Digitale Technologien einführen: Nicht ohne die Mitarbeitenden!

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Welche Philosophie steckt hinter dem Beratungs- beziehungsweise Lösungsansatz von COSMO CONSULT?  

Unsere Philosophie der Beratung schließt immer die Mitarbeit der internen Beteiligten beim Kunden mit ein. Wir arbeiten Hand in Hand an einer passenden Lösung. Das bedeutet: Es gibt zwar Best Practices, auf die wir aufbauen können, jedoch wird es nie eine exakte Kopie von Projekten geben. Wir hören genau zu und arbeiten interaktiv an der passenden, individuellen Lösung für jeden Kunden. 

Neue Technologien einzuführen ist eine Sache. Die Mitarbeitenden dabei mitzunehmen, eine andere. Wie verfährt COSMO CONSULT hierbei?  

Wir binden interne Kolleginnen und Kollegen sehr früh aktiv in die Vorbereitung der Veränderung ein. Wir bilden ein Change-Team, das sich im Verlauf des Projekts darum kümmert, alle Beteiligten ins Boot zu holen. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur informiert wird, sondern ein echter Dialog zustande kommt. Häufig wird in Unternehmen immer noch sehr einseitig kommuniziert. Kommunikation heißt jedoch zuhören, verstehen, nachfragen und aktiv in den Dialog treten (wollen). 

Dazu zählt, dass wir beispielsweise Befragungen durchführen, um die Bedürfnisse der Menschen zu erfahren. Annahmen reichen uns hier nicht aus. Auf Basis der Ergebnisse aus den Befragungen erarbeiten wir im Change-Team gemeinsam passende Maßnahmen, die Schritt für Schritt umgesetzt und gegebenenfalls angepasst werden. 

Die Vorbereitung der Veränderung ist die eine Seite. In der Realität ist sie jedoch kaum von der Umsetzung getrennt. Das heißt, wir sprechen von einer Veränderungsbegleitung, die bereits in der Befragungsphase die Umsetzung einschließt. Darunter verstehen wir zum Beispiel Workshops mit dem C-Level, den Führungskräften und dem Projektteam. Diese sind direkt und von Beginn an von der Veränderung betroffen, weshalb ihre Motivation erfolgsentscheidend für das Projekt ist.

Gibt es ein erfolgreiches Beispiel aus der Beratungspraxis dazu? 

Bei unserem Kunden, der AWO GmbH, haben wir mit dem internen Change-Team zuerst die Stakeholder analysiert und danach Interviews mit ihnen durchgeführt. Das heißt, wir haben aktiv in die Organisation hineingehört, um herauszufinden, was genau für eine erfolgreiche Veränderung benötigt wird. Zu Beginn haben wir alle Betroffenen ins Boot geholt. 

Die Maßnahmen werden im Verlauf des Projekts immer wieder hinsichtlich Wirksamkeit überprüft. So kann sich beispielsweise herausstellen, dass eine Abteilung nochmals einen separaten Termin braucht, in dem das System ausprobiert werden kann und eventuelle Vorbehalte Raum finden können. 

Aktuell sind wir in diesem Projekt bei der Konzeption der Schulungen, denn auch hier hat jede Organisation andere Bedürfnisse, abhängig von Demografie und digitaler Nähe der Mitarbeitenden. Parallel gehen wir mit den Führungskräften weiter aktiv in den Dialog, damit sie durchgehend als positives Vorbild während der Veränderung wirken können.

Was waren die konkreten Anforderungen des Kunden in diesem Projekt?  

Das Projekt hat zum Ziel, den Arbeitsalltag für die Mitarbeitenden zu erleichtern. Basis dafür wird eine einheitliche Dokumentenablage. Diese ermöglicht paralleles Arbeiten an Dokumenten und sorgt unter anderem für einen vereinfachten Informationsaustausch, erhöhte Transparenz und durch eine einfache Suchfunktion für Zeitersparnis. Diese Veränderungen sollen für alle Stakeholder-Gruppen passend vorbereitet und kommuniziert werden, um ein hohes Commitment und eine hohe Nutzung der Anwendung sicherzustellen.

Welche Vorgehensweise wählte COSMO CONSULT für dieses Projekt?  

Wie erwähnt ist es zu Beginn essenziell, dass die Führungsebene hinter der Veränderung steht. Das ist bei der AWO ganz klar der Fall. Danach kann die Arbeit des Projektteams und des Change-Teams beginnen. Wichtig ist, dass beide Ebenen – also die fachliche und „menschenzentrierte“ – verzahnt agieren. So gibt es unter anderem regelmäßige Abstimmungen zwischen Projektleitung und Change-Team.

Das Change-Team besteht aus gut vernetzten Mitarbeitenden der AWO. Gemeinsam bereiten wir Veränderungsmaßnahmen vor und führen diese durch. Die internen Kolleginnen und Kollegen wirken als Sensoren und halten Augen und Ohren offen, ob die konzipierten Maßnahmen ausreichend sind. Agil und anpassbar prüfen wir eine laufende Abstimmung der Maßnahmen, um unsere Kommunikation und die Trainingsangebote an den Bedürfnissen auszurichten.

Welche Mehrwerte konnten mit der erfolgreichen Umsetzung erzielt werden?  

Durch das Projekt wird der individuelle Arbeitsalltag vereinfacht. Menschen können ihre Arbeit mit weniger Komplexität und Zeitaufwand durchführen. Außerdem kommt es zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Bereichen. Die Veränderungsbegleitung stärkt das Vertrauen der Menschen in das neue System und in ihre Organisation. Die Projektdauer verkürzt sich und das System wird umfassender und schneller genutzt, was insgesamt zu weniger Kosten führt.  

Wir bedanken uns für diesen Einblick in ein konkretes Veränderungsprojekt!

Über COSMO CONSULT: 

COSMO CONSULT stellt den Menschen ins Zentrum. #thepowerofpeople ist nicht nur ein Slogan, sondern wird von allen COSMOnaut*innen gelebt. In unsere Projekte integrieren wir eine Veränderungsbegleitung, welche die menschliche Seite mit Hilfe des Beratungs- und Coachingansatzes in den Mittelpunkt stellt. Wir gehen den Weg gemeinsam mit unseren Kunden, so dass diese auch nach dem Projekt Veränderungsprozesse besser umsetzen können. Nur durch das Commitment der internen Beteiligten können Veränderungen nachhaltig gelebt werden.

  •  Wolf

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