Microsoft Teams einführen: Tipps gegen das Chaos

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Bild: Microsoft

Hinweis der Redaktion:  

Dieser Artikel wurde teilweise mit Hilfe von ChatGPT erstellt. Die von der KI generierten Antworten wurden geprüft, wo notwendig korrigiert und zum Teil durch eigene Recherchen ergänzt.  


Auch zwei Jahre nach der massenhaften Einführung von Microsoft Teams in Organisationen herrscht mancherorts nach wie vor Chaos bei der Nutzung des Collaboration-Tools. Zu diesem eher ernüchternden Fazit kommt Andreas Eckstein von COSMO CONSULT. Auf unserer ersten Online-Konferenz 2023, dem Digital Work FORUM, hielt er einen Vortrag zum Thema „Sieben Tipps gegen das Chaos in Microsoft Teams”.  

Demnach ist Microsoft Teams für viele Organisationen Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlaubt es kollaboratives Arbeiten, das heißt zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten an und das Teilen von Dokumenten für alle, die an einem Projekt beteiligt sind. Andererseits birgt es aber auch die Gefahr des Chaotischen. Ein Beispiel dafür ist die Frage, wie man die Nutzung des Tools in der jeweiligen Organisation gestaltet: Offen, das heißt viele können Teams und Kanäle selbstständig anlegen, oder doch lieber reglementiert, weil sonst die Gefahr eines Team- und Kanalwildwuchses besteht.  

Wichtige Fragen fürs Verwalten und Nutzen von Microsoft Teams 

Wie man Microsoft Teams nun „richtig” verwendet, darauf gibt es keine plausible Antwort. Was bedeutet schon richtig? Ein allgemein gültiges Rezept gibt es dafür ebenso wenig wie ein Rezept fürs Leben. Was man aber tun kann, ist, sich an konkreten Anwendungsfällen zu orientieren, die in jeder Organisation anders sein können. Zum Beispiel:  

  • Erlaubnis zum Anlegen von Teams 
  • Erlaubnis zum Anlegen und Verwalten von Kanälen 
  • Aufstellen von Namensregeln für Teams 
  • Lifecycle-Management von Teams 
  • Erlaubnis zum Hinzufügen und Entfernen von Team-Mitgliedern 
  • Umgang mit inaktiven externen Nutzerinnen und Nutzern 
  • Erlaubnis zur Integration von Apps in Microsoft Teams 

Die folgenden Anregungen stammen teilweise aus dem Vortrag von Andreas Eckstein, wurden aber auch um eigene Inhalte ergänzt.   

Veränderung aktiv gestalten 

Der Erfolg eines Einführungsprojekts steht und fällt immer mit denen, die die neuen Technologien später nutzen sollen. Konkret heißt das: Mitarbeitende müssen hinter dieser Technologie stehen und einen Mehrwert für ihre Arbeit darin erkennen. Ohne einen persönlichen Nutzen, den Mitarbeitende in Microsoft Teams erkennen, sind Einführungsprojekte wohl oder übel zum Scheitern verurteilt. Denn wer geht schon motiviert ans Werk, wenn er eine Technologie ablehnt, die er oder sie eigentlich täglich nutzen soll? 

Um das zu vermeiden, braucht es zunächst die Vermittlung einer klaren Vision von Seiten der Führungsebene: Warum soll Microsoft Teams eingeführt werden? Die Führungsebene trägt gemeinsam mit den Sponsoren der neuen Technologie das Thema ins gesamte Unternehmen. Sie kommuniziert entsprechend, dass sie hinter dem Projekt steht (warum auch sollte eine neue Technologie eingeführt werden, wenn man sie selbst gar nicht möchte?).  

Flankiert wird dies durch eine hohe Motivation von Seiten der Key User*innen beziehungsweise des Projektteams mit der Botschaft: Wir halten nicht an IST-Prozessen fest, sondern designen neue, effektivere und effizientere Prozesse. Insgesamt gesehen sind hierbei die „harten” Projektziele sehr eng mit den „weichen” Faktoren verdrahtet.  

Hinter all dem steckt die Überzeugung, dass Menschen von einer Veränderung immer auf drei Ebenen betroffen sind:  

Menschen verstehen die Notwendigkeit der Veränderung nicht (Kopf): 

  • Warum ist die neue Technologie sinnvoll? 
  • Welchen Nutzen habe ich dadurch? 
  • Ist die neue Technologie sinnvoll? 

Menschen wollen die Veränderung nicht (Herz):  

  • Welche Auswirkungen hat die neue Technologie? 
  • Wie kann ich den Wechsel zur neuen Technologie vermeiden? 

Menschen können die Veränderung nicht umsetzen (Hand): 

  • Ich habe keine Zeit, mich mit der neuen Technologie auseinanderzusetzen. 
  • Was bedeutet die neue Technologie für die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen? 

Richtlinien für die Kommunikation und Zusammenarbeit erstellen 

Keine Veränderung ohne (interne) Kommunikation! Doch wie sieht die in den Organisationen im Falle von Veränderungen tatsächlich aus? Die Praxis zeigt. Es wird oft noch klassisch über E-Mail oder analoge Medien kommuniziert. Parallel dazu nutzen die Mitarbeiter*innen Microsoft Teams. Insgesamt also eine recht fragmentierte Art der Kommunikation.  

Ein erstrebenswerter Soll-Zustand könnte so aussehen, dass Microsoft Team – für dessen hauptsächliche Nutzung man sich ja entschieden hatte – eine wesentliche Rolle für die Kommunikation spielt. Dazu werden zum Beispiel auch Fileserver zugunsten eines Datenbank-Management-Systems (DMS) beziehungsweise eines Intranets aufgelöst.  

Um zu einer neuen Form der Kommunikation und zu Kommunikationsrichtlinien bei Veränderungen zu kommen, können Organisationen in fünf Schritten vorgehen:  

  1. Aktuelle Kommunikation und Zusammenarbeit analysieren. 
  2. Richtlinie für Kommunikation erarbeiten. 
  3. Richtlinie für Zusammenarbeit erarbeiten.  
  4. Technische Richtlinien ausarbeiten und umsetzen.  
  5. Ergebnisse kommunizieren.  

Sicherheit und Datenschutz gewährleisten 

Um Microsoft Teams effektiv zu nutzen, müssen Organisationen verschiedene Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Dabei geht es ums Gewährleisten einer sicheren und geschützten Umgebung für Benutzer*innen. Microsoft Teams bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Gästen sicher zu gestalten. Dies können zum Beispiel sein: 

Zugriffskontrolle:  
Microsoft Teams bietet verschiedene Möglichkeiten, um den Zugriff auf Teams, Kanäle, Chats und Dateien zu steuern. Administratoren können Benutzer*innen bestimmte Rollen und Berechtigungen zuweisen und den Zugriff auf sensible Informationen einschränken.  

Datensicherheit:  
Die Daten, die in Microsoft Teams gespeichert werden, sollten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Microsoft Teams verwendet Verschlüsselungstechnologien, um Daten während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen. 

Sensitivity- und Retention-Labels: 
Diese Funktionen ermöglichen, dass bestimmte sensible Informationen aus der Organisation nicht nach „draußen” abfließen können.  

Gastzugang:  
Microsoft Teams bietet einen Gastzugang, der es externen Benutzer*innen ermöglicht, auf bestimmte Teams, Dokumente in Kanälen, Chats und Anwendungen zuzugreifen. Die Organisation behält gleichzeitig vollständige Kontrolle über ihre eigenen Daten. Gäste werden durch den gleichen Compliance- und Überwachungsschutz abgedeckt wie andere Microsoft 365-Benutzer*innen. Gäste können von Teambesitzern oder einem Microsoft 365-Administrator hinzugefügt werden.  

Verwaltung von Gästen und externen Benutzer*innen:  
Administrator*innen können die Verwaltung von Gästen und externen Benutzer*innen konfigurieren, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Sicherheit und Compliance erfüllt werden. Dazu gehören etwa Funktionen wie die Überprüfung der Identität, die Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Ressourcen und die Festlegung von Berechtigungen. 

Der externe Zugriff unterscheidet sich vom Gastzugang darin, dass er es Benutzer*innen erlaubt, Personen in anderen Organisationen zu finden, sie anzurufen und mit ihnen zu chatten. Diese Personen können nicht zu einem Team hinzugefügt werden, außer wenn sie als Gäste eingeladen werden.  

Verwaltung und Lebenszyklus von Teams regeln 

Bei vielen Organisation fängt das Chaos dann an, wenn Teams und Kanäle erstellt werden. Warum? Weil sich viele für die „offene” Variante entscheiden. Heißt: Jede(r) in der Organisation kann Teams und Kanäle anlegen. Dabei besteht die reale Gefahr eines Wildwuchses an Teams. Um das Ganze praktisch zu verdeutlichen: Ein Nutzer von Microsoft Teams kann grundsätzlich bis zu 250 Teams erstellen, wenn dies technisch nicht beschränkt ist. Bei einer Organisation mit 100 Beschäftigten, von denen alle Teams erstellen dürfen, könnten also theoretisch 25.000 Teams erstellt werden. Eine alternative Variante dazu kann ein Beantragungsprozess sein, der über einen automatisierten Workflow gestartet wird. Hierüber werden die Benutzer*innen und ihre Rechte vergeben.  

Organisationen können die Verwaltung und den Lebenszyklus von Teams in Microsoft Teams durch verschiedene Maßnahmen regeln. Zum Beispiel:  

Erstellen von Teams:  
Organisationen können Regeln fürs Erstellen von Teams festlegen:  

  • Wer ist berechtigt, ein Team zu erstellen? 
  • Welcher Name soll dem Team gegeben werden? 
  • Welche Art von Mitgliedern dürfen dem Team beitreten? 

Zugriffssteuerung:  
Organisationen können festlegen, wer auf bestimmte Teams und Kanäle zugreifen darf, indem sie die Zugriffsrechte verwalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Informationen zugreifen können.  

Löschen von Teams:  
Es empfiehlt sich, Regeln fürs Löschen von Teams festzulegen. Dies betrifft zum Beispiel Fragen wie:  

  • Wer darf ein Team löschen? 
  • Wie lange muss ein Team aufbewahrt werden, bevor es gelöscht werden kann? 

Archivierung von Teams:  
Organisationen können Teams archivieren. Dies kann dazu beitragen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und den Compliance-Anforderungen entsprechen.  

Spielregeln fürs Nutzen von Microsoft Teams festlegen 

Menschen haben bestimmte Erwartungen und Wünsche, was die Zusammenarbeitet mit anderen anbelangt. Dabei geht es zum Beispiel um die Frage, wie man miteinander kommuniziert. In der Regel möchten wir, dass wir in der Kommunikation gesehen, abgeholt und wertgeschätzt werden. Niemand wird auch gerne unterbrochen, während er oder sie spricht. Es geht also um Verhalten, das positiv und konstruktiv ist.  

Aber wie verhält man sich eigentlich, wenn man ein Tool wie Microsoft Teams nutzt? Hier sollten Organisationen Spielregeln auf Basis eines gemeinsamen Verständnisses und einer gemeinsamen Erwartungshaltung definieren. Das kann folgende Fragen betreffen:  

  • Wann nutzen wir Teams-Kanäle, wann Chats oder private Kanäle? 
  • Wann werden Reaktionen auf Chat-Nachrichten erwartet? 
  • Wie gehen wir mit Status-Meldungen um? 
  • Wie nutzen wir Tags und Mentions (@)? 
  • Welche Meeting-Regeln geben wir uns? 

Mehr oder weniger Regulierung in Microsoft Teams? 

Ob die Arbeit mit Microsoft Teams mehr oder weniger streng reguliert wird (siehe die Ausführungen weiter oben zur Erlaubnis zum Anlegen von Teams etc.), hängt von der jeweiligen Organisationskultur ab. Viele Organisationen wünschen sich – so zumindest der Eindruck von Andreas Eckstein – mehr Governance bei Microsoft Teams. Das bedeutet, dass das Anlegen von Teams zum Beispiel zentral über die IT-Abteilung gesteuert wird. Je nach Organisationskultur kann das dann an die Teams-Funktionalitäten angepasst werden. 

Letztlich gibt es aber auch bei diesem Thema kein allgemein gültiges Rezept. Wie offen oder restriktiv eine Organisation mit Microsoft Teams umgeht, wird immer von den darin arbeitenden und verantwortlichen Personen geprägt und verantwortet.  

  •  Wolf

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