Was einen Digital Workplace ausmacht

In Folge der Corona-Pandemie ist es zu einer stärkeren Nutzung von Homeoffice gekommen. Eine Studie des ifo Instituts München aus dem Jahr 2020 mit dem Titel “Homeoffice vor und nach Corona: Auswirkungen und Geschlechterbetroffenheit” unter 1.188 GeschäftsführerInnen, ManagerInnen und Personalverantwortlichen deutscher Unternehmen ergab: Während es vor der Krise in 51 Prozent der Unternehmen Beschäftigte gab, die regelmäßig im Homeoffice arbeiteten, waren es 2020 schon 76 Prozent. Man kann also mit Fug und Recht von einem gewissen Corona-Effekt sprechen. 

Microsoft Teams als Sinnbild des Digital Workplace

In der Folge löste die Pandemie einen Schub bei der Nutzung digitaler Technologien und Tools aus. Unternehmen mussten ihren MitarbeiterInnen, die plötzlich verstärkt von zu Hause aus arbeiteten, die notwendige IT-Infrastruktur zur Erledigung der täglichen Aufgaben zur Verfügung stellen. Und das möglichst ohne technische Einschränkungen. So erfuhr etwa das Tool für Kollaboration, Microsoft Teams, im Zuge der Corona-Krise einen geradezu raketenmäßigen Aufstieg. Erst seit 2017 auf dem Markt, arbeiten mittlerweile rund 270 Millionen NutzerInnen (Stand Januar 2022) aktiv damit, jeden Monat! Microsoft Teams wurde dadurch so etwas wie das Sinnbild des Digital Workplace. Doch der Digital Workplace ist weit mehr als nur ein Tool für Kollaboration.  

Der Digital Workplace ist der Wissensarbeitsplatz der Zukunft. Kern ist eine zentrale, digitale Arbeitsplattform oder Arbeitsumgebung, wie etwa Microsoft 365. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Modern Workplace, der mehr Flexibilität, Mobilität und Individualität ermöglicht. Die "Heinzelmännchen" dahinter sind digitale Tools und Lösungen, die zum Beispiel zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten im Team ermöglichen. Worin bestehen die zentralen (technischen) Faktoren eines Digital Workplace?

Mobilität

“Work from home” oder auch “work from anywhere” sind die Stichworte einer modernen Arbeitsweise. Und Remote Work ist ein zentraler Bestandteil des Modern und damit des Digital Workplace. Ob im Homeoffice, im Café oder in der Hängematte am Strand: Alle MitarbeiterInnen müssen, unabhängig davon, wo sich ihr Arbeitsplatz befindet, über alle Endgeräte auf zentral gemanagte Ressourcen des Unternehmens zugreifen können. Die Basis dafür ist ein modernes Device Management.

Modern Device Management heißt: Größtmögliche Flexibilität für die MitarbeiterInnen ohne Abstriche bei der IT-Sicherheit und den Vorgaben bei der Compliance. Über die Cloud werden alle Endgeräte zentral mit einheitlichen implementierbaren Regelwerken gesteuert. Darunter fallen zum Beispiel die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Conditional Access. Ziel ist eine einheitliche Benutzererfahrung. Modernes Device Management schließt die Nutzung eigener Endgeräte (Bring Your Own Device, BYOD) selbstverständlich ein.  

IT-Sicherheit

Durch ortsunabhängiges Arbeiten werden die Netzwerkstrukturen immer komplexer und die Gefahr durch Sicherheitslücken immer größer. Für einen sicheren Digital Workplace sind deshalb passende Technologien und Mechanismen wichtig. Beispielsweise cloudbasierte Netzwerkarchitekturen mit einem einheitlichen Berechtigungs- und Rollenkonzept oder ein Identitäts- und Zugangsmanagement (Stichwort MFA).

Unternehmen sind wie noch nie zuvor von Cyberangriffen bedroht. Die Bedrohungsszenarien werden dabei immer komplexer. Ein sicherer Digital Workplace muss deshalb gewährleisten, dass Daten sowohl gegen diverse Bedrohungen als auch gegen Verlust geschützt sind. Laut dem Bericht zur Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2021 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sieht jedes zehnte Unternehmen durch Cyberangriffe seine Existenz bedroht. Die Schäden durch Erpressung, verbunden mit dem Ausfall von Systemen oder der Störung von Betriebsabläufen, sind nach Angaben des Bitkom e.V. seit 2019 um 358 Prozent gestiegen.

Für Unternehmen stellen sich bezüglich der IT-Sicherheit des Digital Workplace folgende Fragen: 

• Wie gehen wir mit Kundendaten und internen Daten um?
• Wo speichern wir Daten?
• Wer hat Zugriff auf die Daten?
• Welche Vorschriften müssen wir dabei einhalten?
• Wie können wir die Einhaltung der Richtlinien und Anforderungen (Compliance) gewährleisten?

Wenn Remote Work das zentrale Merkmal des Digital Workplace ist, brauchen MitarbeiterInnen den vollen Zugriff auf die Unternehmensdaten, die für sie von Belang sind – egal von wo aus. Das macht sie zum Ziel potenzieller Angreifer. Cloudbasierte Architekturen nutzen dafür ein einheitliches Berechtigungs- und Rollenkonzept für alle Dienste und Anwendungen. In der Praxis heißt das: Mit einem einzigen Konto (Benutzername und Kennwort) können MitarbeiterInnen auf alle diese Dienste und Anwendungen zugreifen, ohne viele Passwörter nutzen zu müssen. 

Kollaboration

Zusammenarbeit im Sinne eines Digital Workplace bedeutet: Gemeinsame Arbeit an Projekten, in denen jeder und jede Zugriff auf die benötigten Dokumente hat. Wissen wird nicht mehr in individuellen Silos gehortet, sondern zum Wohle des Projektfortschritts und einer gemeinsam genutzten Wissensdatenbank geteilt.

Sinnbildlich dafür steht das Microsoft Teams als Tool zur Kollaboration, mit dem sich nicht nur Chat-Nachrichten verschicken, Video-Konferenzen abhalten oder Anrufe tätigen lassen. Microsoft Teams erleichtert die Zusammenarbeit in Projekten auch und gerade deshalb, weil es den Projektbeteiligten die gemeinsame Arbeit an und das Teilen von Dokumenten ermöglicht. So ist jeder auf dem aktuellen Bearbeitungs- und Wissensstand. 

Microsoft Teams kann darüber hinaus der zentrale Hub für Kollaboration sein, in das weitere Apps zur Zusammenarbeit integriert sind. Möglich ist das etwa mit Microsoft Yammer, dem Tool für soziale Kollaboration in Unternehmen, oder auch Microsoft Planner, dem Organisationstool zur Aufgabenplanung. MitarbeiterInnen können in Teams direkt darauf zugreifen, ohne die einzelnen Tools im Browser separat öffnen zu müssen. 

Der Gedanke hinter Kollaboration ist: MitarbeiterInnen sind bei ihrer Arbeit immer häufiger miteinander vernetzt. Wissenssilos, also abgeschirmte Wissenseinheiten, die unkoordiniert und ohne Austausch nebeneinander her und aneinander vorbei arbeiten, werden durch Vernetzung und eine immer höhere Transparenz der Arbeit vermieden.

Positive Workplace Experience

Moderne Technologien entfalten ihre vollen positiven Wirkungen erst dann, wenn AnwenderInnen diese auch gerne nutzten. Gerne genutzt werden sie dann, wenn man sich davon einen persönlichen Mehrwert verspricht, wie etwa einfacheres oder schnelleres Arbeiten. Oft mangelt es in Unternehmen aber daran, dass bei der Einführung neuer Technologien die Bedürfnisse und Anforderungen der AnwenderInnen nicht gesehen oder zumindest nicht ausreichend gewürdigt werden. Allzu oft beschränkt man sich auf die technischen Aspekte und gibt sich mit ein paar Schulungen zufrieden. 

Hinter der Workplace Experience steckt der Gedanke, dass der Arbeitsplatz ein Treiber für Wertschöpfung ist. Dies gelingt nur, wenn nicht nur Wert auf die Customer Experience (CX), sondern auch auf die Employee Experience (EX) gelegt wird. Lange haben Unternehmen sich vornehmlich um die Customer Experience gekümmert, doch genauso bedeutsam ist eine als positive erlebte Employee Experience. In der Realität sorgen oft veraltete Tools dafür, dass Motivation, Produktivität und Kreativität der Belegschaft leiden. 

Damit die Workplace Experience als positiv erlebt wird, geht es gerade nicht darum, neue Technologien bereits vorhandenen Abläufen und Prozessen einfach überzustülpen und damit im Prinzip alles beim Alten zu belassen. Es geht um eine Modernisierung beziehungsweise Neuausrichtung von Technologien (zum Beispiel durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Automatisierung) von Grund auf, einhergehend mit der Etablierung einer entsprechenden Unternehmenskultur, die auf flexibles und mobiles Arbeiten setzt und MitarbeiterInnen das notwendige Vertrauen schenkt, damit sich deren Kreativität voll entfalten kann.   

Der Digital Workplace ist mehr als nur Microsoft Teams oder Team-Kollaboration. Deshalb braucht es eine weitergehende Diskussion darüber. Diese ermöglicht der IOM SUMMIT 2022 als Jahresveranstaltung der Digital-Work/Collaboration-Community.