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Das Intranet: Totgesagte leben länger

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Bild: headwayio, Unsplash

Was, wenn nicht Microsoft Teams, ist seit der Corona-Pandemie zum Shooting-Star unter den Collaboration-Tools und quasi zum Sinnbild des Digital Workplace geworden! Erst seit 2017 auf dem Markt, arbeiten mittlerweile rund 270 Millionen NutzerInnen (Stand Januar 2022) aktiv damit, jeden Monat. Da sei schon mal die Frage erlaubt: Braucht es überhaupt noch andere Tools für die Kommunikation in Unternehmen?

Um gleich zum Punkt zu kommen: Ja, die braucht es. Nämlich dann, wenn man verstanden hat, welchen Platz Microsoft Teams im Technologie-Stack einnimmt und für was es gedacht ist – zur produktiven Zusammenarbeit in Projektgruppen und Teams, die dafür Dokumente teilen und sich in Meetings abstimmen.

Andere Tools, wie etwa Microsoft Yammer als Social Enterprise Network, sind dazu da, um firmenintern zu kommunizieren und Beschäftigten die Kommunikation und Vernetzung im gesamten Unternehmen zu erleichtern. Yammer ist so etwas wie das interne Facebook fürs Business, hat also Community-Charakter.

Statements aus der Fach-Community zur Rolle des Intranets heute

Und dann ist da ja noch das Intranet. Viele nutzen dafür SharePoint als Webanwendung im Rahmen von Microsoft 365. Unternehmen teilen, verwalten und archivieren hier Inhalte. MitarbeiterInnen können Informationen schneller finden und Teams produktiver zusammenarbeiten. Viele haben das Intranet schon abgeschrieben als ein Tool, das einzig und allein dafür da ist, um die Beschäftigten einseitig über den neuesten Essensplan aus der Kantine oder die nächsten Ziele der Geschäftsführung zu informieren. So zumindest hat man die Rolle des klassischen Intranets gesehen.

Um Einschätzungen zur heutigen Rolle zu bekommen, haben wir vier ExpertInnen für den Digital Workplace aus unserem Netzwerk befragt. Alle nehmen auch als Diskutanten bei unserer Employee Communications Konferenz 2022 teil. Schon an dieser Stelle herzlichen Dank, dass ihr euch spontan zum Antworten bereit erklärt habt!

Das haben wir gefragt:

Ist das Intranet in Zeiten einer massenhaften Kommunikation über Microsoft Teams ein Relikt vergangener Zeiten oder erfährt es ein Revival mit neuer Bedeutung?

Und das sind die Antworten:

Sorina Becheru, changeable GmbH:

Gefühlt wabert schon seit mehreren Jahren die Totsagung wie ein Damoklesschwert über dem Intranet. Ähnlich wie das Fernsehen, das das Kino abgeschafft haben soll, und Netflix das Fernsehen. Im Falle des Intranets sehe ich das nicht so. Der digitale Arbeitsplatz ist nicht dem Intranet sein Tod! 

Aber: Das Intranet erfüllt eben bestimmte Bedarfe innerhalb eines großen Spielplatzes: dem digitalen Arbeitsplatz. Innerhalb einer ausgeklügelten Kollaborationsarchitektur gibt es dem Bedarf an unidirektionaler Kommunikation in Form von Neuigkeiten aus dem Unternehmen einen Platz. Es ist zudem ein Ort, an dem Unternehmenswissen abgelegt werden kann (Archiv oder Bibliothek). Auch Abteilungen und Teams bekommen dadurch ein Gesicht.

Andere Applikationen bedienen die Projekt- und Team-Kollaboration, und wiederum andere fördern den Dialog in Communities. Entscheidend ist dabei die medienbruchfreie Verknüpfung zwischen diesen Welten am digitalen Arbeitsplatz.

Stephan Schillerwein, Schillerwein Net Consulting:

Da kommt es ganz darauf an, was man unter einem Intranet versteht. Das „Kantinenplan-Intranet”, also das Intranet, in dem der Speiseplan die am häufigsten genutzte und aus Sicht der Mitarbeitenden relevanteste Anwendung ist, sollte definitiv als ein Relikt der Vergangenheit angesehen werden. Dessen immer schon geringe Erfolgschancen werden durch starke, alternative Systeme und Kanäle, wie Microsoft Teams, natürlich weiter geschmälert.

Diese Art von Intranet bezog sich primär auf die Perspektive der Absender und nicht auf die der Empfänger. Wenn das „neue Intranet” hingegen ein Instrument ist, das echte Probleme und Potenziale für ihre Nutzerinnen und Nutzer adressiert, dann hat es selbstverständlich unabhängig von Teams und Co. eine große Zukunft vor sich.

Sandra Brückner, Real Experts Network GmbH:

Das Intranet ist kein Relikt! Im Gegenteil: Es ist moderner, kommunikativer und kollaborativer geworden. Als zentrales Hub vereint es verschiedene Themen, Welten und Systeme. In meinen Augen ist es das zentrale Einstiegstor in die Arbeitswelt aller Mitarbeitenden.

Julian Bahrs, IPI GmbH:

Ja, klar, in Zeiten von Remote Work ist das Intranet noch wichtiger geworden, weil es Mitarbeitende verbindet und Kommunikation fördert – egal, wo diese gerade sind. Microsoft Teams ist großartig für die Zusammenarbeit, aber ich sehe es nicht als Social Network. Die unternehmensweiten Räume für Austausch, für gemeinsames Erleben und Stories können mit vorhandenen Microsoft 365-Diensten sinnvoll ergänzt werden; und dann wird aus Teams die optimale Plattform für die Kommunikation unter MitarbeiterInnen. Für den täglichen Einstieg, zur Arbeitsunterstützung, für die Employee Experience oder einfach nur zum Streamen eines hybriden Events – und das als Mitarbeiter-App und Intranet in Microsoft Teams.

Das Intranet ist nicht tot! Es lebt – nur in veränderter Funktion

Auch das Intranet beziehungsweise das Verständnis darüber, was es leisten soll, hat sich seit Beginn seines Aufkommens immer wieder gewandelt. Staffbase, ein Anbieter von Lösungen für das Management der Mitarbeiterkommunikation, spricht etwa von der Evolution des Intranets und unterscheidet vier Generationen:

  1. Interne Webseite (ab 1996)
  2. Mitarbeiterportal (ab 2000)
  3. Social Intranet (ab 2010)
  4. Employee Experience Intranet (ab 2019)

Das Intranet moderner Prägung, also das Employee Experience Intranet, erfüllt danach die Funktion, die interaktive interne Kommunikation zu unterstützen. Man könnte auch sagen, das Intranet von heute ist ein Mitmach-Intranet, bei dem sich alle MitarbeiterInnen beteiligen können. Oder, um es mit den Worten von Staffbase zu sagen: Das Intranet wird zu einer Art persönlichem Reisebegleiter für MitarbeiterInnen im Unternehmen.

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