Hybride Meetings: 5 Tipps für effektive Besprechungen

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Während der Corona-Pandemie wurden Millionen von Mitarbeitenden quasi über Nacht zu Telearbeiter*innen. Raus aus dem Büro und rein ins Homeoffice. Mit allen bekannten Schwierigkeiten, die diese Schnellschussaktion in technischer, aber auch psychologischer Hinsicht mit sich brachte. Seit sich die Pandemie abgeschwächt hat – und auch teilweise schon vorher – zog es aber viele Mitarbeitende wieder in die Unternehmen. Andere lernten die Arbeit am heimischen Schreitisch schätzen und wollten mitunter gar nicht mehr zurück in die Firma. Was im Homeoffice aber definitiv fehlte, war der spontane Austausch mit Kolleg*innen, der Plausch in der Kaffeeküche oder das spontan anberaumte Meeting in Präsenz.  

Damit sind wir beim Thema: Mit der hybriden Arbeitskultur entstand auch ein neuer Typus Meeting: das hybride Meeting. Diese Mischform heißt nichts anderes, als dass sich ein Teil des Teams im Büro vor Ort zusammenfindet, während sich der andere Teil virtuell über den PC dazuschaltet. Klingt erst einmal nicht besonders spektakulär. Doch: Die Tatsache, dass nur ein Teil der Kolleg*innen sich analog unterhält, während der andere Teil über den Monitor winkt, birgt auch Risiken. Risiken für das Team insgesamt.  

Einen ersten Hinweis darauf gibt die repräsentative Studie des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA). An der Online-Befragung im Rahmen der IW-Personalpanels nahmen insgesamt 1.187 Unternehmen teil. Befragt wurden Personalverantwortliche und Geschäftsführende unter anderem zu den Auswirkungen hybrider Arbeitsformen für Unternehmen und den damit verbundenen Vor- und Nachteilen. Demnach hat hybrides Arbeiten besonders negative Auswirkungen auf den Teamgeist.  

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Remote-Arbeitende fühlen sich in hybriden Meetings übersehen 

Dass hybride Meetings schlecht für den Teamgeist sein können, belegt eine andere Studie von Barco. Der Anbieter von Visualisierungs- und Kollaborationslösungen für Besprechungsräume hatte dafür Ende 2021 weltweit 4.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer befragt. Die Ergebnisse:  

Fast zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie Probleme mit hybriden Meetings haben und diese als stressig empfinden. Das betreffe sowohl die technische Navigation als auch die Teilnahme generell sowie emotionale Faktoren. Eines der wesentlichen Probleme besteht darin, dass die remote Arbeitenden häufig das Gefühl haben, übersehen zu werden.  

Mehr als die Hälfte hat den Eindruck, dass sich die Leitung der Meetings bei ihrer Gesprächsführung zu sehr auf die Teilnehmenden vor Ort konzentriert. Für gut ein Drittel wiederum ist es eine Herausforderung, sich bei hybriden Meetings voll einzubringen. 28 Prozent der Befragten findet es schwierig, sich in der Gruppe Gehör zu verschaffen. Außerdem beklagen 31 Prozent, dass sie Körpersprache und nonverbale Signale der Gesprächspartner nicht lesen können. 

Die Frustration über diese Meeting-Situation beeinflusst auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Viele würden daher Jobangebote anderer Unternehmen in Betracht ziehen, wenn diese über klare Richtlinien und eine Strategie für hybride Meetings verfügten.  

Remote Arbeitende besser in hybride Meetings einbinden 

Im Internet kursieren Dutzende Artikel, die mit Tipps für bessere hybride Meetings aufwarten. Tipps für die Planung, Vorbereitung und Durchführung. Wir haben uns auf diejenigen konzentriert, die sich auf die spezielle Situation von im Homeoffice Arbeitenden konzentrieren und dazu geeignet sind, sie in hybride Meetings besser einzubinden.  

Online-First-Ansatz wählen 

Ob Präsenz-Meeting oder hybrides Meeting: Wenn es mal heiß hergeht in einer Diskussion, fällt es oft nicht leicht, selbst zu Wort zu kommen. Ein Argument folgt dem nächsten und man braucht Geduld, um sich mit seinem Wunsch, etwas sagen zu wollen, bemerkbar machen zu können. Wenn dies schon bei den Teilnehmer*innen eines Präsenz-Meetings einigermaßen knifflig ist, wie soll es dann erst für diejenigen sein, die sich virtuell dazuschalten? 

Für Meeting-Teilnehmer*innen im Homeoffice ist es umso schwieriger, sich in solche Gesprächsrunden aktiv einzubringen. Da sie nicht live im Raum sind und damit physisch nicht präsent, haben sie nicht die Möglichkeit, durch entsprechende Mimiken und Gestiken deutlich zu machen, jetzt etwas beitragen zu wollen. Es fällt ihnen schwerer, sich bemerkbar zu machen und den richtigen Moment für eine Wortmeldung abzupassen.  

Eine Lösung dafür kann sein, die virtuell am Meeting Teilnehmenden immer zuerst antworten zu lassen. Zum Beispiel bei einer im Raum stehenden Frage oder wenn Meinungen der Teilnehmenden erwünscht sind. So lässt es sich vermeiden, dass die online am Geschehen Beteiligten sich vielleicht nicht zu Wort melden oder ihre Meinungen im Stimmengewirr untergehen. Ein passender Ansatz könnte deshalb „Online first” lauten.   

Remote Arbeitende direkt ansprechen 

Zugegeben: Dieser Tipp ist nur für eine begrenzte Anzahl an Meeting-Teilnehmenden umsetzbar und eignet sich nicht für ein Meeting mit Dutzenden Beteiligten. Hier ist es praktisch nicht möglich, jeden einzelnen Teilnehmer direkt anzusprechen, um ihm oder ihr Redezeit zu gewähren. Bei kleineren Organisationen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeiter*innen und weniger Meeting-Teilnehmer*innen ist dies aber durchaus möglich.  

So kann zum Beispiel ein Meeting-Moderator dafür sorgen, dass jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer bei einer Diskussion zu Wort kommt. Ob daraus auch tatsächlich ein Wortbeitrag resultiert, spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass die virtuell am Geschehen Beteiligten sich abgeholt und wertgeschätzt fühlen. Dass sie nicht das Gefühl bekommen, sie seien nur schmuckes „Beiwerk” des Meetings.   

Parallele „Neben-Meetings” vermeiden 

Alles, was unmittelbar mit dem Thema des Meetings zu tun hat (dafür hat man sich ja schließlich getroffen!), sollte auch im eigentlichen Meeting besprochen werden. Das bedeutet: Einzelne Meeting-Teilnehmer im Büro sollten sich nicht abkapseln und bestimmte Teilthemen oder einzelne Argumente separat untereinander besprechen. Die virtuell am Meeting Teilnehmenden bekommen das in der Regel nicht mit und es entsteht ein Informationsdefizit. Oder sie können nur über ihren Bildschirm erkennen, dass einzelne Kolleg*innen sich unterhalten. Dies kann nicht nur zu Verwirrung führen, sondern auch den Eindruck erwecken, dass etwas hinter ihrem Rücken besprochen wird, wovon sie nichts erfahren sollen.  

Deshalb: Hybride Meetings sollten immer so organisiert werden, dass sie auf das eigentliche Thema fokussieren. Klare Regeln beziehungsweise gemeinsame Verpflichtungen für alle Teilnehmenden zum Verhalten während des hybriden Meetings können hier unterstützen.  

Passendes technisches Equipment nutzen 

Hört sich vielleicht banal an, weil man ja sowieso Microsoft Teams oder ein anderes Collaboration-Tool nutzt. Darum geht es hier aber nicht. Vielmehr darum, wie der Meeting-Raum für Präsenz-Meetings technisch so ausgestattet sein sollte, damit auch die Kolleg*innen im Homeoffice alle wichtigen Redebeiträge hören und alle im Meeting-Raum Anwesenden gut sehen können.  

Oft ist das nämlich nicht der Fall, weil ein unzureichendes technisches Equipment verwendet oder es nicht richtig genutzt wird. Hier einige Anregungen, damit hybride Meetings für diejenigen im Homeoffice nicht ineffektiv ablaufen: 

  • Installation einer Raumkamera, die alle physisch Anwesenden einfängt.  
  • Installation eines Raummikrofons, mit dem die Redebeiträge klar und verständlich ins Homeoffice übertragen werden. 
  • Installation verteilter Lautsprecher, die den Kolleg*innen im Homeoffice Gehör verschaffen.  
  • Installation eines großen Bildschirms, über den die remote Arbeitenden für alle am Konferenztisch gut sichtbar und damit auch ansprechbar sind.  

Wenn der letzte Tipp nicht umsetzbar sein sollte, sind jeweils eigene Laptops für alle Meeting-Teilnehmer*innen vor Ort sinnvoll.  

Vereinbarung treffen: „Kamera an!” 

Mal ehrlich: Wer blickt schon gerne über längere Zeit in ein leeres Chatfenster, das in virtuellen Meetings einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet ist? Um zwischen denjenigen, die bei hybriden Meetings vor Ort sind, und denen, die im Homeoffice sitzen, wenigstens halbwegs eine Resonanz hinzubekommen, sollten alle ihre Kamera einschalten.  

Aktivierte Kameras sorgen dafür, dass hybride Meetings insgesamt lebendiger sind. Es nützt auch grundsätzlich der Kommunikation, wenn man jemanden direkt ansehen und seine Gestik und Mimik erkennen kann. Beabsichtigte Wortmeldungen können besser erkannt werden, wenn Teilnehmende dann zum Beispiel kurz den Mund öffnen oder zum Sprechen ansetzen. Diese Verhaltensweisen sind bei deaktivierter Kamera nicht erkennbar. Eine entsprechende Netiquette-Richtlinie für hybride Meetings könnte also lauten: „Bei jedem Meeting schalten wir unsere Monitor-Kamera an.”   

  •  Wolf

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