Mit dem Digital Workplace Routinetätigkeiten einfach digitalisieren

Wir sind gerade in der Nachbereitung zum IOM SUMMIT. Nachdem die Videos mittlerweile in unserer Mediathek gelandet sind, wollen wir an dieser Stelle die Inhalte verschiedener Vorträge zur weiteren Diskussion stellen. Während wir im Rahmen der Veranstaltung immer wieder über das notwendige Umdenken und den Wandel der Einstellungen und Arbeitsweisen auf allen Ebenen gesprochen haben, müssen wir auch den Konzeptrahmen des digitalen Arbeitsplatz weiter "überdenken" bzw. erweitern. Am Nachmittag des dritten Konferenztages haben wir diesbezüglich verschiedene Beiträge gehört, die bei der Diskussion zum Konzeptrahmen des Digital Workplace den "Scope" deutlich erweitert haben und auch die Digitalisierung von einfach strukturierten Geschäftsprozessen als Gegenstand der Digital Workplace Plattformen gesehen haben. So brachte hierzu der Vortrag von Alexander Glück von Adlon einige spannende Erkenntnisse hervor.

Die Digitalisierung von Prozessen bedeutet nicht immer das ganz große Rad drehen

Auf dem Weg der digitalen Transformation im Unternehmen geht es immer wieder darum, Ideen für die sinnvolle Digitalisierung von Prozessen zu entwickeln. Digitale Prozesse sollen zunächst einmal die tägliche Arbeit erleichtern. Hierzu braucht es in der Regel nicht die große Speziallösung, vielmehr bieten Plattformen wie MS Office 365 Ökosysteme mit Werkzeugen wie z.B. der Power Plattform, die vielfach als Teil des Gesamtpakets schon verfügbar sind. Durch Corona waren die meisten Firmen gezwungen, sich sehr schnell mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen. Dabei wurden viele Dinge angestossen und umgesetzt, die jetzt als Basis für neue Chancen dienen. Bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen geht es darum, die bestehenden Vorgänge sinnhaft zu digitalisieren.  Häufig aber werden bestehende Prozesse nur 1:1 digitalisiert, ohne den Prozess anzupassen, daraus entsteht oft Frust bei den Mitarbeitern. Ökosysteme wie das von Microsoft bieten hier ein großes Potential. Denn mit der Nutzerakzeptanz für die kollaborative Umgebung bietet sich Chancen in diesem Kontext auch Prozesse, die allen Mitarbeiter helfen, zu digitalisieren. Microsoft 365 beinhaltet hierzu zahlreiche Apps für pragmatische Ansätze. youtu.be Im Vortrag erläuterte Alexander Glück zwei Beispiele aus der HR-Abteilung, in der es  viele Prozesse gibt, die oft nicht aufeinander  abgestimmt sind. Meistens werden Daten in verschiedenen Tools erfasst und bearbeitet. Dadurch verlieren die Mitarbeiter den Überblick, bzw hat jeder Verantwortliche unterschiedliche Quellen. Digitale Personalakte So lassen sich mit dem Werkzeug "Power Apps" dokumentenzentrische Prozesse wie z.B. die digitale Personalakte sinnvoll digitalisieren und automatisieren. Alexander Glück zeigte ein Beispiel, über das die Bewerbung erfasst und auf Knopfdruck verteilt wurde. So konnte beispielsweise die Einladung des Bewerbers zum Vorstellungsgespräch automatisch per Knopfdruck verschickt werden. Auch die Absage passiert mit Vorlage auf einen Klick. Die Mitarbeiter haben so jederzeit die Möglichkeit, die Dokumente (in Word) zu bearbeiten und zu ändern. Während des Vorstellungsgesprächs kann die Digitale Akte als Unterlage genutzt, ergänzt und bearbeitet werden. Wenn der Bewerber passt, kann der Arbeitsvertrag ausgedruckt werden. Weiterhin ist es möglich, zum Beispiel während der Probezeit mögliche Erinnerungen an Termine/Beurteilungen oder Gespräche mit dem Bewerber zu schicken. Viele einzelne Schritte können also zusammengefasst und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Onboarding Prozess In einem zweiten Beispiel erläuterte Alexander Glück die Abbildung eines Onboarding Prozesses, der die Digitale Personalakte andockt. Der neue Mitarbeiter braucht Arbeitsmittel zum Start, braucht aus verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Infos und Werkzeuge. Wenn keine Speziallösung besteht, wird dieser Prozess in vielen Unternehmen heute noch in Excel-Dateien als Checkliste abgearbeitet oder per Email koordiniert. Mit den Formular-basierten Werkzeugen der Cloud Office-Lösungen wie Office 365 kann die Daten nun über Formulare erfasst und die Daten des neuen Mitarbeiters in strukturierter Form gespeichert werden. Hieran können automatisierte Tasks für die beteiligten Kollegen angelegt werden. Im Microsoft-Kontext ist dieser Anwendungsfall z.B. mit Hilfe von Microsoft Forms realisierbar und dies kann dann automatisch mit Microft Planner verknüpft werden. Das Onboarding ist damit sehr viel einfacher für alle Beteiligten und der Vorgesetzte hat auch immer den Überblick, wo der Prozess und der neue Kollege gerade steht.

Work like a digital leader - mit der Kombination von Ökosystem-Werkzeugen die Digitalisierung beschleunigen

Das Vorgehen (mit Hilfe von Adlon) ist folgendes:

• Vision für das Team, Vision des neuen Prozess muss entwickelt werden
• Im Innovation Discovery Workshop wird geprüft, welche Möglichkeiten der Digitalisierung es gibt
• Analyse des bestehenden und Design des neuen Prozess
• Umsetzung des neuen digitalen Prozess
• Test & Roll-out des neuen Prozess

Wie können Sie die Digitalisierungsoffensive in Ihrem Unternehmen weiter forcieren? Im Webinar „Work like a digital leader! So arbeiten virtuelle Teams“ am kommenden Freitag, den 16. Oktober gibt es vertiefte Einblicke in unterschiedliche Fachabteilungen und ihre Digitalisierungsansätze mit Microsoft 365. Hier gehts zur kostenlosen Anmeldung: attendee.gotowebinar.com