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Adoption Score: Wie nutzen MitarbeiterInnen Microsoft 365?

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Quelle: Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Alpha Stock Images (Creative Commons)

Wenn dich der Artikel anspricht, du eigene Erfahrungen zum Thema gemacht hast oder vielleicht anderer Ansicht bist, teile das gerne mit uns und anderen als Kommentar am Ende des Beitrags. 


Der Microsoft 365 Adoption Score unterstützt laut Microsoft den Weg zur digitalen Transformation mit Erkenntnissen darüber, wie Unternehmen Microsoft 365 und die unterstützenden Technologien nutzen.  

Zitat Microsoft:

Der Adoption Score soll es Führungskräften und IT-Admins ermöglichen, die tägliche Arbeit ihrer Mitarbeiter zu verbessern und Organisationen dabei zu helfen, das Beste aus ihrer Microsoft 365-Investition herauszuholen.

Der neue Adoption Score ersetzt den von Datenschützern kritisierten Productivity Score. Nun also ein neuer Versuch, Daten über das Nutzungsverhalten von MitarbeiterInnen zu analysieren. Das enthaltene Feature „Time Trends“ etwa kann Daten über die Reaktionszeiten auf E-Mails mit Namensangabe grafisch darstellen. Lassen sich so also Arbeitsweisen einzelner MitarbeiterInnen ausspähen?  

Microsoft verneint: 

Niemand innerhalb einer Organisation kann den Adoption Score verwenden, um Daten über das Nutzungsverhalten individueller User einzusehen.

Welche Datenquellen liegen dem Microsoft 365 Adoption Score zugrunde? 

Der Adoption Score umfasst Daten aus Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Yammer und Skype.  

Die Punktzahl der Unternehmen wird täglich aktualisiert und spiegelt die Benutzeraktionen wider, die in den letzten 28 Tagen (einschließlich des aktuellen Tages) durchgeführt wurden. Dabei spiegelt die Punktzahl der Unternehmen die Messungen der Mitarbeiter- und Technologieerfahrung wider und kann mit Benchmarks von Unternehmen ähnlicher Größe verglichen werden. 

Der Adoption Score bietet folgende Funktionen: 

  • Metriken: Damit können Unternehmen sehen, wo sie sich auf ihrem Weg zur digitalen Transformation befinden. 
  • Einblicke in Daten: Sie sollen helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität und Zufriedenheit im Unternehmen zu erkennen. 
  • Empfohlene Maßnahmen: Dazu gibt es Empfehlungen zur effizienten Nutzung von Microsoft 365-Produkten. 

Zwei essenzielle Bereiche der Analyse beim Adoption Score 

Metriken, Einblicke in Daten und Empfehlungen zur effizienten Nutzung von Microsoft 365-Produkten konzentrieren sich auf die beiden Bereiche People Experiences sowie Technology Experiences.  

People Experiences 

Hierbei geht es um eine Quantifizierung, wie das Unternehmen arbeitet, indem Microsoft 365-Kategorien wie Content Collaboration, Mobility, Communication, Meetings und Teamwork verwendet werden.  

Für jede der genannten Kategorien sieht sich Microsoft eigenen Angaben zufolge die öffentliche Forschung an, um Best Practices und die damit verbundenen Vorteile in Form von organisatorischer Effektivität zu identifizieren. Darüber hinaus wird die Nutzung dieser Best Practices im jeweiligen Unternehmen quantifizier. So können Unternehmen sehen, wo Sie sich auf ihrem Weg zur digitalen Transformation befinden. 

Technology Experiences 

Endpunktanalysen sollen helfen zu verstehen, wie die Organisation durch Leistungs- und Integritätsprobleme mit der eigenen Hard- und Software beeinträchtigt werden kann. Die Integrität von Microsoft 365-Apps soll dabei helfen zu verstehen, ob auf den Geräten in der Organisation Microsoft 365-Apps auf empfohlenen Kanälen ausgeführt werden. 

Worauf basiert der Microsoft 365 Adoption Score? 

Die Punktzahl der Adoption basiert auf den kombinierten Punktzahlen der Kategorien für Mitarbeiter- und Technologieerfahrungen. Jede Kategorie wird mit insgesamt 100 Punkten gleich gewichtet. Der höchstmögliche Adoption Score ist 800. 

Die Bewertungskategorien:  

  • Kommunikation 
  • Meetings 
  • Inhaltliche Zusammenarbeit 
  • Teamarbeit 
  • Mobilität 
  • Endpunktanalyse 
  • Netzwerkkonnektivität 
  • Zustand der Apps von Microsoft 365 

Im Admin-Center von Microsoft 365 ist der Adoption Score nicht automatisch aktiviert. IT-Admins müssen ihn und auch die Kategorie „People Experiences“ erst aktivieren, damit sie auf Features wie „Time Trends“ und andere zugreifen können. 

Einschätzung des Adoption Scores aus der Fach-Community

Was denkt die Fach-Community über den Adoption Score? Wir haben in unserem Netzwerk nachgefragt und ein erstes Feedback erhalten.   

Michèle Rentzelas, adesso SE: 

Es gab ja bereits den Productivity Score von Microsoft, der datenschutzrechtlich ziemlich unter Beschuss stand. Der Grund war, dass man mit etwas Know-how teilweise auf das Nutzungsverhalten einzelner MitarbeiterInnen hätte schließen können. Für uns als Berater war der Productivity Score aber gut zur Orientierung, wie gut oder schlecht die Tools angenommen werden und sich die Nutzung entwickelt.

Hier gilt wie immer: Statistik beziehungsweise Zahlen erlauben noch keine Interpretation! Nur weil weniger E-Mails verschickt werden, heißt das nicht, dass alle den Teams-Chat nutzen. Es kann auch bedeuten, dass die halbe Firma im Urlaub ist. Man muss also die Daten, auch die im neuen Adoption Score, immer ins Verhältnis setzen. Die grafische Darstellung im Dashboard hilft für die Übersicht und vermittelt einen Eindruck über den zeitlichen Verlauf beziehungsweise das Nutzungsmuster der Applikationen innerhalb einer Organisation.

Das neue Feature „Time Trends“ gibt den Admins außerdem die Möglichkeit, Daten über einen Zeitraum hinweg auszuwerten beziehungsweise deren Entwicklung nachzuvollziehen. Rückschlüsse auf Adoption-Maßnahmen und deren Wirksamkeit sind aber allein dadurch (ähnlich dem Urlaubsbeispiel) nicht zwangsläufig gegeben. Es kann eine Tendenz sein, aber eben kein Beweis.

Also, Long Story Short: Der Adoption Score ist im Großen und Ganzen hilfreich für einen Überblick über das Nutzerverhalten. Eine wirkliche Verbesserung fürs Controlling von Change- beziehungsweise Adoption-Maßnahmen sehe ich noch nicht. Allerdings habe ich das Ganze aber auch noch nicht intensiv erprobt.

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