http://blog.enterprise-digital.net/files/Timo_Mornhinweg.jpgEin Fachbeitrag von Timo Mornhinweg, Digital Workplace Experte bei der Know How! AG. Wir alle kennen (oder kannten) die typische Bürosituation, in der wir mit unseren Kollegen an einem Standort von 9 bis 17 anwesend waren. Wir konnten uns mit unseren Kollegen an unserem Standort quasi jederzeit an der Kaffeemaschine austauschen und wir wussten, wo wir diesen Kollegen wann einen Besuch abstatten konnten. Warum sollten wir den etablierten analogen Arbeitsplatz nun verändern oder gar ersetzen? Immer öfter hören wir den Wunsch nach orts- und zeitunabhängigen Arbeiten (das beginnt schon beim Homeoffice), um flexibler, individueller und effizienter arbeiten zu können. Dieser Wunsch kommt oft seitens der Angestellten – sehr häufig auch in Anbetracht einer ausgewogenen Work-Life-Balance - aber oft erfordern unsere Arbeitsaufgaben das auch. Und nicht zu vernachlässigen: „Der Wettbewerb ist ebenfalls auf dem Wege der Digitalen Transformation – schon allein deshalb müssen wir das auch machen.“ (solche oder so ähnliche Aussagen habe ich schon oft gehört). Warum also nicht grundlegend den Arbeitsplatz überarbeiten? Aber reicht die reine Veränderung des Arbeitsplatzes oder müssten dann nicht noch einige Schritte weitergehen? Vorteile der Digitalen Transformation Ein digitaler Arbeitsplatz bringt neben der Bedarfsabdeckung oben genannter Wünsche und Anforderungen noch weitere Vorteile mit sich:

• Wissenssilos werden aufgebrochen und unternehmensglobal geteilt („Wenn die Firma wüsste, was die Firma weiß…“)
• Kostenersparnis, Effizienzsteigerung
• Globaler/ unternehmensweiter Wissensaustausch
• Vernetzung im Unternehmen
• Zentralisierung der IT-Landschaften
• Vereinfachung von Prozessen
• Attraktivität als Arbeitgeber steigern
• Vereinfachung von Systemen und Workflows
• Social Collaboration
• Unterstützung in der täglichen Arbeit
• Erhaltung oder Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit als Unternehmen

Der lange Weg zum Digitalen Arbeitsplatz Das klingt alles super, aber funktioniert leider nicht mit einem einfachen Nachjustieren von ein paar wenigen Stellschrauben. Um die Digitale Transformation mitzugehen, sollten lieber früh als spät die richtigen Weichen gestellt werden. Unternehmen begeben sich auf einen mehrjährigen Weg der Veränderung, der nicht nur mit ein bisschen Infrastruktur und der Einführung einer vielleicht neuen Software getan ist. Passend hierzu ein schönes Zitat von einem Vortrag auf einer im letzten Jahr von mir besuchten Veranstaltung: „Wenn du einen scheiß Prozess einfach nur digitalisierst, hast du am Ende einen scheiß digitalen Prozess“. Um diese Veränderungen zu erzielen, oder vielmehr sich auf den Weg zur nachhaltigen Digitalen Transformation zu machen und sie zu erreichen, bedarf es einer teils gravierenden Veränderung der Arbeitsweisen. Digitale Transformation ganzheitlich betrachtet Diese nachhaltige Veränderung bedarf einer ganzheitlichen Betrachtung im Unternehmen:

• Unternehmen sehen sich einem Kultur- und Arbeitswandel und letztlich auch einem Lernwandel gegenüber – Lernmethoden wie z.B. Social Learning Elemente können hier unterstützen.
• Mitarbeiter müssen sensibilisiert werden: Eine Veränderung ist sehr häufig mit Blockaden behaftet – hier müssen Ängste genommen und Chancen aufgezeigt werden.
• Arbeitsweisen verändern sich – auf einmal arbeite ich nicht nur mit meinen Kollegen auf der gleichen Etage, sondern abteilungs-, standort-, region- oder gar zeitzonenübergreifend zusammen, um so die bestmöglichen Kompetenzen auf die jeweiligen Projekte und Aufgaben zu setzen und Synergien zu schaffen.
• Es wird ein agiler Prozess sein, bei welchem immer wieder nachjustiert und neue Wege eingeschlagen werden müssen.
• Use Cases müssen geschaffen werden, um so die reinen Tool-Applikationen (ja, Plural – der Digitale Arbeitsplatz ist nicht nur eine Applikation) und –Funktionen in die neuen Arbeitsprozesse einfließen zu lassen.
• Der Reifegrad im Unternehmen ändert sich: Zu Beginn geschaffene (vermeintlich einfachere) Use Cases werden mit der Zeit immer komplexer Arbeitsabläufe und müssen nachjustiert werden.

Die Digitale Transformation beginnt im Kopf – eine (funktionierende) IT ist nur das Werkzeug, mit welchem die Mitarbeiter die Veränderung in ihrem Arbeitsalltag gestalten und die neuen Arbeitsabläufe leben. Die Know How! AG ist langjähriger Teilnehmer und Sponsor der IOM SUMMIT und auch in diesem Jahr wieder in Köln als Teilnehmer und Sponsor dabei.