5 Führungskompetenzen für eine Digital Workplace Adoption

Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu bewogen, ja gezwungen, neue digitale Technologien einzusetzen. Damit wurden Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse auf eine neue Basis gestellt. Paradebeispiel ist das Tool für Kollaboration, Microsoft Teams, für eine produktivere und effizientere Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen. Mittlerweile (Stand zweites Quartal des Geschäftsjahres 2022) arbeiten mehr als 270 Millionen NutzerInnen im Monat aktiv damit.

Heute (Sommer 2022) geht es nicht mehr um die Frage nach den richtigen digitalen Technologien, sondern darum, wie Unternehmen von diesen Technologien profitieren können. Hier sind die Führungskräfte gefragt, die digitale Strategien entwerfen und vorantreiben sollen. Neben harten Zahlen, mit denen beispielsweise der durch die digitale Transformation erwartete ROI gemessen werden kann, geht es vor allem um eine Frage: Wie können die MitarbeiterInnen im Sinne einer Digital Workplace Adoption an Bord geholt werden?

Denn um das Potenzial der neuen Technologien ausschöpfen zu können, müssen die MitarbeiterInnen davon auch überzeugt sein und diese gerne nutzen. Oft tun sie sich damit aber schwer, hinterfragen den Sinn und Zweck oder machen gleich komplett dicht. Dies liegt häufig daran, dass Führungskräfte ihre Rolle bei einer Digital Workplace Adoption nicht ausreichend ausfüllen. Vor allem dann, wenn die Organisationskultur noch streng hierarchisch aufgebaut ist und ihnen deshalb das entsprechende Mindset fehlt.

Digital Workplace Adoption fängt bei den MitarbeiterInnen an 

Bei Change-Management-Vorhaben wie der Digital Workplace Adoption orientiert sich der Veränderungsprozess an den MitarbeiterInnen im Unternehmen. Nehmen wir als Beispiel die Einführung von Microsoft 365. Gerade wenn es um cloudbasierte Dienste geht, sind viele AnwenderInnen skeptisch. Neue Arbeitsweisen, wie etwa Dokumente und Informationen mit KollegInnen zu teilen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und jederzeit darauf zugreifen zu können, ist neu und damit ungewohnt. Lieb gewonnene Arbeitsweisen müssen über Bord geworfen werden.   

Bei einem Change-Projekt wie der Einführung neuer digitaler Technologien und der Etablierung eines Digital Workplace geht es hauptsächlich um kulturelle Veränderungen, wie etwa Kollaboration. Damit müssen die AnwenderInnen erst einmal klarkommen. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin sind in ihrer ganz eigenen Art und Weise davon betroffen. Heißt: Je nach Persönlichkeit gehen MitarbeiterInnen anders mit Veränderungen um. Wenn Führungskräfte das nicht berücksichtigen, ist es um den verheißungsvollen Digital Workplace schlecht bestellt.    

Diese Kompetenzen brauchen Führungskräfte für die Digital Workplace Adoption 

Führungskräfte sind das Zünglein an der Waage, wenn es um Veränderungen im Unternehmen und um die Einführung digitaler Technologien geht. Als Consultant für Microsoft 365 bei adesso SE weiß das Michèle Rentzelas nur zu gut. Im #iomtalk haben wir mit ihr zu wirksamen Konzepten einer Digital Workplace Adoption gesprochen.   

Ob Maßnahmen zur Digitalisierung und digitalen Transformation erfolgreich umgesetzt werden können, wird von Führungskräften und deren Einfluss auf die MitarbeiterInnen stark gesteuert. Führungskräfte übernehmen hierbei die Rolle von Unterstützern: Sie müssen die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit der Veränderungsprozesse glaubwürdig vertreten und die MitarbeiterInnen überzeugen, sich aktiv am digitalen Transformationsprozess zu beteiligen.  

Um diese Rolle bestmöglich ausfüllen zu können, brauchen Führungskräfte ein Set an Kompetenzen, das klassische Ansätze von Führung erweitert. Darum geht es dabei:  

• MitarbeiterInnen frühzeitig in den Veränderungsprozess einbeziehen.
• MitarbeiterInnen durch Aufzeigen einer gemeinsamen Vision motivieren, die Transformation voranzutreiben. 
• Auf individuelle Stärken, Schwächen und Ängste eingehen.    

Liest man die einschlägige Fachliteratur zur Rolle und zu Aufgaben von Führungskräften im digitalen Transformationsprozess, so rücken soziale Kompetenzen wie diese immer mehr in den Vordergrund. Die folgenden fünf stechen dabei besonders heraus.  

Empathie, Offenheit und Authentizität 

Mit diesen Kompetenzen ist es möglich, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der MitarbeiterInnen einzugehen, frühzeitig Widerstände zu erkennen und Vertrauen zu gewinnen. Schließlich hängt der Erfolg der Einführung digitaler Technologien entscheidend von ihren AnwenderInnen ab. Diese müssen verstehen, warum die Veränderung wichtig ist und wie sich das Unternehmen infolgedessen entwickeln wird. 

Klare und ehrliche Kommunikation 

Jeder Veränderungsprozess ist nur so gut, wie die ihn begleitende Kommunikation. Wichtig ist deshalb eine stringente Kommunikation des Wandels, die stetig, überzeugend und konsistent ist. Durch glaubwürdige, nutzenorientierte und zielgruppengerechte Inhalte werden neue Regeln oder Prozesse schneller und konsequenter gelebt. Fragen, die dabei beantwortet werden sollten, sind zum Beispiel: 

• Warum sollte ich als AnwenderIn die Technologie nutzen beziehungsweise wie unterstützt sie meine Arbeit? 
• Wie kann der Einsatz der neuen Technologie auch das komplette Unternehmen weiterbringen? 
• Wie kann ich selbst von dieser neuen Arbeitsweise profitieren? 

Selbstwahrnehmung und Selbstreflexion 

Über welche Kompetenzen beim digitalen Wandel verfüge ich selbst? Was tue ich und warum tue ich es? Eine realistische Einschätzung dieser Fragen im Sinne einer gesunden Selbstwahrnehmung ist für Führungskräfte essenziell.  

Auch eine Selbstreflexion beziehungsweise die Kompetenz, sich auch selbstkritisch hinterfragen zu können, gehört zum Kompetenz-Set moderner Führungskräfte. Gelingt das, können Führungskräfte angemessen auf neue Situationen reagieren.  

Kompetenz zur Interaktion 

Dabei geht es um die Förderung des kollegialen Austauschs. Für digitale Transformationsprojekte heißt das: Einen oder mehrere Verbündete auf Seiten der MitarbeiterInnen auszuwählen, die Informationen zu Stimmung und Akzeptanz der Belegschaft im Veränderungsprojekt mitteilen.  

Agile Denkhaltung 

Eine agile Denkhaltung bedeutet ein ausgereiftes Wissen über Menschen, ihre verschiedenen Persönlichkeiten und ihre unterschiedliche Wahrnehmung von Situationen. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin sind in ihrer Persönlichkeit einzigartig, verfügen über individuelle Stärken, Schwächen und Ängste. Diese gilt es zu erkennen, anzunehmen und zu lernen, damit konstruktiv umzugehen.  

Kontrolle abgeben  

Kompetenzen im Coaching und dessen positive Wirkungen können Führungskräfte nutzen, um die Kompetenzen der MitarbeiterInnen weiterzuentwickeln und deren intrinsische Motivation zu fördern. In diesem Zusammenhang dürfen sich Führungskräfte auch als Ermöglicher statt als Bestimmer sehen. Voraussetzung für diese Kompetenzen ist das zeitweise Abgeben von Kontrolle. 

Digital Workplace Adoption verlangt ein passendes Mind- und Skillset

Führungskräfte müssen bei digitalen Transformationsprozessen, wie etwa der Etablierung eines Digital Workplace, über das passende Mind- und Skillset verfügen. Dieses beinhaltet verstärkt soziale Kompetenzen und weniger Fach- und Methodenkompetenz, die mehr in den Hintergrund rückt.  

Ganz oben auf der Agenda und unmittelbare Voraussetzung für das Gelingen der Veränderung ist die Aufgabe des Top-Down-Managements, bei dem Vorgaben einseitig von oben erfolgen und in einer Hierarchie-Kaskade nach unten weitergegeben werden.