Fünf Tipps für das Change Management im Kontext der Hybrid Work Transformation - Fazit zum Digital Work FORUM

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Auch dieses Jahr fand im Februar wieder unsere Shift/Work Veranstaltung zur Etablierung digitaler Zusammenarbeitskonzepte statt. Aus dem Digital Workplace FORUM wurde dabei das Digital Work FORUM, weil es immer weniger um den Ort und die Technologie, dafür mehr um die Menschen und den Veränderungsprozess bei der digitalen Transformation der Arbeit geht.

Im Mittelpunkt der Veranstaltung standen dieses Jahr die Empfehlungen und Erfahrungen für die Optimierung der Change- und Transformationsanstrengungen auf dem Weg in den hybriden Arbeitsalltag. Im Rückblick auf die vielfältigen Diskussionen entlang von Projekteinblicken zu Danfoss, ElectronicPartner, HDI Group, Hornbach, AWO und Agravis konnten wir dabei fünf Empfehlungen für die Optimierung der Anstrengungen herausarbeiten.

Nur systematisch angegangene Veränderungen können erfolgreich sein

Den Start in die Veranstaltung machte am 08.02. diesmal Martin Risgaard Rasmussen, Change Management Lead bei Danfoss. Als Prosci Certified Advanced Instructor hat er umfangreiche Expertise zum Veränderungsmanagement betont in seinem Vortrag die Bedeutung eines systematischen Vorgehens beim Veränderungsmanagement. (Siehe auch unser Interview mit ihm im Vorfeld zur Veranstaltung.)

Mit seiner Prosci-Ausbildung empfahl er natürlich die ADKAR-Methode als Vorgehensmodell, stellte aber auch fest, dass es auch andere Ansätze sein können. Wichtiger sei für ihn die Verfolgung eines systematischen Ansatzes bei der Etablierung und Nachverfolgung von angestrebten Veränderungen.

Bei Danfoss konnte er den Schritt vom zufälligen zum planbaren Veränderungserfolg mit der Prosci Methodik erwirken. Das Veränderungsmanagement bekam einen festen Platz im Projektablauf und die Bedeutsamkeit wurde unternehmensweit gestärkt. 

Folgende Ergebnisse konnte er durch den Ansatz für die Transformationsanstrengungen erwirken:

FromTo
Change Management acknowledged in (some) projects and programsChange Management prioritised across the organization „internally“ and „externally“
„Doing beats planning“ mindsetIntentional preparation and execution
Project communicationProject and change communication
Change Agents as proxiesChange Agents as enablers

Technical focus: Projects moving from hypercare to „who cares“

Value focus: Continued focus on adoption, usage and satisfaction – also post „go live“

Tabelle: Entnommen aus der Präsentation von Martin Risgaard Rassmussen beim Digital Work FORUM

Der Change zur digitalen Arbeitsorganisation hat kein Ende

Als zweiten Referenten konnten wir beim Digital Work FORUM Michael Brixner Bordón begrüßen. Er ist Business Analyst und Teil des Projektteams zu „New Work“ bei ElectronicPartner Handel SE. Das Handelsunternehmen ist wie andere Unternehmen mit der Pandemie auf den Zug der Remote-Zusammenarbeit aufgesprungen und hat dort schnell erfahren, welche Vorteile das "neue Arbeiten" für das Unternehmen ermöglicht, aber auch, dass die Veränderungsanforderungen für das Thema dauerhaft sind.

Mit 2023 hat das Unternehmen ein umfangreiches „New Work“ Programm gestartet, bei dem mobiles Arbeiten fest in der Betriebsvereinbarung etabliert, die Bürofläche auf flexible Arbeitsplätze und Begegnungsstätten umgerüstet und die gesamte Zusammenarbeit und interne Kommunikation auf digitale Plattformen und Kanäle umgestellt wurde.

Aber auch mit diesem durchaus schon herausstechenden Meilenstein ist es für Michael Brixner Bordón klar, dass die Veränderungsreise noch lange nicht abgeschlossen ist. Mit einem Playbook, umfangreichen Videopodcasts und einer Wissens- und Lernlandkarte mit den wichtigsten Tipps und Tools für die tägliche hybride Arbeit versucht man, eine bestmögliche Unterstützung bereitzustellen. Aber er sieht auch, dass sowohl die technologischen Entwicklungen wie auch Veränderungen der Mitarbeitererwartungen und -erfahrungen immer wieder zu neuen Veränderungsanforderungen führen, was das Change Management zu einem dauerhaften Prozess mache.

Das Veränderungsmanagement braucht eine stetige Begleitung

Dass Change ein dauerhafter Prozess sei, bestätigten auch die weiteren Expertinnen und Experten in ihren Vorträgen beim Digital Work FORUM. Die Change-Profis Melanie Kadzban und Peter Leßmann von der HDI Group unterstrichen aus diesem Grund auch die Wichtigkeit einer nachhaltigen Change-Steuerung und -Begleitung.

Da das Veränderungsergebnis nicht zu einem Zeitpunkt garantiert sei und Maßnahmen dosiert bei den Menschen und der Organisation eingeführt werden müssten, brauche es ein aktiv gesteuertes Erwartungs- und Maßnahmenmanagement rund um die Veränderungsprozesse.

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Quelle: Abbildung von Melanie Kadzban / Peter Leßmann (HDI Group) aus dem Vortrag zum Digital Work FORUM 2023

Change-Prozesse haben ihre eigene Dynamik

Nicht zu vergessen ist auch, dass die Veränderungsprozesse des Weiteren nicht in einem statischen Umfeld ablaufen.So kommen die Cloud-Plattformen mit ihrem Evergreen-Ansatz mit immer neuen Veränderungen um die Ecke, Markt- und Unternehmensgegebenheiten verändern sich heute schneller, Widerstände und Verstärkungseffekte entstehen, so dass verstanden werden muss, dass Veränderungen immer auch eine ganz eigene Dynamik haben.

In ihrem Beitrag betonte daher Sophie Schneiderhöhn, Digital Work Consultant bei netmedia, die Wechselbeziehung von „Mensch, Technologie und Organisation“. Ein gutes Onboarding zu einer intuitiven Nutzung einer Kollaborationstechnologie macht Spaß und motiviert für mehr. Ein neu vorgesetztes System ohne Verständnis für das „What is in for me?“ demotiviert.  Die Pandemie hat Veränderungen für viele Menschen notwendig gemacht, nach der Pandemie müssen die Veränderungen nun in einen sinnhaften Kontext gebracht werden.

Dabei gilt es, das Veränderungsmanagement strategisch differenziert anzugehen. Die Menschen in einer Organisation sind auf unterschiedlichen Geschwindigkeiten und in unterschiedlichen Stadien in dem Veränderungsprozess unterwegs. Um auf diese Unterschiedlichkeiten adäquat eingehen zu können, wurde in der Veranstaltung immer wieder auf die Bedeutsamkeit eines Multiplikatoren- und Unterstützer-Netzwerkes hingewiesen und die Etablierung eines solchen empfohlen. Das Multiplikatoren-Netzwerk bietet die Möglichkeit, die Mitarbeitenden in großer Zahl zu befähigen (enablen) und den Change damit in der Fläche der Organisation zu verbreiten.

Der Veränderungsfortschritt muss stetig überprüft und angepasst werden

Zu guter Letzt gilt es für ein systematisches Veränderungsmanagement den Fortschritt der Veränderungen ständig zu verfolgen, zu überprüfen und einen Überblick über den Status-Quo und den Erfolg von Maßnahmen zu haben.

Hier braucht es ein agiles Vorgehen – dies betonten beim Digital Work FORUM alle Beitragenden. Katharina Schenk von Hornbach brachte ihre Erfahrungen im Vorgehen auf vier einfache Punkte:

  • Nutzerzentrierung: Der Mensch muss immer im Mittelpunkt aller Veränderungsansätze stehen.
  • Interation: „Machen ist wie Denken, nur krasser!“ hieß ihr Vortrag und bedeutet, dass „Machen“ heißt: Loslegen mit einer Annahme, Ausprobieren (bzw. Testen) einer Annahme und immer wieder nach der Verbesserung des Vorgehens suchen.
  • Reflexion: Das Suchen nach Verbesserungen braucht eine Reflexion. Testen bedeutet, Daten und Informationen über die Maßnahmen und das Vorgehen zu sammeln, und diese Erkenntnisse dann auszuwerten und sie zu reflektieren. Dabei ist es zunächst einmal egal, ob das quantitativ oder qualitativ erfolgt – wichtig ist, dass die Reflexion des Probierten überhaupt stattfindet.
  • Adaption: Was nicht funktioniert, sollte auch nicht weiter probiert werden. Bei Hornbach ist aus dem „Machen“ und „Ausprobieren“ ein mit Mitarbeitenden gemeinsam entwickeltes Konzept für einen innovativen „Workspace“ (räumliche Gestaltung einer Kollaborations- und Begegnungsstätte) entstanden, der nun in der Fläche der Organisation von den Mitarbeitenden selbst ausgestaltet werden kann – ganz nach dem Hornbach Motto „Mach‘ es zu Deinem Projekt“.

Festzuhalten ist, dass für den Erfolg der Transformationsvorhaben ein iterativer Ansatz der ständigen Reflexion und Optimierung der Maßnahmen unabdingbar ist und dass hier viele Projektansätze sich noch verbessern müssen.


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