Gastbeitrag bei Holger Dümpelmann, IPI GmbH


Die Evolution eines Intranets

Ein gutes Intranet orientiert sich am Reifegrad des Unternehmens und entsteht durch Evolution. Mit dem Evolution Framework „i-volve“ lassen sich Intranet-, Collaboration- und Social Business Lösungen zukunftsfähig gestalten, da sie auf dem Grundgedanken basiert, dass jedes Portal eine Entwicklung durchlebt, die sich am Reifegrad des Unternehmens orientiert. Hierbei spielen unter anderem die internen Prozesse sowie die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Aus langjähriger Projekterfahrung wurde diese Methodik entwickelt und soll Unternehmen dabei helfen, Portale aus der nächsten Generation zum Leben zu erwecken. Bei der Umsetzung und Planung eines Intranets werden hierbei die strategischen Dimensionen berücksichtigt, die immer wieder überprüft und an die Unternehmensstrategie angepasst werden. Ziel ist es, die Startversion eines Intranets nicht mit zu vielen Funktionen zu überladen, sondern eine passgenaue Lösung zu liefern, die den Anwender bei seiner tatsächlichen Arbeit unterstützt. Für den Mitarbeiter soll ein „Adaptive Workplace“ geschaffen werden, dieses bedeutet einen personalisierten und individualisierten Arbeitsplatz zu schaffen. Das Portal der nächsten Generation passt sich somit an die Bedürfnisse des Nutzers an und stellt ihm Informationen zur Verfügung, die für ihn wirklich relevant sind. Das Vorgehen orientiert sich dabei an operationalisierbaren Business Cases, die Unternehmensziele stützen sowie Arbeitsabläufe optimieren und damit einen bedeutenden Mehrwert für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter schaffen.



Social Features? Nicht um jeden Preis

Es ist nicht ausreichend ein Intranet nur von der Technikseite her anzugehen und womöglich viele „Sccial Features“ einzuführen, nur weil es technisch umsetzbar ist. Nicht jedes Intranet muss zwingend ein Social Intranet sein, es ist wichtig die Mitarbeiter mit zu involvieren und bestmöglich in ihrer Arbeit zu unterstützen. Der Fokus richtet sich dabei an die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters. Die Kommunikationshierarchie und Informationskultur eines Unternehmens beeinflussen stark die Konzeption eines Intranets. Die Portale unterscheiden sich beispielsweise in der Art der bereitgestellten Inhalte, in der Struktur oder auch in den unterstützten Prozessen sowie in der Integration von weiteren Systemen. Social Features werden je nach Wissenstand des Unternehmens behutsam eingeführt. Darüber hinaus werden die bestehenden Change-Mangement-Ansätze in Betracht gezogen. Es gilt herauszufinden, wie kulturelle Veränderungen im Unternehmen bereits kommuniziert werden. Die Ergebnisse einer solchen Analyse beeinflussen den Veränderungsprozess im Rahmen der Intranet-Evolution und die Veränderungsgeschwindigkeit.



Das Einbeziehen verschiedener Führungsebenen

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt eines Intranet-Projektes ist die Führungskultur im Unternehmen. Der Erfolg eines Intranet-Projektes ist abhängig von dem Einbeziehen der Führungskräfte sowie deren Vorbild bei der Nutzung. Neben dem Top-Management gilt es auch das mittlere Management für eine intensive Beteiligung zu gewinnen. Diese Führungsebene hat häufig noch einen größeren Einfluss auf die Akzeptanz des Portals.



Messbarkeit und Transparenz

Es gibt es noch weitere strategische Dimensionen, die beim Einführungsframework „i-volve“ berücksichtigt werden, damit das Intranet eine hohe Akzeptanz und optimale Bedingungen erzielt. Dazu zählen Messgrößen und Benchmarks. Indem man Kennzahlen für das Projekt definiert, schafft man Messbarkeit und Transparenz. Somit lässt sich ein Intranet-Projekt ergebnisorientiert steuern und auf den Reifegrad des Unternehmens anpassen.