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Mit Workplace Analytics zu einem besseren Verständnis der Mitarbeitererfahrungen zur digitalen Zusammenarbeit

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Photo-Credit: Adeolu Eletu (https://unsplash.com/@adeolueletu)

Die „Optimierung der (Digital) Workplace Experience“ ist in vielen Organisationen gerade ein wichtiges Thema, um die Veränderungsbestrebungen bei der Neuorganisation der Arbeit voranzubringen. Auf unserer aktuellen Themenreise zur Workplace Experience im Kontext der unserer Veranstaltung im September diskutieren wir hierzu verschiedene Aspekte, die in die Optimierung der Workplace Experience reinspielen. Die "(Digital) Workplace Analytics" ist dabei die Grundlage für ein faktenbasiertes Vorgehen bei den Optimierungsanstrengungen, denn für die zielorientierte Begleitung, Befähigung und Unterstützung der Etablierung neuer Formen der Zusammenarbeit braucht es ein klares Verständnis über die Ausgangslage und die Veränderungsfortschritte.

Workplace Analytics als faktenbasierte Erkenntnisgewinnung für die Optimierung der (Digital) Workplace Experience

Der Begriff der "(Digital) Workplace Analytics" hat nach wie vor keine klare Definitorik und wird im Englischen allzuoft auch als Synonym im Kontext der Diskussionen zur Performance-orientierten "Workforce Analytics" verwendet. In der Microsoft-Welt belegt der Begriff zudem einen ehemaligen O365/M365 Service, der zusammen mit dem "MyAnalytics"-Dienst bei der Einfühung der Microsoft Viva Plattform in Microsoft Viva Insights aufgegangen ist.

Im weitesten Sinne geht es bei der "(Digital) Workplace Analytics" um die Erfassung und Interpretation der "(Digital) Workplace"-Nutzung. Ausgehend von den auf allen Kollaborationsplattformen gesammelten Nutzungsstatistiken werden hierbei verschiedene Zusammenhänge zwischen der jeweiligen Tool-Nutzung (in Häufigkeit und Art) und den Nutzenden je Mitarbeiter, Team, Organisationseinheit sowie im zeitlichen Verlauf analysiert und in unterschiedlicher Weise interpretiert. Dabei gibt es unterschiedliche Ebenen der berücksichtigen Datenpunkte und Datenaggregationen.

In der Microsoft-Welt basiert der Ansatz (ehemals Microsoft Workplace Analytics - heute Microsoft Viva Insights) dabei auf der Graph-Technologie, die verschiedene Daten aus der Nutzung von Outlook, Teams und Sharepoint sammelt und über den Ansatz einer Netzwerkanalyse in einen Zusammenhang setzt.

Im engeren Sinne geht es bei der "Workplace Analytics" daher immer um die Verdichtung der Nutzungsdaten zur Interpretation der Formen und Ausprägungen der digitalen Zusammenarbeit in einer Organisation - wie es auch der Lösungsanbieter Unify Square in einem Beitrag definiert:

Workplace analytics is what enables businesses to use data from various cloud-based platforms such as Slack, Zoom, and Microsoft Teams to identify collaboration patterns that impact productivity and workforce effectiveness.

In der Fokussierung auf die Arbeitsweisen definiert auch Thiemo Laubach von Contexxt.ai den Begriff (gemäß einer Chat-Unterhaltung):

Workplace Analytics ist der Nachweis von veränderten Arbeitsweisen, die als Effekt von Digitalisierung bzw. dem Einsatz neuer Werkzeuge zur Kommunikation und Zusammenarbeit in der täglichen Arbeit entstehen.

Die Analyse und Interpretation kann dabei unterschiedlichen Zielsetzungen dienen - zum Einen einer Performance-orientierten Leistungsbewertung oder aber einer entwicklungsorientierten Evaluation der digitalen Kollaboration und Arbeitsweisen. Letzteres ist Gegenstand unserer weiteren Betrachtungsweise im Kontext der Optimierung der (Digital) Workplace Experience. In diesem Zusammenhang dienen die Erkenntnisse der Ermittlung von Handlungsoptionen für die weitere Befähigung, für die Anpassung von Arbeitsweisen sowie für notwendige Veränderungen der technologischen oder organisatorischen Rahmenrichtlinien.

Workplace Analytics Ansätze mit unterschiedlichen Betrachtungsebenen der Hybrid Work Realitäten & Veränderungen

Ein schneller Blick in die Lösungsangebote zum Thema "Workplace Analytics" zeigt einmal mehr wie unterschiedlich das Thema verstanden und interpretiert wird. So gibt es zunächst einmal Unterschiede nach den Kollaborationsplattformen und dann nach der Abdeckung unterschiedlicher Analysefragestellungen. Wir konnten dabei folgende Schwerpunkte ausmachen:

  • Technologie-Monitoring: Bei diesem Analyseansatz geht es vor allem um die Fragen der Verfügbarkeit und der Einhaltung von Sicherheits- und Governance-Regeln bei der Nutzung der Kollaborationsplattformen.
  • Technologie-Nutzung: Hierbei geht es um die deskriptive Erfassung und Auswertung der technologischen Nutzungsdaten wie z.B. Nutzung der Plattformen und Plattform-Werkzeugen je Zeiteinheit, Anzahl und Dauer von Online-Meetings, Anzahl von Beiträgen, Kommentaren, geteilten und abgelegten Dokumente.
  • Arbeitsweisen: Hierunter subsummieren wir die verdichtete Auswertung von Verhaltensmuster der Zusammenarbeit wie z.B. die Verschiedenheit der Tool-Nutzung (synchrone Meetings, Emails und aynchrone Chats), die Interaktionsintensität innerhalb eines Teams und mit nicht vernetzten Kontakten in Enterprise Social Networks, die Berücksichtigung verschiedener Orga-Ebenen in Online-Besprechungen etc.
  • Veränderungsfortschritt: Der Fokus "Veränderungsfortschritt" beinhaltet Analyse auf der Zeitachse und dem Entwicklungsfortschritt bei der Veränderung der Nutzungsakzeptanz und der Befähigung bei neuen, digitalen Formen der Zusammenarbeit.
  • Organisationsanalysen: Hierbei geht es um Netzwerkanalyse der Beziehungen von Personen in der Organisation sowie Personen zu Themen und Dokumenten.

Weiter unterscheiden sich die Lösungsansätze in dem Umfang der Visualisierung der Analyseergebnisse und der Ableitung von Handlungsoptionen.

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Quelle: Eigene Auswertung & Verortung ausgewählter Workplace Analytics Lösungen

Fazit: Workplace Analytics als Baustein im Projektmanagement mit wachsender Bedeutung

Das Thema "Workplace Analytics" als datenbasierte Erkenntnisgewinnung über weitere Handlungsoptionen im Projektmanagement erfährt mit der nachhaltigen Etablierung digitaler Zusammenarbeit eine wachsende Bedeutung in den Projekten - bishin dass die daten- und erkenntnisbasierte Herangehensweise als zentraler Baustein eines systematischen Projekt- und Programmmanagements angesehen werden kann.

Auf dem Weg dorthin sind verschiedene Ressentiments und Herausforderungen zu diskutieren und zu lösen:

  • Verständnis von Nutzen: Es muss ein klares Verständnis und Commitment darüber geben, dass die Datenanalysen nicht für eine Performance-orientierte Kontrolle, sondern für die entwicklungsorientierte Hilfestellung zur richtigen Nutzung und dem Fortschritt der Transformation dienen.
  • Betriebsrat-Zustimmung: Neben dem Verständnis und Commitment in der Nutzung des Ansatzes braucht es aber auch eine rechtliche Zustimmung und Regelung in der Betriebsvereinbarung über die Auswertung der Daten. Denn auch wenn die Tools in der Mehrzahl zumindest pseudonymisiert die Daten auswerten - so lassen sich doch insb. bei geringeren Datenpunkten immer auch Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen machen.
  • Verständnis von Betrachtungsdimension und Aussagekraft: Je nach Fragestellung braucht es andere Verdichtungen und Aggregationen der Daten. Zur Interpretation der Veränderungen der Arbeitsweise ist die technologische Nutzungsstatistik wenig aussagekräftig, für Handlungsoptionen entlang eines Adoptionspfades braucht es Erkenntnisse über Veränderungen bei der Nutzungsakzeptanz im Zeitverlauf.

Für das Thema sind demnach noch einige weitere Aspekte zu klären und zu diskutieren, die wir im Zulauf auf den Workplace Experience SUMMIT und unserer weiteren Themenreise noch zu entschlüsseln haben.

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