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Digitales Arbeiten: „Veränderung braucht Vorbilder!”

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Was ist, erfahrungsgemäß, die wichtigste Stellschraube, damit Adoption erfolgreich ist?  

Verständnis und Bewusstsein. Damit neue Technologien akzeptiert werden, muss den MitarbeiterInnen bewusst sein, warum es veränderte Technologien gibt. Sie sollten wissen, welchen Zweck sie erfüllen, sowohl für den Einsatz im persönlichen Arbeitsalltag als auch im gesamten Unternehmen.  

Sobald klar ist, was die neue Technologie mir persönlich bringt, fällt es leichter, diese Veränderung im Alltag anzunehmen und zu leben. Um den Nutzen und Zweck zu kommunizieren, hilft ein „Big Picture“, sprich eine Vision mit dem Zielbild der Veränderung. Diese hilft, dass sich die Menschen im Unternehmen besser mit den Veränderungen identifizieren können.  

Wie ist es, Stand heute, mit den Adoption-Bemühungen in den Unternehmen bestellt?  

Die Unternehmen sind auf einem guten Weg, aber größtenteils noch lange nicht am Ziel. Zu oft wurde aufgrund von Zeit- und/oder Ressourcenmangel eine neue Technologie (etwa Microsoft Teams) ohne Adoption-Begleitung beziehungsweise Change-Management eingeführt. Somit fehlt vielen Beschäftigten auch heute noch das Bewusstsein für die neue „Lösung“. Sie fragen sich, warum sie ihre Arbeitsweise ändern und wie sie neue Tools nutzen sollen. Ihnen ist oft nicht klar, warum sich dadurch ihr Arbeitsalltag signifikant verbessert. 

Ob der „Digital Work Change“ gelingt, hängt auch vom Mindset in Organisationen ab. Was sind Kennzeichen eines solchen Mindsets? 

Zum einen geht es um die persönliche Haltung: Warum ist die Veränderung notwendig und warum sollte ich diese unterstützen? Zudem benötigt die Veränderung einen starken visuellen und aktiven Fürsprecher in der Organisation. Dieser „Sponsor“ unterstützt die Change-Initiativen, treibt sie mit entsprechender Priorität voran und schafft durch Bündnisse mit anderen Führungspersönlichkeiten eine Allianz und breite Akzeptanz für die benötigten Maßnahmen. Veränderung braucht Vorbilder! 

Ein Mindset lässt sich nicht „von oben“ verordnen. Wie kann es trotzdem gefördert werden? 

Zum einen durch das persönliche Erleben, zum anderen durch passende Praxisbeispiele aus einzelnen Arbeitsgruppen oder Abteilungen (Leuchttürme). Die zeigen, wie sich die Arbeitsweise der Mitarbeitenden zum Positiven verändert hat, nachdem sie erfolgreich die neuen Arbeitsweisen etabliert haben und die Veränderung weiterhin selbst positiv mitgestalten. Hier spielt die passende Unternehmenskommunikation eine entscheidende Rolle. 

Neben dem Mindset spielen auch das Skill,- Tool- und Org-Set eine Rolle. Worauf kommt es dabei an? 

Die gesamte Organisation sollte die passenden Rahmenbedingungen zur Veränderung schaffen. Mit einer organisationsweiten Transformation hin zu einem optimalen digitalen Arbeitsplatz geht auch eine kulturelle Veränderung einher. Die Demokratisierung von Daten und Informationen beziehungsweise Kommunikation ist nur ein Beispiel, an dem deutlich wird, dass die benötigten Informationen allen Mitarbeitenden idealerweise zur Verfügung stehen. Egal wo und wann sie ihren Arbeitsalltag bestreiten.  

Außerdem werden neue Regeln der Zusammenarbeit benötigt. Zum Beispiel:  

  • Über welche Tools wird wie kommuniziert? 
  • Wo finde ich Informationen und relevante Dateien zu bestimmten Projekten oder Themen?  
  • Wie wird Austausch und Transparenz auf Team- oder Projektebene sichergestellt? 

Es müssen Plattformen geschaffen werden, die die Veränderung erlebbar und handhabbar machen. Idealerweise sollte das Unternehmen parallel zu allen Veränderungen seine MitarbeiterInnen entsprechend ihres Reifegrades passend befähigen und umfangreiches Wissen beziehungsweise nachvollziehbare Anwendungsfälle anbieten. Denn erst wenn sich die MitarbeiterInnen im Umgang mit den neuen Arbeitsweisen sicher fühlen, somit das nötige Skillset erreicht haben, werden sie diese auch anwenden.  

Ein sehr plastisches Beispiel ist hier die Nutzung von Microsoft Teams für die Projektarbeit. Erst wenn die Menschen um die Möglichkeiten wissen, in einem Projektteam Dateien ablegen, gemeinsam an den Dateien arbeiten, Beiträge verfassen, KollegInnen taggen oder Notizen via OneNote sowie Aufgaben via Microsoft Planner im Team dokumentieren zu können, werden sie aufhören, Dokumente zu versionieren und E-Mails an Verteiler zu versenden.   

Eine Adoption lässt sich auch mit entsprechenden Tools und Plattformen fördern. Wie sieht das in der Praxis aus?  

Die Tools und Plattformen verändern sich ja ständig weiter, und das mit hohem Tempo. Das macht das Thema Akzeptanz zu einer noch größeren Herausforderung. 

Mit diesem Tempo können Schulungen, die ganztags vor Ort stattfinden, nicht mehr mithalten. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Inhalte aus klassischen Schulungen am nächsten Tag schon wieder veraltet sind, ist hoch. Self-Learning wird immer wichtiger. 

Um diesem Bedarf gerecht zu werden, etablieren sich immer öfter so genannte „Learning Hubs“. Orte, an denen Mitarbeitende „Learning Nuggets“ finden, verpackt als kleinere Online-Kurse zum gezielten Selbstlernen. Diese sind wiederverwendbar und können mit sehr viel geringerem Aufwand aktuell gehalten werden als eine klassische Schulung. So lassen sich verschiedene Use Cases abbilden und MitarbeiterInnen viel gezielter schulen. 

Ein weiterer Trend ist Gamification, eine spielerische Erfahrung für den Umgang mit den Tools und Plattformen. Ein Beispiel ist hier die Microsoft Teams Treasure Hunt. Mit dieser Microsoft-Teams-App entdecken Mitarbeitende anhand einer unterhaltsamen Story und gemeinsam in der Gruppe spielerisch wichtige Funktionen von Microsoft Teams und lernen, sie anzuwenden. Dass solche Dinge, die Spaß machen, eine Adoption fördern, liegt natürlich in der Natur der Sache. 

Neben dem Skillset ist der persönliche Mehrwert einer der größten Treiber für Adoption. Alles, was den Mitarbeitenden Aufwand beziehungsweise Zeit spart, führt automatisch zu einer hohen Akzeptanz.  

Um sich beispielsweise im Universum der Microsoft 365-Tools zurechtzufinden, können Wizards eingesetzt werden. Das sind Assistenten oder Bots, die Mitarbeitende bei der Auswahlentscheidung unterstützen. Die Frage, „Wann nutze ich Teams, wann Yammer?“, kann so anhand des spezifischen Use Cases beantwortet und das daraus resultierende Anlegen eines Teams (oder einer Yammer-Community) automatisiert werden. Das hilft nicht nur den NutzerInnen, sondern entlastet, durch (Teil-)Automatisierung, auch die IT. 

Stichwort Microsoft Teams: Wie kann eine Adoption hier konkret aussehen?  

Der lang beschworene digitale Arbeitsplatz ist langsam in der Arbeitswelt angekommen. In Zeiten von Homeoffice oder hybridem Arbeiten spielen Tools wie Microsoft Teams eine noch größere Rolle als zuvor. Mittlerweile ist das Collaboration-Tool für viele ein täglicher Begleiter bei der Kommunikation.  

Um EndanwenderInnen hier zu unterstützen, bietet sich ein personalisierter Einstieg an. Beispielweise die Startseite des Intranets als personalisiertes Dashboard „My Work Day“, auf der sich nicht nur relevante Informationen und News aus dem Unternehmen finden, sondern auch „meine“ Tools integriert sind. Ein einfaches Beispiel ist die Integration von Outlook, Tasks und Microsoft Teams. Ohne zwangsweise abspringen zu müssen, können Mitarbeitende auf einen Blick beispielweise direkt die neueste E-Mail lesen, die aktuellen Tasks bearbeiten oder in ihr Projektteam springen. Solche direkten Mehrwerte könnte man fast schon „goldwert“ nennen, was das Thema Adoption betrifft.  

Und dann gibt es da auch noch die kleinen Dinge. Alle, die in der Projektarbeit in Microsoft Teams schon einmal Links geteilt haben, wissen: Wenn ich mir den nicht persönlich bookmarke, finde ich den nie wieder. Nutze ich aber ein Bookmark-Tool, das ich in ein Team integrieren kann, profitieren alle. Mit dieser kleinen Erweiterung ist dann der künftige Ablageort klar geregelt. Man sucht nicht mehr, sondern findet. Dass die damit eingesparte Zeit der Akzeptanz zugutekommt, muss eigentlich gar nicht mehr erwähnt werden. 

Eine Employee Experience (EX) stellt Menschen und ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen ins Zentrum, auch bei Change-Vorhaben. Was sind die Stellschrauben für eine möglichst positive EX?  

Die Employee Experience ist das nächste Level der digitalen Zusammenarbeit. Besonders eine mitarbeiterzentrierte, digitale Arbeitsumgebung und eine moderne, vernetzte Arbeitsorganisation wirken sich im Zeitalter von Digital Work positiv auf die EX aus. 

Für eine positive Employee Experience braucht es mehr als Tools, Standard-Einstellungen und hybride Meetings. Denn Menschen unterscheiden sich voneinander. Hier lautet ein Stichwort Personalisierung. Es geht darum, die digitale Zusammenarbeit an die spezifischen Bedürfnisse und Fähigkeiten, individuellen Situationen und verschiedenen Rollen der einzelnen Mitarbeitenden anzupassen. 

Ein weiteres Stichwort heißt: Demokratisierung von Daten. Unternehmen sollten dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden Zugang zu den für sie relevanten Daten und deren Analyse bekommen. Sie sollten sie zudem schulen und in die Lage versetzen, bestimmte Arbeitsprozesse selbst digitalisieren und automatisieren zu können. Das wird zukünftig viel leichter sein als in der Vergangenheit, wenn wir uns etwa Low-Code-/No-Code-Entwicklungen ansehen, wie sie beispielsweise mit Microsoft Power Apps möglich sind. Ein Trend, der für die Employee Experience sehr viel bewirken kann.  

Wir bedanken uns für das Gespräch, Sophie Schneiderhöhn

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