Die Renaissance des Intranets mit der SharePoint Home Site

Im Mai hat Microsoft die Einführung der SharePoint Home Site als neues Strukturelement für das „Intelligente Intranet“ angekündigt. Wir hatten dazu schon in unseren Digital Workplace News berichtet. In dem vorliegenden Beitrag haben wir das Thema für uns noch einmal aufgearbeitet und systematisiert. Insgesamt ist festzuhalten - dass Microsoft für sein Cloud-basierten SharePoint-Ansatz mit immer weiteren Standard-Elementen daherkommt, die konzeptionell nicht "neu" sind, aber bisher im Cloud-Kontext so nicht vorhanden waren. In der On-Premise-Welt boten sich hierfür immer verschiedene Partner- oder Individual-Entwicklungen. Im Cloud-Kontext wurde bisher diese Lücke durch entsprechende Drittlösungen ("Intranet-in-a-Box") - wie Beezy, Wizdom oder Unily - geschlossen. Wie schon im Interview mit Michael Greth vor einem Jahr geäußert, nimmt Microsoft mit seinen Entwicklungen hier nun den Raum der Speziallösungen mit eigenen Standard-Konzepten ein.

Die SharePoint Home Site als Informations-Einstiegsportal in das SharePoint-basierte Intranet

Microsoft bezeichnet die SharePoint Home Site als "master communication site". Auf Sharepoint3660.de erklärt Wolfgang Miedl die Konfiguration der Home Site - als PowerShell-basiertes Upgrade einer Communication-Site, die dann als oberstes Strukturelement des Intranet gilt, eine Suche über alle Seiten bietet und mit dem Mega-Menu eine Komplett-Navigation über die Seitenstruktur bereitstellt. Einige Berichte zum Thema:

• SharePoint home sites: a landing for your organization on the intelligent intranet
• SharePoint Introduces Intelligent Workplace Through Home Sites
• Microsoft announces SharePoint home sites, a personalized intranet solution for the enterprise
• Das Intelligente Intranet – oder die SharePoint Home Sites kommen

Was ist jetzt so neu an der SharePoint Home Site?

Um das Thema weiter bewerten zu können, haben wir uns Meinungen von in diesem Thema beratenden Experten eingeholt. Dabei haben wir spannende Antworten von Michael Greth und Dr. Julian Bahrs erhalten:

Wie siehst Du die SharePoint Home Site mit Blick auf die Anforderungen an den modernen Digital Workplace als Engagement & Experience Hub im Unternehmen?

Michael Greth: Microsoft hat in den letzten 2 Jahren SharePoint Online mit vielen neuen und nützlichen Funktionen ausgestattet und mit den SharePoint Home Sites kommt jetzt Übersicht ins System. Konzipiert als die Einstiegsseite mit allen relevanten Informationen gibt sie dem Anwender Orientierung und durch die intelligente Verlinkung ist sie zugleich Ankerpunkt in der Microsoft 365 Welt. Die SharePoint Home Site zeigt ihm relevante Nachrichten und Inhalte basierend auf seiner Rolle, schafft über die Microsoft Sprach und Megamenüs Zugang zu den Informationen des Unternehmen und ist auch ein zentraler Punkt für die Interaktion über Microsoft Stream und Yammer. Vorausgesetzt natürlich, das Unternehmen nutzt auch all diese Funktionen.

Dr. Julian Bahrs: Das Intranet hat für uns nie an Bedeutung verloren - vielleicht ist es im Marketing von Microsoft durch den jetzigen Fokus auf Teamwork etwas in den Hintergrund geraten. Auch wenn ich mir die Themen am IOM Summit in den letzten Jahren ansehe, dann hat das Intranet im Digital Workplace sehr deutlich geprägt. Aus meiner Sicht hat ein Intranet mehrere wichtige Funktionen:

1. Die Startseite Landing Hub ist das Gesicht des Digital Workplace. Für die Mitarbeiter ist es der Ausgangspunkt/Durchlaufpunkt um auf Content, Dienste und auch die Suche zuzugreifen. Durch das entsprechende firmeninterne Branding entsteht das „Digitale Zuhause“.
2. Teilen von Neuigkeiten: Egal ob Informationen über klassische News (sehe ich auch 2019 noch oft bei „Offiziellen News“) oder über das Social Network ge- und verteilt werden, sollte es einen zentralen Punkt geben, wo all die  Infos für einen Mitarbeiter persönlich zusammenlaufen.
3. Das Intranet ist der Bereich, wo redaktionell aufbereitete Inhalte - in Form von Webseiten, Videos und Dokumenten so verfügbar gemacht werden, dass Mitarbeiter diese mit Navigation, Blättern oder Suche schnell bei Bedarf finden können. Auf der Startseite findet man dann dazu in der Regel die Navigation und die Suchbox.

Wie stehen die Konzepte SharePoint Communication Site, Team Site und Home Site für Dich zueinander?

Michael Greth: Sie sind die Bausteine für das Moderne Intranet aus SharePoint Online zusammen mit den SharePoint Hub Sites und den SharePoint News. SharePoint Online Hub Sites sind die Struktur des modernen SharePoint Intranets. Sie ermöglichen hierarchische Strukturen, wie wir sie aus klassischen Intranets kennen, aber flacher im Aufbau und flexibler zu ändern. Communication Sites und Team Sites sind die Bausteine für das Intranet mit verschiedenen Funktionsumfängen. Nicht zu vergessen die SharePoint News, die eine neue Möglichkeit der Nachrichtenverteilung im Unternehmen ermöglichen. Die Herausforderung liegt hier in der individuellen Kombination der einzelnen Bausteine, um für das Unternehmen die geeignete Umgebung zu erstellen.

Dr. Julian Bahrs: Die SharePoint HomeSite liefert vor allem eine neue Startseite mit hervorgehobener Rolle, also vor allem die Festlegung als genau DIE Startseite.  Die bisher gezeigten Funktionen wie WebParts usw. zur Anzeige persönlicher Inhalte (meine Sites, meine Dokumente) existieren größtenteils schon jetzt, können aber auf einer HomeSite zur Schaffung von Orientierung eingesetzt werden. Darüber hinaus wird die HomeSite das bisherige SharePoint Home verändern/integrieren. Ähnliches haben wir bei unseren Kunden schon umgesetzt - allerdings auf der Ebene von HubSites und der gedanklichen Festlegung als Startseite ;-). Daher freuen wir uns auf die HomeSite, da diese genau in unser Intranet-Konzept passt. Hub Sites, Communication Sites sowie TeamSites und Yammer sehe ich als natürliche Komponenten des Modernen Intranets. Für Collaboration und Teamwork hat sich Teams inzwischen fest etabliert.  Durch die komplette Integration der Teamsite in die Team-Oberfläche, die vollständigen Dokumentenmanagementfunktionen und die zunehmenden Anpassungsmöglichkeiten nimmt die Notwendigkeit ab,  dass Zusammenarbeitslösungen ohne Teams auf Teamsites ausweichen müssen. Mit der Modern Experience und bereits verfügbaren Funktionen (und solchen, die unmittelbar vor der Veröffentlichung stehen wie target audiences für News) liefert Microsoft einen Baukasten für News und Content. Mit Sam Marshall, Herausgeber des Clearbox Reports für Intranet-Aufsätze, habe ich mich dahingehend ausgetauscht, dass Microsoft jetzt eigentlich selbst Anbieter eines solchen Aufsatzes wird.

Wie siehst Du die Zukunft der Third-Party- und Partner-Modul-Lösungen mit der Roadmap von Microsoft zu diesem Thema?

Michael Greth: Nachdem Microsoft auf dem SharePoint Conference North America Mitte Mai gut ein Dutzend „Baukasten“-Anbieter zu Partnern der neuen SharePoint Home Site erkoren hat, werden Partnerlösungen weiterhin ein wichtiger Bestandteil des SharePoint-Ökosystems sein. Das war eigentlich schon immer so: Microsoft baut die Basisfunktionen, die Partner satteln ihre Erweiterungen und Ergänzungen oben drauf.

Dr. Julian Bahrs: Microsoft war so fair, die HomeSites auch für 15 ausgewählte Anbieter zu öffnen. Deren Lösungen bieten zusätzliche oder andere Funktionen, die je nach Bedarf im Unternehmen sinnvoll sein können. Die Anbieter reagieren darauf natürlich durch neue und bessere Funktionen. Für die 3rd-Party Intranet-Aufsätze wird es eine herausfordernde und spannende Zeit.

--- Was ist Eure Meinung zur SharePoint Home Site Ansatz? Welchen Nutzen bringt die Erweiterung in die Cloud-basierten Intranet-Lösungen? Führt das zu einer weiteren Standardisierung im SharePoint-Segment? Wir würden uns sehr über Eure/Ihre Meinungen in dieser Fragestellung freuen.