Intranet goes mobile

Gastbeitrag von Gabriele Maas, comundus GmbH

Während früher ein Intranet als internes Informationsmedium eingesetzt wurde und dem reinen Veröffentlichen von Informationen und Dokumenten diente, ermöglichen heutige Mitarbeiterportale eine Integration verschiedenster Anwendungen, Workflows und Enterprise Collaboration Funktionen. Ein Mitarbeiterportal bietet einen digitalen Arbeitsplatz, der sich ständig wandelt. Gearbeitet wird mittlerweile von zu Hause, auf Geschäftsreise und vor Ort beim Kunden. Dazu werden mobile Endgeräte immer mehr zum Standard in Unternehmen. Mitarbeiter setzen vermehrt ihre Smartphones und Tablets ein, um ihre Aufgaben zeitnah und erfolgreich zu erfüllen.

Die Prognosen des Branchenanalysten Gartner Inc. sind daher nicht überraschend: "Bis 2014 werden 90 Prozent der Unternehmen ihre Anwendungen auf privaten mobilen Endgeräten ihrer Mitarbeiter unterstützen. Die zunehmende Verbreitung von mobilen Endgeräten bei den Mitarbeitern zwingt die Unternehmen zum Umdenken. Dabei ist »Mobile« längst viel mehr als der Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte."

Das bedeutet für ein Intranet/Mitarbeiterportal, dass Content, Prozesse und Applikationen, die am Desktop im Unternehmen genutzt werden, auch unterwegs verfügbar sein müssen.

Der erste Schritt auf dem Weg zum mobilen Intranet ist die Schaffung der technischen Voraussetzung. Wenn unternehmensrelevante Daten und Informationen interne Netze verlassen, läuten in vielen Unternehmen die Alarmglocken. Beim Einsatz von mobilen Endgeräten ist zu diskutieren und zu entscheiden, wie sicher sind die Informationskanäle oder wie können sie sicher gestaltet werden. Zwei der größten Barrieren gegen die Einführung des mobilen Intranets sind die Angst vor unzureichender Sicherheit und die Kosten.


Nicht alle Mitarbeiter rufen "Hurra ich bin mobil"

Mitarbeiter eines Unternehmens kommen in der Regel aus allen Altersgruppen, d. h. neben Digital Natives sitzen Silver – Surfer, die mit unterschiedlicher Begeisterung ihre Smartphones und Tablets nutzen. Hier ist die Akzeptanz eines mobilen Intranets zu prüfen. Werden die bereitgestellten Informationen auf einem kleinen Display nicht noch weniger gelesen als am normalen Computerbildschirm? Oder wird hier nur viel Aufwand für eine kleine Nutzergruppe betrieben?

Ein mobiles Intranet muss auf alle Nutzer im Unternehmen zugeschnitten sein. Fakt ist jedoch, dass Smartphones und Tablets – dies lehrt die rasante Entwicklung – zum primären Zugangskanal der Unternehmen zu ihren Mitarbeitern werden.


Responsive Webdesign

Responsive Webdesign ist ein noch recht junges Entwicklungs- und Designkonzept, bei dem Websites so angelegt werden, dass sie sich beim Laden an das jeweils anfragende Gerät anpassen und im Idealfall optimal dargestellt werden. Technisch gesehen wird dabei die gleiche Website ausgeliefert, jedoch werden, je nach zur Verfügung stehender Bildschirmgröße, vorher definierte Elemente (z. B. Textabsätze, Navigationselemente, Bilder) anders angeordnet oder verkleinert dargestellt.


Sind Portalsysteme für Ihr mobiles Intranet geeignet?

Wer ein Intranet bzw. Mitarbeiterportal realisieren möchte, begibt sich auf die Suche nach einem geeigneten System. Da lohnt es sich, einen Blick auf eine aktuelle Studie von Gartner zu werfen. Gartner empfiehlt Unternehmen, Open Source Portale als ernsthafte Alternative zu proprietären Produkten in Betracht zu ziehen. Die Analysten haben zu diesem Thema ein Research Paper veröffentlicht.

Fünf Anbieter von Portal-Software beherrschen den Markt bei Mitarbeiterportalen: Microsoft Sharepoint, IBM, Oracle, SAP und Liferay. Open Source Portale halten Schritt im Umfeld der proprietären Systeme. Liferay Portal, ist ein Open Source System bietet auch wie die proprietären Portale die Voraussetzungen für das mobile Intranet. Es erlaubt Multi Channel Publishing für Desktops sowie mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets.

In der Regel können für verschiedene Ausgabegeräte unterschiedliche Websites angelegt werden oder es wird bei der "All-in-One"-Website ein sog. "responsive Layout" eingesetzt, durch welches sich der Aufbau der Seite automatisch an die Darstellungsmöglichkeiten des Endgerätes anpasst. Der Idee „Intranet goes mobile“ steht dann nichts mehr im Wege.