Fachbeitrag von Bianca Gade, netmedia, Sponsor des IOM Summit „Das neue Social Intranet unseres Kunden stand kurz vor dem Launch. Die Einhaltung des Zeitplans sah wirklich sehr gut aus. Bis zu dem Moment, als er uns mitteilte, dass die ersten Gesprächsrunden mit dem Betriebsrat für die Betriebsvereinbarung in der kommenden Woche beginnen würden. Zwei Wochen vor offiziellem Start für das neue Intranet.“ (Auszug eines Praxisberichtes) Möglicherweise lasen Sie in den letzten Tagen den Artikel des Deutscher Gewerkschaftsbund - Bundesvorstand: Darum ist Microsoft Office 365 ein Fall für den Betriebsrat Hier mahnt ein DGB-Rechtsexperte, dass der Einsatz von Microsoft Office 365 mitbestimmungspflichtig ist. Ich möchte in diesem Beitrag noch einen Schritt weitergehen und auch aus Unternehmenssicht erklären, welche elementaren Gründe dafür sprechen, den Betriebsrat frühzeitig einzubinden: für den Erfolg des Digital Workplace, für mehr Mitarbeiterakzeptanz, für eine effiziente Umsetzung und um im Rahmen des Budgets zu bleiben. Speziell für Office 365 hat Social Workplace Spezialistin Sandra Mönch aufgelistet, welche Features bei Betriebsräten kritische Fragen aufwerfen: Office 365 & warum Sie Ihre Gewerkschaften und Betriebsräte nicht vergessen sollten

1. Abwehrreaktionen vermeiden

Wer den Betriebsrat vor vollendete Tatsachen stellt und ihm nur noch die fertige Plattform zeigt, muss mit Abwehrreaktionen rechnen – und das ist der Moment, in dem das große Erklären beginnt. Und es ist ebenso der Augenblick, in dem nicht eingeplante Zeitverzögerungen eintreten. Zudem heißt das: Solange die Betriebsvereinbarung noch nicht unterzeichnet ist, könnte die Zustimmung an beliebige Bedingungen geknüpft werden – ein Zustand, bei dem Ärger vorprogrammiert ist.

2. Der Betriebsrat als Multiplikator

Der Betriebsrat ist per se nicht der Gegner. Ihn außen vor zu lassen, ist ein grober Fehler und ist zudem rechtlich bei Social Intranet Projekten nicht möglich. Kehren Sie die Pflicht in Nutzen um: Der Betriebsrat kann ein hervorragender Sponsor des Projektes werden. Warum das so wichtig ist? Weil der Betriebsrat als Fürsprecher innerhalb der Belegschaft ein gewisses Vertrauen genießt und dadurch zum Erfolg des Projektes beitragen kann, indem er die Akzeptanz für das Social Intranet erhöht. Kein Unternehmen möchte sich dem Verdacht aussetzen, seine Mitarbeiter abzuhören – schließlich ist Datensicherheit für die Mitarbeiterakzeptanz ebenso wichtig wie transparente Projektkommunikation.

3. Den Betriebsrat aktiv mitgestalten lassen - für mehr Mitarbeiterakzeptanz

Natürlich wird sich jede(r) Social Intranet Verantwortliche kritischen Fragen ausgesetzt sehen; klassische Fragen zur eingeräumten Zeit für die Beteiligung der Mitarbeiter auf der Plattform beispielsweise. Und auch, ob die angezeigten Daten der Mitarbeiter wie Telefonnummer oder das Profilbild zulässig sind. Die Empfehlung: Lassen Sie solche Fragen zu, denn das sind von Mitarbeitern (möglicherweise nicht laut) gestellte Fragen. Diese aufzugreifen und für alle Seiten gewinnbringend in das Social Intranet Projekt einfließen zu lassen wird den Erfolg der Plattform maßgeblich positiv beeinflussen.

4. Nutzen Sie das Social Intranet Projekt auch als vertrauensbildende Maßnahme - hin zum Betriebsrat

Geben Sie den Mitgliedern des Betriebsrates die Möglichkeit, sich im Sinne der Mitarbeiter in das Projekt einzubringen, stärken Sie zeitgleich das Vertrauen untereinander. Wie in Punkt 3 bereits beschrieben: Räumen Sie Zeit ein, um den Betriebsrat Bedenken äußern zu lassen und seien Sie auch für kritische Fragen offen. Nutzen Sie daher diese Chance, um entgangenes Vertrauen zu stärken – und das natürlich von Beginn an. Schließlich geht es beiden Seiten um das Wohl der Mitarbeiter.

5. Projektverzögerungen vorbeugen

„Uns irritierte, dass erst 2 Wochen vor dem Launch des Social Intranets der Betriebsrat eingeschaltet wurde. Hatte unser Kunde uns doch lange ein anderes Bild vermittelt. Das Projekt wurde im Vorfeld zwar auf Betriebsversammlungen vorgestellt, jedoch wurde sich nicht frühzeitig um die Betriebsvereinbarung gekümmert. Bisherige Präsentation hatten immer einen sehr allgemeinen Fokus, gingen aber wenig ins Detail. Es gab somit noch viele Fragen des Betriebsrates zu klären.“ Nicht selten werden wichtige Anspruchsgruppen für ein Social Intranet Projekt vergessen. Nicht selten ist es dabei der Betriebsrat. Dabei ist den wenigsten Projektteams bewusst, dass Vernetzungs- und Kollaborationsplattformen mitbestimmungspflichtig sind. Wird folglich der Betriebsrat zu spät eingebunden, besteht folgendes Problem: Es muss eine Betriebsvereinbarung festgelegt werden – und diese kann unter Umständen sehr viel Zeit benötigen, weil keine Einigung stattfindet oder das Thema keinen Platz auf den Agenden der nächsten Betriebsratstermine hat. Zeit, die den Launch verzögern und das Projekt zum Stillstand bringen können. Fazit„Noch nie haben wir ein Projekt erlebt, in dem es innerhalb von zwei Wochen gelang, eine Betriebsvereinbarung für das neue Social Intranet zu erstellen. Der Kunde hat teures Lehrgeld bezahlt und es kam zu einer Projektverzögerung von acht Wochen. Unser Auftraggeber, die interne Kommunikation, konnte darüber hinaus keinen finalen Starttermin kommunizieren. Trotz sonst umfangreicher Einführungsbegleitung war der Start der Plattform holprig.“ Aus vielen Gesprächen mit Projektverantwortlichen wissen wir um die Brisanz des Themas, jedoch auch, wie man den Betriebsrat einbinden kann. Wenn Sie mehr zum Vorgehen kennenlernen wollen, könnten diese Artikel interessant sein:

• „Office 365 & warum Sie Ihre Gewerkschaften und Betriebsräte nicht vergessen sollten“ von Sandra Mönch
• „Enterprise 2.0 & Recht – Blogs, Wikis & Social Networks im Intranet (TEIL 3 Arbeitsrecht und Zusammenfassung)“ von Dr. Carsten Ulbricht
• „Social Media – wozu den Betriebsrat fragen? Teil 3“ von Nadja Draxinger
• „Enterprise 2.0 – Social Software im Unternehmen“ vom Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e.V.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Betriebsrat? Gibt es noch mehr Gründe, die DAFÜR sprechen, ihn frühzeitig einzubinden?