Herausforderung ist, die Leute mobil zu  erreichen auf den privaten Geräten und dies  datenschutzkonform und in Abstimmung mit dem Betriebsrat zu tun.

Best Case für Frank: Unternehmens-Kunde setzt Microsoft 365 ein und nutzt Staffbase als Kommunikationsplattform für alle Mitarbeiter. Staffbase ist das bessere Add-on, weil es ein „non Desk Add-on“ für Microsoft ist. Die heutige Mitarbeiterapp ist immer interaktiv, ich kann kommentieren, teilen, etc. Sie stellt die Kommunikation in den Mittelpunkt und liefert die Infos, die die Mitarbeitenden interessieren: Urlaubsplan, Speiseplan, Social Wall zum Austausch, Suche/Biete etc. Damit gibt es einen Kanal, in den die Leute regelmäßig reingehen und sich dafür interessieren.  Er muss personalisiert sein, lokale Infos enthalten und das Editieren muss einfach gemacht werden. Intuitive Benutzung ist ein Muss.

Roll-out der Mitarbeiter App

Man braucht eine Strategie und auch eine Art von Einführung: Was ist drin in der Mitarbeiter-App, warum ist sie wichtig. Technisch ist die Mitarbeiter-App in einer Woche ausgerollt, aber bei 3-monatiger Planung ist es erfolgreicher. Es geht hauptsächlich um die involvierenden Content-Formate. Man kann sie für noch mehr Engagement interaktiver gestalten, zum Beispiel mit Gewinnspielen Spaß reinbringen. Plus echte Services wie Urlaubsplanung, Schichtpläne, je mehr davon umso einfacher wird es.

Herausforderung: Bei der Zielgruppe musst Du Interaktions-Formate vorgeben, mit vorgegebenen Themen. Je klarer und spezifischer und lokaler desto besser. Zu beachten gilt: Der Datenschutz ist kein großes Thema mehr aber die Betriebsratsdiskussion ist spannend. Wobei es eigentlich zu deren Agenda (Gleichberechtigung, keine pers. Daten erhoben, etc) hervorragend passt.

Drei wichtigsten Bausteine erfolgreicher Intranets sind laut Frank: Eine einfache Zugänglichkeit und Verfügbarkeit für alle Mitarbeitenden. Darüber hinaus Informationen und Services, die auf die Bedürfnisse verschiedener nutzender Personengruppen passen, möglichst automatisch ohne großes Eingreifen durch die NutzerInnen. Zuletzt ein praktischer digitaler Startpunkt und Eingangstür ins Unternehmen ohne alles selbst machen zu wollen.

Corona und Mitarbeiter Apps

Corona hat Trends beschleunigt unter anderem das Roll-out von MS Teams (siehe auch unseren Artikel "Mehr Employee Experience beim digital verteilten Arbeiten") Frank sagt dazu: Corona hat alle voneinander entkoppelt, dadurch wurde die Nutzung massiv in die Höhe getrieben, mind. verdoppelt.

• Kommunikation wurde gestärkt in Corona Zeiten (ist jetzt Kerngeschäftsrelevant) Wir brauchen die richtigen Tools. Intranet Studie zeigt, dass Technologieentscheidungen zuerst in der IT und dann in der Kommunikation getroffen werden. Die Projekte aber weitertreiben und weiterentwickeln im Unternehmen geschieht durch die Kommunikationsabteilung. Heute brauchts gute Tools, gute Kanäle, damit Komm Funktioniert
• Den Kollaborations-Bereich im Digitalen Arbeitsplatz hat Covid um vier Jahre nach vorne geschoben. Was passiert neben Teams? Irgendeine Art von Kommunikationsplattform braucht es, einen virtuellen digitalen Startpunkt, ein digitales zu Hause des Unternehmens, das für alle funktioniert, insbes. auch für alle ohne Office-Funktion. Die Digitale Identität!
• Staffbase Inhalte können in SharePoint oder Teams angezeigt werden und Microsoft 365 Inhalte, wie Teams Übersichten, Teams Feed, Dateien, Websites, Kalender und Tasks, können als Plugins in Staffbase eingebunden werden. Dazu kommt die Integration der Suche von M365 in Staffbase. Das Interesse ist aktuell bei Teams sehr groß, weil fast alle Unternehmen mehr oder weniger schnell in den letzten Monaten ausgerollt haben.

Wie geht’s weiter?

Große Herausforderungen liegen jetzt in der massenhafte Adoption mit ganz viel Wildwuchs. Jetzt kommt die Phase des Aufräumens, des Optimierens.  Für interne Kommunikation herrscht Aufbruchstimmung: Da werden über neue Formate, über Echtzeit-Kommunikation , Erreichbarkeit, Engagement-Kommunikation nachgedacht, auch hybride Sachen, Events on-offline, etc. Wie sieht es nach dem Sommer aus? Wie werden Leute arbeiten, wie viel Home-Office bleibt, was macht das mit der Unternehmenskultur und den Innovationsprozessen. Das sind Fragen die auch in der internen Kommunikation gehandelt werden müssen.

Der Fokus von Staffbase liegt auf den Bedürfnissen der internen Kommunikation von Mitarbeitenden. Die Kommunikation benötigt einen Ort, an dem Inhalte zentral oder verteilt einfach erstellt, verwaltet und gemessen werden können. Dafür benötigt man in Microsoft 365 mindestens 3 einzelne Applikationen, die diese Anforderungen nicht komplett abbilden, aber sich teilweise trotzdem überlappen. Frank sieht einen klaren Markt für eine Kommunikationsplattform, die gut mit M365 integriert

Wir danken Frank für das Gespräch.

Zu sehen gibt es das Interview mit Frank Wolf hier: