Mitarbeiter-App: Ein Push für die interne Kommunikation

Mobile Kommunikation gehört mittlerweile zum Alltag fast jedes Menschen. Wir kommunizieren über Messenger-Dienste und nutzen in vielen Bereichen unseres Lebens Apps als digitale Helferlein für die unterschiedlichsten Dinge. Diese Entwicklung macht auch vor dem beruflichen Alltag nicht Halt. Weil wir es gewohnt sind, uns jederzeit und von überall aus informieren und miteinander kommunizieren zu können, wollen wir diesen mobilen Kommunikationsstil auch bei unserer Arbeit pflegen.

Eine Situation, auf die Unternehmen im Zeitalter der mobilen, digitalen Kommunikation reagieren müssen. Um Beschäftigte, gerade der jungen, digitalaffinen Generation, angemessen ansprechen und erreichen zu können, ist eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation eine passende Option.  

Treiber einer neuen internen, mobilen Kommunikation 

Gerade die Corona-Pandemie und als Folge die vermehrte Arbeit von Beschäftigten im Homeoffice ist der Treiber für neue Wege der internen Kommunikation zwischen der Unternehmensspitze beziehungsweise den Führungskräften und den MitarbeiterInnen. 

Die veränderte Situation lässt sich an folgenden Szenarien festmachen:  

• Beschäftigte, die in der Produktion und damit nicht am Schreibtisch arbeiten (Blue Collar Worker), wollen ebenso schnell und transparent über Unternehmensinterna informiert werden.  
• Beschäftigte ohne festen Schreibtischarbeitsplatz (Mobile Worker) sind es gewohnt, sich von überall aus und jederzeit zu informieren. 
• Eine einseitige Kommunikation Top-down, also von den Führungsebenen zu den Beschäftigten, ist nicht mehr zeitgemäß. Kommunikationskanäle wie das klassische Intranet, E-Mails oder interne Hausmitteilungen verlieren immer mehr an Bedeutung.  

Eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation kann diese Bedürfnisse nach Information und Kommunikation erfüllen. Die mobile App auf den Smartphones der Beschäftigten integriert sich nahtlos in deren Berufsalltag, und das unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice, in der Produktion oder mobil auf einer Insel in der Karibik arbeiten. Im Vergleich zu den bislang genutzten, klassischen Kommunikationskanälen punktet eine Mitarbeiter-App, da sie Push-Nachrichten und damit Informationen in Echtzeit ermöglicht.

Auf der Employee Communications Konferenz diskutieren wir über Mitarbeiterkommunikation im Zeitalter von Remote und Hybrid Work. 

Einsatzbereiche einer Mitarbeiter-App 

Der „Gartner Market Guide for Employee Communications Applications” kam schon 2019 zu der Feststellung, dass Unternehmen ihre Mitarbeiterkommunikation intensivieren, um mehrere Ziele zu erreichen:  

• Verbesserung des Arbeitsalltags der MitarbeiterInnen 
• Verbesserung des Engagements der MitarbeiterInnen  
• Aufbau einer Gemeinschaft 
• Förderung der Unternehmenskultur 

Ein zentrales Ergebnis des Reports: Eine mobile Mitarbeiter-App ist der Mittelpunkt für die Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen (Employee Experience) am Arbeitsplatz.  

Der Einsatzbereich einer Mitarbeiter-App hängt zunächst einmal von der konkreten Situation des Unternehmens ab und was es damit erreichen möchte. Eine Mitarbeiter-App fördert zum Beispiel eine offene Kommunikations- und damit Unternehmenskultur quer durch alle Abteilungen. Sie unterstützt Teams oder einzelne MitarbeiterInnen, die remote arbeiten oder global verteilt sind und so die (digitale) Verbindung zu KollegInnen aufbauen und halten können. Eine Mitarbeiter-App kann auch als soziales Netzwerk fungieren, in dem Austausch und Zusammengehörigkeit gefördert werden sollen.  

Eine Mitarbeiter-App kann für unterschiedlichste Zwecke eingesetzt werden:  

• Information über Neuigkeiten aus dem Unternehmen per Push-Nachricht 
• Mitteilung über Essenpläne in der Kantine 
• HR-Funktionen wie das Stellen von Urlaubsanträgen oder die Benachrichtigung über Krankmeldungen 
• Teilen interner Stellenausschreibungen  
• Zeiterfassung 
• Chat unter KollegInnen 
• Umfragen und Feedbacks 
• MitarbeiterInnen-Verzeichnis mit passenden Ansprechpartnern 
• Social Wall für internen Austausch 

Mit einer Mitarbeiter-App zeigen Unternehmen, dass sie Wert auf eine mobile und effiziente interne Kommunikation legen. Mitarbeiter-Apps verbessern den Informationsfluss im Unternehmen und ermöglichen internen Austausch auf Augenhöhe. In Zeiten digitaler Transformation sind dies Merkmale einer Unternehmenskultur, die einer hierarchischen Kommunikation von oben nach unten sowie Denk- und Wissenssilos abschwören.  

Eine unternehmensweite Verteilung interner Kommunikation ist heutzutage immer interaktiv.

Frank Wolf, Geschäftsführer und Mit-Gründer der Staffbase GmbH

Mitarbeiter-App einführen: Worauf kommt es an? 

Auch bei einer Mitarbeiter-App handelt es sich um eine Technologie, bei deren Einführung es Sorgfalt und vor allem die Mitnahme der MitarbeiterInnen braucht. Schließlich sind sie es, die die App (gerne) nutzen sollen. Wie bei anderen Einführungsprojekten gilt auch hier: Beschäftigte werden eine neue Technologie nur dann gerne nutzen – mit den entsprechenden positiven Effekten für sie und für das gesamte Unternehmen – wenn sie für sich selbst einen Mehrwert beziehungsweise Nutzen darin erkennen.  

Deshalb lohnen sich auch hier individuelle Maßnahmen zur Adoption, das heißt zur Annahme und Akzeptanz der Mitarbeiter-App. Dies können zum Beispiel interne Promotoren sein, die den Veränderungsprozess aktiv und intensiv und unter Einsatz von besonderem Engagement fördern. 

Datenschutz und Datensicherheit spielen auch bei einer internen Kommunikation über eine Mitarbeiter-App eine wichtige Rolle. Hier geht es um Fragen rund um eine Zugangsberechtigung, Inhalte der App oder Bearbeitung und Speicherung von Daten. Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit stellen sich, wenn Unternehmen für die Mitarbeiter-App eine Kommunikationsplattform eines Drittanbieters nutzen und personenbezogene Daten verwenden. Sie stellen sich zudem, wenn die App auf mobilen Geräten der MitarbeiterInnen installiert wird. Stichwort: Bring Your Own Device (BYOD).  

In diesen Fällen wird in der Regel der Betriebsrat mit ins Boot geholt, falls es im Unternehmen einen gibt. Er wird auch einbezogen bei generellen Fragen zur Nutzung der Mitarbeiter-App, also ob die App verpflichtend ist oder die Nutzung freiwillig erfolgt. Gleiches gilt für die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten.  

Positive Wirkungen einer Mitarbeiter-App 

Die Notwendigkeit einer transparenten, internen Kommunikation von Unternehmen beziehungsweise der Führungsebenen mit der Belegschaft ist heute wichtiger denn je. Um allerdings Talente zu binden, die Arbeitszufriedenheit zu verbessern und die Produktivität innerhalb des Unternehmens zu steigern, braucht es neue Wege.

Um jedoch neue Wege gehen zu können, müssen alte verlassen werden. In Bezug auf eine Mitarbeiter-App sind das alte Kommunikationskanäle wie E-Mail oder das klassische Intranet. Sie werden den Bedürfnissen der digital- und technikaffinen jungen Generation nicht mehr gerecht.  

Hier stellt die Mitarbeiter-App eine technologische Option dar, deren Hürden zur Nutzung jedoch so gering wie möglich sein sollten. Sie kann die Vernetzung der Führungsebenen mit der Belegschaft stärken und so darin unterstützen, eine engere Bindung zu MitarbeiterInnen aufbauen. Gleichzeitig fördert eine Mitarbeiter-App das Engagement und die Motivation der Belegschaft und trägt damit insgesamt zu einer positiven Workplace Experience bei.