Eine wachsende NGO mit Bildungsfokus steht vor der Herausforderung, einen digitalen Arbeitsplatz für über 350 Mitarbeitende an zwölf Standorten zu etablieren. Im Mittelpunkt steht die partizipative Entwicklung und Einführung digitaler Tools unter den Bedingungen dezentraler Strukturen und heterogener Nutzerbedürfnisse. Die Projektleitung liegt bei einer Wissens- und Changemanagerin ohne klassischen IT-Hintergrund, die gemeinsam mit einer multiperspektivisch besetzten Gruppe und der Geschäftsführung den Transformationsprozess gestaltet. Der Ansatz kombiniert Multiplikatorenkonzepte, offene Beteiligungsformate und spielerische Methoden, um Akzeptanz und nachhaltige Nutzung zu fördern. Die Erfahrungen aus der Praxis werden anhand konkreter Maßnahmen und Formate nachvollziehbar gemacht.
Zentrale Elemente sind die Einführung eines Wikis als zentrales Wissensmanagement-Tool, die Nutzung von Office 365, Teams, SharePoint und Gemma sowie die Entwicklung individueller Unterstützungsangebote wie „betreutes Klicken“. Die Champion-Bringer als Multiplikatorengruppe, digitale Schnitzeljagden und gemeinschaftliche Events dienen der Motivation und dem Kompetenzaufbau. Die kontinuierliche Einbindung der Belegschaft, die Offenheit für Feedback und die iterative Anpassung der Prozesse stehen im Vordergrund. Die Erfahrungen zeigen, dass partizipative und spielerische Formate die Akzeptanz und den Lernerfolg bei der digitalen Transformation in einer dezentralen Nonprofit-Organisation maßgeblich unterstützen. Herausforderungen wie Datenschutz, Tool-Vielfalt und unterschiedliche digitale Kompetenzen werden durch kontinuierliche Kommunikation, individuelle Begleitung und eine offene Fehlerkultur adressiert.