Loading...

Workplace Experience: „Um Prozesse digitalisieren zu können, müssen sie maximal transparent sein!“

image-36472

Workplace Experience (WX) bedeutet die ganzheitliche Transformation des Arbeitsplatzes und vereint die Bereiche Technologie (Digital Workplace), Betriebsabläufe, Unternehmenskultur (Workplace Culture) sowie Employee Experience (EX). 

Welches Trendthema bestimmt die Diskussion rund um die Workplace Experience in 2022 und warum?   

An allererster Stelle hybride Arbeit. Spätestens seit der Pandemie ist hybrides Arbeiten nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel. Hierzu müssen jedoch die richtigen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Grundlage bilden die IT-Geräte, ebenso wie das Aufsetzen einer reibungslos funktionierenden Infrastruktur. Hier sehen wir auch einen Shift in Richtung Cloud sowie die Nutzung des Ökosystems Microsoft 365 für den digitalen Arbeitsplatz. Darauf werden dann Tools zur Kommunikation und Kollaboration aufgebaut und eingesetzt. Also zum Beispiel Microsoft Teams zur Kommunikation oder Microsoft Planner zur Aufgabenorganisation. Kommen dann noch automatisierte Prozesse dazu, wird meiner Erfahrung nach echte Workplace Experience möglich.  

Aber ist Workplace Experience nicht mehr als nur ein IT-Thema? 

Ja. Viele denken bei Digitalisierung an die IT. Natürlich das ein IT-Thema, aber nicht nur. Vielmehr ist es wichtig, die Digitalisierung in den Fachbereichen zu forcieren. Zum Beispiel in HR, Marketing, Vertrieb oder Produktion. Das wiederum ist Aufgabe der Verantwortlichen aus den Fachbereichen. IT ist ein Schwerpunktthema in den Fachbereichen, das heißt außerhalb der IT-Abteilung. Genau dieses Verständnis fehlt meiner Meinung nach in vielen Unternehmen, weshalb die Digitalisierung ins Stocken kommt.  

Oft mangelt es an einer Zusammenarbeit und einem gemeinsamen Verständnis für die Digitalisierung. Doch organisatorische Silos und Datensilos müssen hier unbedingt vermieden werden. Business und IT dürfen nicht getrennt gesehen werden, sondern müssen zusammenwachsen. Um in diesem Kontext Komplexität zu reduzieren und dem Fachkräftemangel sowie dem Kostendruck zu begegnen, nutzen viele Unternehmen Outsourcing, um die Leistungsfähigkeit hoch zu halten und Entwicklung zu ermöglichen. Hier bietet sich etwa Outsourcing im Rahmen der Bereitstellung, Verwaltung und des Betriebs des digitalen Arbeitsplatzes an, sodass sich MitarbeiterInnen auf andere, wesentlichere Entwicklungsaufgaben konzentrieren können. Nur so können Wettbewerbsvorteile erzielt und letztlich auch die Workplace Experience gesteigert werden. 

Welche Themen sind noch wichtig bezüglich einer Workplace Experience? 

Ein weiteres wichtiges Thema sind digitale Skills. Damit alle MitarbeiterInnen am digitalen Arbeitsplatz produktiv arbeiten können, müssen sie langfristig über die richtigen, zukunftsfähigen Fähigkeiten verfügen. Digitale Fitness ist hier das Stichwort. Hier dürfen MitarbeiterInnen nicht allein gelassen werden, sonst erreicht die Digitalisierung sehr schnell einen negativen Effekt und führt zu Stress und Unzufriedenheit. Um hier Workplace Experience zu schaffen, ist es wichtig, ein digitales Mindset bei den MitarbeiterInnen aufzubauen. Damit sie gerne neue Tools, Funktionen und Features nutzen, wie etwa künstliche Intelligenz. Diese kommt mittlerweile bei vielen Anwendungen, wie zum Beispiel Chatbots zum Einsatz.  

MitarbeiterInnen sind der Hebel für eine funktionierende Digitalisierung. Deshalb müssen sie mitgenommen und aktiv einbezogen werden. Meiner Meinung nach ist die Aufgabe jedes Unternehmers und jeder Unternehmerin. Wichtig ist auch, das Thema digitaler Stress nicht zu vernachlässigen, der durch technische, prozessuale und soziale Faktoren bestimmt wird. Diese Faktoren zu kennen, ihnen bewusst zu begegnen sowie Maßnahmen einzuleiten, ist ebenso wichtig, um eine positive Workplace Experience zu schaffen und emotionale Intelligenz bei den MitarbeiterInnen zu fördern. 

Was sind die großen Herausforderungen hinter Workplace Experience?  

Je nachdem, aus welchem Blickwinkel man das Thema betrachtet, stößt man auf unterschiedliche Herausforderungen. Auf eine möchte ich gerne näher eingehen: Sicherheit. Warum, will ich kurz erläutern. Das mobile, hybride und verteile Arbeiten ermöglicht MitarbeiterInnen von überall aus zu arbeiten. Das hat viele Vorteile, gerade auch in punkto Workplace Experience. Doch gleichzeitig öffnet das Tür und Tor für Hacker. Denn User loggen sich von überall ein und nutzen zum Beispiel immer mehr öffentliche WLANs. Das wird gezielt durch Cyber-Attacken ausgenutzt, was nicht nur Großunternehmen betrifft, sondern auch immer mehr kleine und mittelständische Firmen. Das unterschätzen sehr viele. Kommt dann der Angriff, kann dieser schnell zur Existenzbedrohung werden.  

Wichtig ist, die Endgeräte umfassend zu sichern und sich mit dem Thema Sicherheit ernsthaft zu beschäftigen. Denn die klassische Firewall als „Burgmauer“ einer Firma hat ausgedient. Zudem braucht es meiner Erfahrung nach ein aktives Risikomanagement. Das heißt: Risiken müssen erkannt und vermieden werden. Auch solche, die die Workplace Experience negativ beeinflussen. Informationssicherheit ist längst nicht mehr nur ein Thema für Konzerne, sondern Pflicht für jedes Unternehmen. Egal welcher Größe. 

Was machen Unternehmen bei der Workplace Experience gut und wo müssen sie nachlegen?  

Das Thema Workplace Experience ist nicht neu. Neu ist jedoch die digitale Sicht auf das Thema, nämlich dass durch Digitalisierung echte Workplace Experience geschaffen werden kann. Die Herausforderung dabei ist: Prozesse müssen maximal transparent sein, um überhaupt digitalisiert werden zu können. An dieser Transparenz fehlt es meiner Erfahrung nach aber in den meisten Unternehmen. Prozess-Dokumentationen sind oft nicht oder nur marginal vorhanden.  

Ohne diese Transparenz jedoch kann nicht digitalisiert werden beziehungsweise nur mit hohem Aufwand. Damit fehlt die Grundlage für eine digitale Workplace Experience. Hier muss nachgebessert werden. Wissen muss verfügbar gemacht und aus den Köpfen der MitarbeiterInnen extrahiert und destilliert werden. Aufbauend darauf gilt es: Prozesse besser und schlanker zu machen und zu digitalisieren. Das wiederum führt zu mehr Workplace Experience und macht vor allem eines: Spaß. 

Eine Sache darf dabei aber nicht vergessen werden: Die Basis, das heißt, wer man ist und für was man als Unternehmen steht. Denn Digitalisierung und Maßnahmen zur Workplace Experience können auch austauschbar machen. Die Herausforderung, um im steigenden Wettbewerb wie auch im War for Talents zu bestehen, ist markentreu und einzigartig zu bleiben! 

Wie können Verhaltensänderungen in der Organisation durch eine bessere Zusammenarbeit gefördert werden? 

Wie immer: MitarbeiterInnen begeistern. Visionen entwickeln. Gemeinsam Spaß haben. Missionieren und neue Themen ins Unternehmen bringen. Digitale Zusammenarbeit vorleben und Mitarbeiter anstecken. Motivieren. Das Schwungrad der Digitalisierung aufrechterhalten und die Digitalisierung in den Fachbereichen forcieren. Das bedeutet, dass Silos zwischen IT und Fachbereichen aufgelöst werden müssen. IT sollte meiner Meinung nach nicht als Kostenfaktor, sondern als Enabler gesehen werden, auch für mehr Workplace Experience. Die Fachbereiche müssen IT zu ihrem Thema machen und zum aktiven Gestalter ihrer eigenen digitalen Transformation werden. 

Bei alledem sind meiner Meinung nach auch Regeln wichtig. Regeln sind bei der Digitalisierung ein Schlüssel für Sicherheit, Transparenz und Wohlbefinden. Sie sorgen zum Beispiel dafür, dass digitaler Stress durch klare Arbeitsgrundlagen vermieden wird. 

Wie kann Lernen im Kontext der Arbeit gefördert werden? 

Wichtig ist, sich jede Woche ein festes Zeitfenster fürs Lernen einzuplanen. Ziele setzen und Wissen austauschen gehören ebenfalls dazu. Für Führungskräfte ist es wichtig, Lernen auch vorzuleben, Wissen zu teilen und weiterzugeben. Um das Thema Lernen zu fördern, lohnt es sich meiner Erfahrung nach auch, neue Formen des Lernens einzusetzen. Mit digitalen Lernangeboten im Rahmen von E-Learning können MitarbeiterInnen beispielsweise in ihrem Tempo lernen, und auch, wann sie es wollen. Andere Formate, wie Pizza-Sessions, Stand-up-Meetings, Gamification oder Fokus-Gruppen geben Lernen eine neue Qualität und schaffen eine smarte Learning Experience.  

Was sind wichtige Pfeiler einer positiven Workplace Culture und wie können sie gefördert werden? 

Für eine positive Workplace Culture ist Vertrauen elementar. Aber auch Authentizität und Ehrlichkeit. Hinzu kommt die Frage, wie man mit Fehlern umgeht. Hier ist es ganz wichtig, eine positive Fehlerkultur zu etablieren. Denn Fehler sind kein Rückschlag, sondern Teil von Entwicklung. Wenn Mitarbeiter sich sicher fühlen, neue Wege beschreiten zu dürfen, kann echte Entwicklung entstehen.  

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Etablieren eines Growth Mindsets. Das heißt, Dinge besser, anders machen zu wollen. Hier ist Agilität wichtig. Dazu gehört auch die Eigenverantwortung jedes Einzelnen. Und das Engagement zu fördern, indem man die Mitarbeiter wirklich einbezieht oder einfach mal machen lässt. 

Um eine positive Workplace Culture zu fördern, setzen wir bei ADLON agile Methoden ein. Zum Beispiel Scrum sowie Objectives and Key Results (OKR). Agile Methoden bringen Mitarbeiter zusammen und alle ziehen an einem Strang. Das schafft Bindung und ein positives Arbeitsklima. Daneben sind Events, aber auch Transparenz und Offenheit auf Seiten der Führungsebene wichtig, um Vertrauen aufzubauen und eine positive Workplace Culture zu etablieren. 

Was sind wichtige „Wow-Momente“ und Metriken zur Ermittlung der Workplace Experience? 

Ganz eindeutig: Fragen! Und zwar die MitarbeiterInnen selbst in Form regelmäßiger Umfragen. Allen voran die jährliche Umfrage zur Zufriedenheit der Beschäftigten. Aber auch Umfragen zur Employee Journey. Übrigens: Auch im Bereich Mitarbeiterumfragen halten wir bei ADLON das Schwungrad der Digitalisierung weiter aufrecht. Denn wenn regelmäßige Umfragen stattfinden, dann liegt unserer Meinung nach nichts näher, als diese digitalisiert und automatisiert durchlaufen zu lassen. So können wir uns viel mehr mit den Ergebnissen als der Durchführung beschäftigen können. Daraus wiederum lassen sich neue Maßnahmen zur Workplace Experience ableiten. 

Blickt man auf eine Employee Journey, so lassen sich in jeder Phase „Wow-Momente“ für die Workplace Experience ermitteln und aufbauen. Für neue MitarbeiterInnen ist das zum Beispiel ein komplett digitaler, reibungsloser Onboarding-Prozess. Oft passiert es, dass neue Beschäftigte starten und dann fehlen am ersten Tag Berechtigungen, Laptop und Zugriffe. Das trübt die Workplace Experience immens.  

Ein anderes „Wow“ ist ein reibungslos funktionierender digitaler Arbeitsplatz sowie das Anbieten neuer Arbeitsmodelle. Zum Beispiel: Work from Anywhere, Workation oder eine flexible Reduzierung oder Aufstockung von Arbeitszeiten. Das sind „Wow-Momente“, die in Erinnerung bleiben und die die Arbeitgebermarke stark machen. 

Welche Rahmenbedingungen und Governance braucht es für eine gute Workplace Experience? 

Für eine gute digitale Workplace Experience ist erstmal die Basis wichtig, das heißt: Die IT muss laufen. Denn läuft die IT nicht oder hakt das WLAN ständig, führt das zu Unmut. Daneben spielen Homeoffice- und Telearbeitsregeln, aber auch Richtlinien in Bezug auf IT-Security oder ein Codex zur Zusammenarbeit (zum Beispiel Microsoft-Teams-Codex) eine wichtige Rolle. Regeln geben Orientierung und leisten einen wichtigen Beitrag zur Vermeidung von digitalem Stress.  

Apropos digitaler Stress: Viele Unternehmen setzen unterschiedliche Systeme und Programme ein. Diese sind meist anfällig, funktionieren unterschiedlich und müssen auch jeweils verwaltet werden. Das ist ein weiterer, wesentlicher Stressfaktor, der nicht unterschätzt werden darf. Wir bei ADLON sprechen von der Software-Falle. Damit sind die zunehmende Komplexität durch zu viele Systeme sowie MitarbeiterInnen gemeint, die zu Verwaltern dieser Systeme werden. Die Reduktion auf ein umfassendes, einheitliches Ökosystem für den digitalen Arbeitsplatz muss zur zentralen Strategie des Unternehmens werden. 

Wir bedanken uns für das Gespräch, Sebastian Eberle! 


Über Sebastian Eberle

Sebastian Eberle ist seit Oktober 2017 Chief Technology Officer bei ADLON Intelligent Solutions, einem IT-Dienstleister für Beratung, Umsetzung und Betrieb des Digital Workplace. Eberle ist verantwortlich für den Bereich Service. Zuvor war er bereits fünf Jahre als Senior Consultant mit Schwerpunkt auf Technologie-Beratung, Cloud und Digital Workplace bei ADLON tätig. Sein Studium an der DHBW Ravensburg hat er als Dipl.-Ing. Informationstechnik abgeschlossen. In seiner Zeit vor ADLON war er als Software Engineering Consultant bei einem großen Industrieunternehmen tätig und hat dort Softwareentwicklungsprojekte geplant, geleitet und umgesetzt. 

Mit langjähriger Erfahrung und hoher Expertise im Bereich Digital Workplace berät Sebastian Eberle Kunden bei der strategischen Einführung des digitalen Arbeitsplatzes und macht sie damit fit für die Zukunft. Die Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität durch den Einsatz von modernen Tools, Schaffung von digitaler Unterstützung und Automatisierung von Prozessen steht für ihn besonders im Fokus. 

Suche

Themen der IOM Plattform

Hybrid & Remote Work Transformation
Digital Work & Employee Experience
Digital Work Skillset & Mindset
Adoption & Enablement
Future Management & Leadership
Digital Workplace Technologien

Aktuelle News & Eventinfos zum Wandel der Arbeit & der Organisation. Jetzt abonnieren!

Kommentare (0)
Keine Kommentare gefunden!
Neuen Kommentar schreiben