Mit dem Digital Workplace zu mehr Employee Experience und der Unterstützung der digitalen Organisation

Wir haben diese Woche eine erste Struktur wie auch eine Reihe von spannenden Erfahrungsberichten zum Programm des IOM SUMMIT 2019 veröffentlicht. Bereits im Call-for-Participation hatte ich grob skizziert, worum es bei der diesjährigen Veranstaltung gehen soll und wird. Mit diesem Beitrag möchte allerdings noch etwas mehr Hintergrund und Tiefe zu den Schwerpunkten und Themen geben.

Digital Workplace: Vom Produktivitäts- und Kollaboration-Tool zum Employee Experience Hub

"Und täglich jährlich grüßt das Murmeltier" - natürlich geht die Idee vom "Digital Workplace" weit über das Konzept einer Produktivitäts- und Werkzeugplattform (aka Office 365) wie auch einer um soziale Interaktionen erweiterte Informations- und Kollaborationsplattform (aka Social Intranet) hinaus, die Realität und Mehrzahl der Digital Workplace Projekte steht aber genau dort.

Die Zielsetzung bzw. der "Purpose" mit dem diese Projekt derzeit aber angegangen werden, hat sich über die vergangenen zwei Jahre etwas gedreht - von "Wir wollen eine funktionierende Plattform für den Ansatz XYZ bereitstellen" zu "Wir wollen eine begeisternde, digitale Arbeitsumgebung realisieren", die die Aufgabenerledigung fördert und nicht behindert, intuitiv ist und evt. durch Assistenzsysteme sogar "proaktiv" unterstützt wie auch die für die individuelle Aufgabe und das individuelle Informations- und Zusammenarbeitsbedürfnis selbstbestimmt angepasst werden kann. Im Grunde soll / muss der moderne "Digital Workplace" so sein - wie auch die modernen Web-Plattformen funktionieren: der "User" muss im Mittelpunkt stehen!

Damit ist die "Employee Experience" klar in den Mittelpunkt vieler Projekte gerückt. In 2017 habe ich das noch als neues Konzeptziel beschrieben - heute ist das schon fasst "Commodity" bzw. zentraler Erfolgsbaustein für das funktionieren bzw. nicht-funktionieren der Digital Workplace Konzepte. Welche Aspekte für die "Employee Experience"-Ausrichtung des Digital Workplace wichtig sind, was bei der Umsetzung von Mitarbeiter-orientierten Konzepten zu beachten sind und wohin die Reise beim Digital Workplace als interner "Service- und Erlebnis-Hub" für die Arbeitserledigung geht - das sind dieses Jahr definitiv zentrale Themen des IOM SUMMIT - insbesondere der Diskussionen am ersten Tag.

Digital Workplace: Von der Arbeitsunterstützung zum Arbeitsmanagement - oder neudeutsch Work Management!

In den frühen Zeiten der Enterprise 2.0 Bewegung gab es immer wieder die Diskussion um die richtige Positionierung der "kollaborativen Ansätze" - vom "above-the-flow" zum "in-the-flow". So zitierte James Dellow in einem Blog-Post aus 2009 den damaligen Socialtext Michael Idinopulos: (via ikiw.org)

Wikis can be used for many different activities, which fall into two broad categories:

1. In-the-Flow wikis enable people do their day-to-day work in the wiki itself. These wikis are typically replacing email, virtual team rooms, and project management systems.
2. Above-the-Flow wikis invite users to step out of the daily flow of work and reflect, codify, and share something about what they do. These wikis are typically replacing knowledge management systems (or creating knowledge management systems for the first time).

Nun die Wiki-Zeiten sind vorbei - zumindest der Hype um das Wiki als das neue Knowledge Sharing Tool -, die hinter der Feststellung liegenden Herausforderung aber bleibt: Wie wird der Digital Workplace zum Teil des Arbeitsprozesses?

Mit den Cloud Office Konzepten (aka Office 365) sind die Digital Workplace heute natürlich vielmehr "in-the-flow" als die Wikis je waren. Dennoch stellt sich auch bei den Enterprise Messaging Ansätzen - von Microsoft Teams bis Slack - die Frage, wieviel Aktivität ist "in-the-flow" und was "above" oder gar "out-of-the-flow".

Wichtig ist damit einmal mehr die Entwicklung und Etablierung (sprich die Befähigung zur Nutzung) des Digital Workplace immer wieder in den Kontext der individuellen wie auch Team-seitigen Aufgabenerledigung zu setzen und möglichst viele Hilfestellungen im Digital Workplace zur Abbildung und Koordination der Aufgabenerledigung zu bieten - damit der "Digital Workplace" Teil des "in-the-flow"-Arbeitens wird.

Hier kommt nun das neue Schlagwort des "Enterprise Work Management" ins Spiel - was von Gartner als der nächste evolutionäre Schritt des Projekt-Managements verstanden wird und die Projektplanung und -koordination in einen Kontext mit der eigentlichen Aufgabenerledigung setzt.

Natürlich bieten sich hier im Best-of-Breed-Ansatz mit Trello, Wrike, Asana und vielen anderen spannende neue Ansätze - die bereits Projektplanung und Kollaboration vereinen - bzw. deren Projektplanungsfunktionen im Kollaborations- oder Messaging-Kontext leicht zu integrieren sind. In der Microsoft-Welt von Office 365 gibt es das Ganze dann über die O365 Groups mit einer SharePoint Site als Dokumenten-Hort, einer Teams-Instanz als Messaging-Flow und dem Microsoft Planner (bzw. dem "Plan" für die jeweilige Group) hoch integriert.

Abseits der technologischen Umsetzung ist festzuhalten, dass der "Digital Workplace" als "Einstiegspunkt" in die digitale Arbeitsunterstützung auch die digitale Arbeitskoordination umfassen muss, damit der Ansatz wirklich als "in-the-flow"-Konzept zu sehen ist. Diese Entwicklung und die Herausforderungen bei der Einführung und Etablierung sollen daher auch beim IOM SUMMIT 2019 diskutiert werden.

Digital Workplace: Von der Arbeitsumgebung zum Enabler für die digitale Organisation

Als "Dauerbrenner-Thema" des zweiten Konferenztages müssen auch beim IOM SUMMIT 2019 die Anforderungen an das Veränderungs- und Befähigungsmanagement der Mitarbeiter, der Teams und letztendlich der Organisation reflektiert werden. Wie werden die Veränderungsprozesse in Gang gesetzt? Was sind die Erfahrungen aus der Projektumsetzung auf dem Weg zu einer digital arbeitenden Organisation? Das sind die üblichen Fragestellungen, in denen weiterhin die Mehrzahl der Unternehmen stecken und nur schrittweise vorankommen.

Zur Diskussion stehen dabei - wie auch auf vielen anderen Veranstaltungen - die methodischen Ansätze wie "Working Out Loud" als Peer-Support-Lern- und Veränderungsansatz, das lernOS Framework als organisationaler Lernprozess, OKR als agiles Steuerungskonzept wie auch "Learning Journeys" als Erfahrungslernansätze. Abseits der methodischen "Unterfütterung" (die wichtig und notwendig ist) gilt es aber auch zu diskutieren, wie der Veränderungsprozess über den Digital Workplace noch weiter unterstützt und skaliert werden kann.

Hierzu wollen wir beim IOM SUMMIT 2019 im Rahmen der interaktiven Workshops wie auch verschiedener Beiträge die Diskussion noch weiter voranbringen.

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Zum Stand heute (17.05.) erfüllt das Programm noch nicht alle thematischen Ansprüche, weshalb wir insbesondere in Bezug auf Projekterfahrungsberichte durchaus noch offen für Vorschläge sind. Wir freuen uns aber bereits heute über den derzeitig Status-Quo und die Zusagen von Vertretern von BNP Paribas Cardif, Bonnier Broadcasting, OTTO, Reha Service Ring, Schaeffler, Siemens Healthcare, United Nations, Vaillant Group, Volkswagen und Anderen.