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Verbessert kontinuierlich die Workplace Experience & unterstützt proaktiv die Adoption! - Zusammenfassung zum Digital Workplace Forum 2022

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Vergangene Woche fand das Digital Workplace FORUM mit mehr als 250 Teilnehmern und spannenden Vorträgen und Diskussionen von Oscar Berg, Ana Neves, Jaap Linssen, Nina Sonne Nikolaisen, Phi Tân Cao, Felix Gronau, Valesca Jürgens, Walter Essert, Benjamin Stierle, Meike Holle und Torsten Fell statt. Im Mittelpunkt der Diskussionen stand die Ausgestaltung und Optimierung einer besseren Digital Workplace Experience.

Zentrales Fazit der Diskussionen war, dass die Organisation einen stärkeren Fokus auf die kontinuierliche und erkenntnis-gestützte Verbesserung der Digital Workplace Experience legen müssen. Denn durch eine bessere Workplace Experience ergibt sich einen höhere Zufriedenheit und Teilhabe der Mitarbeitenden, was zur weiteren Verstärkung des Veränderungsprozesses führt.

Status-Quo zum Fortschritt auf der Reise zur "Digital Work Unterstützung" ist sehr unterschiedlich

Im Vorfeld der Veranstaltung haben wir eine kurze Umfrage unter den Teilnehmenden gestartet, um zu erfahren, mit welchen Fragestellungen und Verständnissen sie an der Veranstaltung teilnehmen. Unter den Veranstaltungsteilnehmenden zeichnete sich dabei ein sehr differenziertes Bild über den Status-Quo ihrer Projektreisen ab. Es zeigte sich, dass sich immer noch bzw. weiterhin viele Unternehmen auch mit der Technologiebereitstellung beim Thema "Digital Work" beschäftigen.

Auch 1,5 Jahre nach Beginn der Pandemie ist die technologische Baustelle trotz massenhaften MS Teams Rollout-Initiativen nicht abgeschlossen - bzw. weiter im Gange. Letztlich zeigten die Diskussionen der Veranstaltung, dass die technologische Bereitstellung mit dem Evergreen-Ansatz der heutigen Cloud-Lösungen (sprich der ständigen Weiterentwicklung) auch nie abgeschlossen werden sein kann. Gleichsam ist auch die "Digital Work(Place) Adoption" ein wichtiges Projektthemen, an dem viele Unternehmen aktuell arbeiten.

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Vor diesem Hintergrund waren es vor allem die Projektempfehlungen zur weiteren Optimierung der Workplace Experience wie auch die Erfahrungen und Empfehlungen für die Digital Work(Place) Adoption, die im Brennpunkt der Diskussionen der Veranstaltung standen.

Mehr Data-Driveness & proaktive Begleitung für eine bessere Workplace Experience & Adoption

Das Digital Workplace FORUM bot eine Reihe von Impuls-, Projekt- und Expertenbeiträgen, die einige spannende Ratschläge für die weitere Projektentwicklung zur Diskussion stellten. 

Das Credo der Vorträge war dabei, dass die Workplace Experience ein wichtiger Hebel für den Veränderungserfolg darstellt. Die Experience ist dabei ein dynamisches Konstrukt und steht in einer Wechselbeziehung mit der Nutzung und gelebten Erfahrung. Mit einer positiv erlebten Erfahrung steigt auch die Erwartung an die zukünftige Experience. Gleichsam verstärkt die positive Experience die Adoption - und nicht zufriedenstellende Experiences bremsen die Adoption aus.

Im Rahmen der Konferenz wurden diesbezüglich entlang der Vorträge drei Empfehlungen deutlich:

Need for Data-Driven Learning Process, Digital Literacy & Continuous Experience Improvements

Die Impulsvorträge durch Oscar Berg, Ana Neves & Jaap Linssen und Nina Sonne Nikolaisen unterstrichen einmal mehr, die Besonderheit der Projektentwicklung im Themenfeld "Digital Work". 

  • Data Driven Learning Process – für Befähigung & Projektmanagement
    So stellte Oscar Berg heraus, dass wir derzeit mit dem "Hybrid Work"-Ansatz erst in einer Übergangsphase sind - hin zur "Digital First Work", bei der jeder Mitarbeitende und jedes Team seine Zusammenarbeit je nach situativen Gegebenheiten selbstentscheidend wählen kann. Die digitale Arbeitsunterstützung und die damit ermöglichte Workplace Experience ist der Hebel für die Transformation. Die Projektentwicklung muss dabei immer entlang der Bedürfnisse der Teams erfolgen und eine "Shared Vision" unterstützen. Letztlich gibt es keine Blaupause für den Veränderungsprozess. Die Veränderung muss Schritt für Schritt daten- und erkenntnisorientiert vorangebracht werden.
  • Digital Literacy is Key
    Ana Neves & Jaap Linssen berichteten von den Ergebnissen ihres Social Collaboration Maturity Benchmark Reports. Das größte Problem sehen sie in der Diskrepanz zwischen dem Mindset und der Befähigung der Manager und den Teams. Allzuoft sind die Führungskräfte noch nicht vollends überzeugt, von der selbstbestimmten, digitalen Zusammenarbeit und bremsen die Teams und Individuen durch falsche Kontrollstrukturen aus. Die Befähigung für ein "digitales Mindset" auf allen Ebenen sehen sie als Schlüssel für den Projekterfolg.
  • Continous Experience Improvements
    Nina Sonne Nikolaisen ist Digital Workplace Projektverantwortliche bei COWI - einem international tätigen Ingenieurs- und Planungsunternehmen. Die bestmögliche Unterstützung der Wissensarbeit ihrer Kollegen ist ihr Ziel. Sie sieht aber auch, dass mit der Umsetzungs- & Veränderungserfahrung auch immer wieder die Erwartungen an die digitale Arbeitsplatzunterstützung steigen. Dies erfordert eine ständige Verbesserung der digitalen Zusammenarbeitsunterstützung.

Dynamische Entwicklung der Arbeitsplatzveränderung braucht proaktive & dauerhafte Begleitung & Befähigung

In den Projektberichten von Valesca Jürgens (DB Schenker) und Meike Holle (Agravis) wurde deutlich, dass die Workplace Experience und Work(Place) Adoption in einer starken Wechselbeziehung stehen. Die ständig steigenden Erwartungen wie auch das dynamische Veränderungsgeschehen erfordern eine kontinuierliche Aussteuerung der Veränderungsbegleitung und Befähigung:

  • Learnings von DB Schenker: Workplace Adoption hat kein Ende
    • Berücksichtigte Veränderungsdynamik bei Toolset, Mindset & Skillset
    • Evergreen-Ansatz, Veränderungskultur, Champions Community, aktive Kompetenzentwicklung
    • Hybrides Arbeiten erweitert die Anforderungen
  • Learnings von Agravis: Akzeptanz nur mit Mitarbeiterperspektive
    • Hybrid als New Normal anerkennen und hybrid vollends unterstützen – mit Arbeitsplatz- & Meeting-Raum-Gestaltung, Informationstransparenz
    • Einfache & übergreifend identische User-Experience mit klar vermittelten Mehrwerten schafft Akzeptanz

Workplace Experience ist Verstärker oder Bremser für den Wandel

Die verschiedenen ergänzenden Expertenbeiträge unterstrichen zudem die besondere Bedeutung der Workplace Experience als Verstärker im positiven Fall und als Bremser im negativen Fall für das Veränderngsgeschehen:

  • Phi Tân Cao: Fokus auf Employee Experience unterstützt den unternehmensweiten Wandel
    • Workplace Experience ist ein wichtiger Hebel für die Gesamtzufriedenheit
  • Felix Gronau: Workplace Experience muss ein integrierte Erlebnis sein
    • Wenn MS Teams wichtig – dann MS Teams zum zentralen Hub machen!
  • Benjamin Stierle: Technologie-gestützte Governance für mehr Workplace Experience & weniger Plattformmanagement-Komplexität
    • Vermeidung von Wildwuchs in MS Teams vom Start weg
  • Walter Essert: Zentralisiertes Device Management für weniger Stress mit der Arbeitsplatzumgebung
    • Vermeidung von negativ Erfahrungen im Zugang zur Arbeitsplatzumgebung
  • Torsten Fell: Defizite der Remote Work Experience durch immersive Technologien überwinden
    • Stärkung von Nähe & Verbundenheit; Ermöglichung neuer Lernformate

Jetzt Zugang zu allen Mitschnitten, Downloads & der Veranstaltungsdokumentation bekommen

Die gesamte Veranstaltung ist in Form von Mitschnitten der Einzelvorträge (inkl. der Vortragsunterlagen) in der Mediathek verfügbar. Gleichsam bietet die Mediathek auch die Einführung und Zusammenfassung meines Kollegen Björn Negelmanns sowie einem PDF-Download der Muralboard-Dokumentation der Veranstaltung.

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