Die Arbeitswelt ist im Wandel und fordert eine effektive kommunikative Begleitung. Mit der Employee Communications Konferenz bieten wir im Rahmen der Shift/Work-Plattform die Gelegenheit für einen Austausch über ein neues Denken von digitaler Mitarbeiterkommunikation.

Herausforderungen beim Neudenken der Mitarbeiterkommunikation

Wie wir in unserem Auftaktbeitrag zur Employee Communications Konferenz gezeigt haben, steht die Mitarbeiterkommunikation vor alten und neuen Herausforderungen. Da gibt es zum einen den Ruf nach einer effektiven kommunikativen Begleitung der Veränderungsprozesse im Unternehmen. Parallel erleben wir eine neue Fragmentierung der Aufmerksamkeit über viele Kanäle sowie über Aufmerksamkeit bindende Alternativen für Kommunikation. So hat etwa die massenhafte Nutzung von Microsoft Teams (oder alternativer Collaboration-Plattformen) zu einem immensen „Rauschen“ geführt, was die MitarbeiterInnen bereits über alle Maßen beansprucht.

Hier braucht es neue Ansätze und Formate der internen Unternehmenskommunikation, die fesseln, begeistern und die MitarbeiterInnen auch erreichen. In der Diskussion der folgenden Fragestellungen der an der Konferenz Teilnehmenden kristallisierten sich diese Themen heraus:

• Mit welchen Formaten und Ansätzen fürs Storytelling unterstützt die interne Kommunikation die Veränderungen bestmöglich?
• Wie sollten Inhalte aufbereitet werden, damit sie ansprechen und begeistern?
• Welche Ansätze zur Informationsverbreitung und das Schaffen von Kommunikationsanlässen gibt es, mit denen Beschäftigte erreicht werden?
• Wie dringen die Botschaften der internen Kommunikation angesichts einer verstärkten Kommunikation über Microsoft Teams zu den Beschäftigten durch und wie wird das gewünschte Engagement optimal erzeugt?
• Welche Konzepte existieren, mit denen MitarbeiterInnen die für sie relevanten und damit interessanten Informationen herausfiltern können?
• Wie lässt sich die Wirksamkeit der Anstrengungen zur internen Kommunikation nachweisen?
• Welche Ansätze für eine effektive (Neu-)Organisation der internen Kommunikation gibt es?

Diese Fragen führten zu spannenden Diskussionen entlang der aufgezeigten Praxiserfahrungen und Empfehlungen.

Vielfältige Engagement-Kommunikation nach Plan und klarer Zielverfolgung

Die Erwartungen an die Art, Formate und Kanäle der Kommunikation sind heute sehr differenziert, daher braucht es auch differenzierte Antworten für die Ausgestaltung der Mitarbeiterkommunikation. In ihrem Einleitungsvortrag stellte Jutta Solga, Head of Transformation & Development bei AXA, Ansätze zur Stärkung der Veränderungs- und Transformationskommunikation in ihrer Organisation vor.

Auch sie sieht es als große Herausforderung an, eine effektive Erreichbarkeit und Aufmerksamkeit in einem überfordernden Kommunikationsalltag zu realisieren. In ihrem Beitrag beleuchtete sie vier mögliche Formatansätze:

Formate zum Erzeugen von Reichweite

• Intranet fürs Erzeugen von mehr individuellem Engagement
• Wöchentlicher Newsletter, um auf wichtige Diskussionen aufmerksam zu machen
• Regelmäßige Townhall-Events, online im eigenen Studio produziert oder als Präsenz-Event, um über die großen Veränderungsvorhaben und deren Ergebnisse zu berichten

Formate fürs Erlebbarmachen des Wandels

Hierfür nutzt AXA verschiedene Vlog- und Podcast-Formate, in denen über den Transformationsfortschritt in einzelnen Projekten berichtet wird. Hinzu kommen Interaktionsformate für den Austausch von MitarbeiterInnen mit dem Vorstand und dem Aufsichtsrat.

Formate zur Wirkung über MultiplikatorInnen

Um die Botschaften des Wandels und die Fortschritte der Veränderung in die Fläche der Organisation zu bringen, nutzt AXA verschiedene MultiplikatorInnen-Ansätze. Diese sind Teil umfassender Veränderungsbemühungen, wie etwa ein Programm zur Unterstützung der Transformation der Zusammenarbeit („Microsoft 365 Office Champions“) oder das Botschafterprogramm „New Way of Working“ (#NWOW).

Formate zur Förderung von Begegnungen

Neben den Anstrengungen rund um die Umgestaltung der Arbeitsräumlichkeiten im Rahmen der #NWOW-Aktivitäten führte Jutta Solga zudem im Change-Programm sogenannte Walk-and-Talk-Formate ein, bei denen MitarbeiterInnen gemeinsamen spazierengehen. Ihr Vortrag machte einmal mehr deutlich: Das zentrale Merkmal moderner Mitarbeiterkommunikation ist eine „lebendige“ Vielfalt. Die Dinge, die darunter fallen, sollten ruhig einmal ausprobiert werden. Wenn gewisse Bemühungen nicht fruchten, sollten man sich aber auch schnell wieder davon verabschieden. 

Plant Kommunikation und spiegelt in der Kommunikation, was ihr in der Transformation zum Leben erwecken wollt!

Jutta Solga

In weiteren Vorträgen von Mark-Steffen Buchele, Kommunikationsexperte und Geschäftsführer von buchele.cc, und Britta Nöttel, Expert for Brand & Corporate Communications bei Congstar, wurde der Ruf nach mehr Vielfältigkeit sowie einem agilen Ausprobieren weiter bekräftigt. Mark-Steffen Buchele verwies auf die Notwendigkeit eines strategischen Plans bei der internen Kommunikation, der die Leitideen für die Kommunikationsbemühungen festhält.

Perspektive wechseln und sich klar machen, was man eigentlich mit der Kommunikation erreichen möchte. Und bei der Umsetzung eventuell Dinge hinter sich lassen, die nicht zielführend sind.

Mark-Steffen Buchele

Auch Britta Nöttel betonte die Wichtigkeit des Testens und Ausprobierens. Die interne Kommunikation muss die verbindenden Werte in einer sich verändernden Welt inhaltlich transportieren, dabei Nähe aufbauen und Dialogpunkte ermöglichen. Wie das dann inhaltlich und mit welchen Formaten umgesetzt wird, muss ausprobiert werden.

Intranet: Digitales Konglomerat der neuen Vielfalt an Kommunikationskanälen

Als abschließenden Programmpunkt der Employee Communications Konferenz konnten wir eine Runde mit ExpertInnen für eine Diskussion zur alten und neuen Funktion des Intranets begrüßen:

• Steffi Gröscho von perlrot. digital communication collaboration and culture
• Sandra Brückner von der Real Experts Network GmbH
• Julian Bahrs von der IPI GmbH
• Sorina Becheru von der changeable GmbH
• Stephan Schillerwein von Schillerwein Net Consulting

Es zeigte sich: Die Zukunft des Intranets ist nicht mehr das eine „handgestrickte“, inszenierte oder gar statische Informationsportal. Vielmehr ist es ein digital vernetztes Konglomerat verschiedener Plattformen und Dienste für die Abbildung der internen Kommunikation.

Dabei sollte es eine Einstiegsseite in das Informationsökosystem des Unternehmens geben, die einen für die einzelnen NutzerInnen nach Relevanz aufbereiteten Zugang zur Verfügung stellt. Dies sei aber nicht das eigentliche Intranet. Das Intranet sollte vielmehr ein internes Netzwerk verschiedener Dienste sein.

V.o.v.l.n.r.: Shift/Work-Moderator Björn Negelmann, Steffi Gröscho, Sandra Brückner, Sorina Becheru, Julian Bahrs, Stephan Schillerwein.

Fazit: Die digitale Mitarbeiterkommunikation neu denken

Als Fazit der Employee Communications Konferenz bleibt die Forderung, digitale Mitarbeiterkommunikation neu zu denken. Sowohl die cloudbasierten Produktivitätsumgebungen, wie etwa Microsoft Office 365 oder Google Workspace, als auch Plattformen zur Collaboration, wie Microsoft Teams oder Slack, bieten neue Möglichkeiten für eine digitale Engagement-Kommunikation. Dabei können die MitarbeiterInnen in neue, begeisternde Formate einbezogen werden. Hier gilt es kreativ zu sein und neue Wege auszuprobieren. Testen, was ankommt, und was nicht, im Rahmen eines definierten Strategiekonzepts.

Die größten Herausforderungen sind, wie MitarbeiterInnen erreicht werden und wie man deren Aufmerksamkeit gewinnt. Ein nutzenstiftender, digitaler Ort, wo Beschäftigte die für sie relevanten Informationen und Kommunikationsanlässe finden, hilft, Aufmerksamkeit an einem Ort zu bündeln. Hier gilt es, stets die Perspektive der NutzerInnen einzunehmen; es muss ihnen gefallen und Nutzen stiftend sein, nur dann wird sich der Erfolg einstellen.

Für diesen Weg gibt es keine Schablone. Dieser ist vielmehr abhängig vom jeweiligen Unternehmen, seiner bestehenden Kommunikationskultur und seinen Veränderungsbemühungen. Notwendig ist, zukünftig weitere Erkenntnisse durch „Good Practices“ und „Bad Practices“ zu ermitteln, was wir mit weiteren Veranstaltungen im Jahr 2023 verfolgen wollen.