Praxisbeispiel: Wahl statt Qual - DIY-Tipps für den Office 365-Werkzeugkasten

Praxisbeispiel: Wahl statt Qual - DIY-Tipps für den Office 365-Werkzeugkasten
Mitschnitt-Länge: 20 Minuten
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Mitschrift verfügbar

Anwenderzentrierte Einführung von Office 365: Erfahren Sie, wie Sie die richtigen Tools wählen und Mitarbeitende effektiv unterstützen.

Im Rahmen der Shift/HR Talks 2022 beleuchten Meike Holle und Fabian Badersbach die anwenderzentrierte Einführung und Nutzung von Office 365 in Unternehmen. Der Beitrag bietet praxisnahe Einblicke in die Herausforderungen und Lösungen bei der digitalen Adaption von Tools, insbesondere in mittelständischen B2B-Unternehmen der Landwirtschaft. Die Diskussion fokussiert auf die Integration der Anwendersicht in IT-Projekte und die Notwendigkeit, Mitarbeitende bei der Auswahl und Nutzung der richtigen Werkzeuge zu unterstützen. Dabei wird die Bedeutung einer strukturierten Herangehensweise an die Tool-Nutzung hervorgehoben, um Überforderung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.


Zentrale Erkenntnisse sind die Notwendigkeit, die spezifischen Anforderungen der Anwender zu berücksichtigen und die Tools entsprechend der Aufgabenstellung und Zielgruppe auszuwählen. Multitools wie Microsoft Teams bieten Flexibilität, sollten jedoch gezielt eingesetzt werden, um Übernutzung zu vermeiden. Holle und Badersbach betonen die Wichtigkeit, unterschiedliche Lernverhalten zu adressieren und vielfältige Schulungsformate anzubieten. Praktische Beispiele, wie die Nutzung von Microsoft Forms zur Vereinfachung von Umfragen, verdeutlichen den Mehrwert einer anwenderzentrierten Einführung. Die Diskussion unterstreicht, dass die Kenntnis der Funktionen und Einsatzmöglichkeiten der Tools entscheidend für eine souveräne und produktive Nutzung im Unternehmenskontext ist.

Die Anwender müssen zur richtigen Zeit das richtige Tool einsetzen können. Das sagt sich leicht, aber wie bringt man sie dazu, das passende Werkzeug auszuwählen? – Maik


Es gibt nicht die eine Antwort, sondern man muss fragen: Was wollen wir wirklich tun und mit wem wollen wir es tun? – Fabian Marasbach


Multitools werden oft missbraucht. Man muss aufpassen, dass nicht alles in einem Tool abgebildet wird, um die Komplexität zu vermeiden. – Fabian Marasbach

  • Die richtige Toolauswahl hängt von der spezifischen Aufgabe und Zielgruppe ab.
  • Multitools wie Microsoft Teams bieten Flexibilität, sollten jedoch nicht für alle Aufgaben genutzt werden, um Überforderung zu vermeiden.
  • Anwenderzentrierte Einführung von IT-Systemen erfordert Berücksichtigung unterschiedlicher Lernverhalten und Ausgangsniveaus.
  • Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit erfordern die Nutzung passender Tools basierend auf kulturellen und organisatorischen Gegebenheiten.
  • Spezialtools sollten gezielt für spezifische Aufgaben eingesetzt werden, um Mehrwert zu schaffen.

Die Einführung von Office 365 in Unternehmen, insbesondere in der Landwirtschaft, offenbart ein zentrales Spannungsfeld zwischen technischer Implementierung und anwenderzentrierter Nutzung. Die strategische Relevanz liegt in der Fähigkeit, digitale Tools so zu integrieren, dass sie die Zusammenarbeit und Produktivität nachhaltig verbessern. Ein blinder Fleck ist die oft unzureichende Berücksichtigung der tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender, was zu Überforderung und ineffizienter Nutzung führt. Transformation erfordert hier nicht nur technologische Anpassung, sondern auch einen kulturellen Wandel, der die Mitarbeitenden befähigt, die Tools souverän zu nutzen. Verantwortungsverschiebungen treten auf, wenn IT-Abteilungen die Einführung dominieren, ohne die Perspektive der Endnutzer ausreichend einzubeziehen. Zielkonflikte entstehen, wenn der Wunsch nach Flexibilität durch Multitools mit der Notwendigkeit klarer Strukturen kollidiert.


Der Beitrag fordert dazu auf, die Einführung digitaler Tools stärker an den konkreten Anwendungsfällen und der Zielgruppe auszurichten. Er empfiehlt, die Mitarbeitenden durch vielfältige Schulungsformate zu befähigen und die Tools gezielt einzusetzen, wo sie echten Mehrwert bieten. Dies verschiebt die Perspektive von einer rein technischen zu einer anwenderzentrierten Einführung. Der Inhalt leistet einen wertvollen Beitrag, indem er die operative Praxis mit strategischen Zielen und kulturellem Wandel verknüpft. Er inspiriert dazu, die digitale Transformation nicht nur als technologische Herausforderung zu sehen, sondern als Chance, die Unternehmenskultur zu erneuern und die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen.

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